Het zijn de stranden van Saunton Sands en Croyde die het Britse equivalent vormen van het surfers paradijs langs de Zuid-Engelse kustlijn. Deze prachtige plaatsen zijn ook de thuisbasis van Sarah Whiteley, voormalig Brits en Europees surfkampioene, die Walking on Waves runt - een surfschool en -verhuur waar ze er trots op is de fijne kneepjes van het surfen te leren aan de plaatselijke bevolking en reizigers van over de hele wereld.
Na jaren aan de top van competitief surfen, keerde Sarah terug naar de plaats waar ze opgroeide om terug te geven aan de sport. Nu deelt ze haar kennis en ervaring door surfers van alle niveaus te begeleiden, of het nu de eerste keer is dat ze zich in een wetsuit wurmen, of dat ze op zoek zijn om hun surfspel te verbeteren.
De uitdagingen van het runnen van een surfwinkel
We spoelen een paar jaar vooruit en Walking on Waves beheert een enorme voorraad surfplanken, wetsuits, stand-up paddle boards en body boards, die ook gecombineerd worden in board en wetsuit pakketten op de website van het bedrijf. Het is een uitgebreide reeks van apparatuur om te hanteren.
Voor Booqable werd het ingewikkeld om te begrijpen en te communiceren welke uitrusting beschikbaar was, omdat klanten tegelijkertijd online bestelden en in de winkel reserveerden. Met bestellingen die via verschillende kanalen binnenkwamen, was Google Sheets niet genoeg om de surfaankopen bij te houden. Georganiseerd blijven bleek een extra uitdaging tijdens de zomermaanden, omdat dit het drukste seizoen is voor Walking on Waves. Ze hadden een meer krachtige manier nodig om de verhuur te beheren om de kwaliteit van de klantenservice te waarborgen.
De zoektocht naar verhuursoftware
Toen het team begon met het onderzoeken van software oplossingen, waren er verschillende taken die hun nieuwe product moest kunnen doen. Weten waar surfmateriaal zich bevindt en die gegevens koppelen aan de juiste klant kwam op de eerste plaats, gevolgd door de mogelijkheid om te zien welke producten op elk moment beschikbaar zijn.
Beide zouden helpen om klanten sneller antwoord te geven en te voorkomen dat materiaal zoekraakt. En omdat het een bedrijf is dat vaak te maken heeft met kleine, eenmalige transacties, stond een gestroomlijnde manier om betalingen te verwerken ook boven aan hun lijst.
Minder stappen zorgen voor grote productiviteitswinst
Booqable helpt Walking on Waves inzicht te krijgen in de status van hun surfmateriaal waar ze dat voorheen niet hadden. De software biedt een manier om te zien welke klanten welke spullen hebben, zonder eerst te hoeven zoeken in tabbladen, notities en e-mails.
Wanneer het team een nieuwe reservering ontvangt per telefoon, e-mail, of iemand die de winkel bezoekt, wordt er een concept order aangemaakt in Booqable. De nieuwe boeking bevat de gegevens van de klant, een afhaal- en retourdatum, en de producten die ze willen huren. Een geautomatiseerde hoeveelheidsindicator laat zien hoeveel artikelen er op voorraad zijn, zodat het team fouten zoals dubbele boekingen of het reserveren van te veel artikelen kan voorkomen. Door Booqable toe te voegen aan de bedrijfswebsite, wordt dezelfde real-time beschikbaarheid getoond aan klanten nadat ze een huurperiode hebben geselecteerd, wat meteen de juiste verwachtingen schept.
Hoewel de boekingen via verschillende kanalen binnenkomen, worden alle bestellingen samengebracht op de Booqable kalender. Nu hebben ze één plek om te zien hoe bestellingen en voorraad bij elkaar passen, waardoor het eenvoudig is om in hun bestelgeschiedenis te duiken, te zien wat er aan komt, en te controleren welke klanten verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor welke producten.
Snellere betalingen een realiteit maken
Walking on Waves versnelde ook hun betalingsproces door gebruik te maken van de Stripe integratie. Wanneer ze een definitieve bevestiging ontvangen, wordt de bestelling gemarkeerd als gereserveerd, waardoor de apparatuur niet beschikbaar is voor andere bestellingen met vergelijkbare looptijden. Vervolgens wordt een factuur aangemaakt en de credit card van de klant wordt belast.
Voor klanten die voor de eerste keer reserveren, kan een borg van 5% in rekening worden gebracht, terwijl voor terugkerende klanten geen borg hoeft te worden betaald. Zodra de klant de uitrusting terugbrengt en alles door de inspectie komt, wordt de uitrusting gemarkeerd als teruggebracht en wordt de borg terugbetaald. Voor online bestellingen is betaling vereist bij de kassa waar klanten hun creditcard kunnen gebruiken om te betalen en het boekingsproces te voltooien.
Terwijl Walking on Waves doorgaat met het onderwijzen en begeleiden van surfers door hun filosofie ‘Be Coached, Not Watched,’ helpt Booqable hun verhuurproces efficiënt te laten verlopen. Of het team nu een snelle blik op de status van hun inventaris nodig heeft, of direct een creditcard moet belasten, Walking on Waves vond de tools die ze nodig hadden om de problemen op te lossen die ze eerder ondervonden. Sinds de invoering van Booqable, worden de dingen veel sneller gedaan, waardoor Sarah en het team zich kunnen concentreren op waar het allemaal om draait. Het is surfen op de eerste plaats, software op de tweede.
