Op een dag raakte Serge met een klant in gesprek over bedrijven die speelgoed verhuren. Dat bracht hem op een idee. Thuis ging hij op onderzoek uit en ontdekte tot zijn verbazing dat er in Canada nog geen bedrijf was waar mensen LEGO-sets konden huren.
Serge zag een kans en besloot zijn idee snel werkelijkheid te maken. Hij wilde de eerste zijn die deze service in Canada aanbood. Via een bekende hoorde hij over Booqable, dat precies het platform bleek te zijn dat hij nodig had om zijn bedrijf Brickanuck vanaf het begin goed op te zetten.
Brickanuck is een Canadees bedrijf dat volledig online werkt en producten door het hele land verzendt. Serge gebruikt Booqable om zijn verhuur te beheren en als website waarop klanten LEGO-sets kunnen boeken. Zo kan hij zijn hele bedrijf vanuit één systeem runnen en houdt hij eenvoudig het overzicht.
Serge beheert zelf zijn voorraad. Wanneer LEGO-sets worden gecontroleerd, haalt hij ze tijdelijk uit de verhuur zodat ze een kwaliteitscontrole kunnen doorlopen. Daarnaast gebruikt hij e-mailsjablonen om met klanten te communiceren. Dat bespaart tijd, omdat hij niet voor iedere bestelling opnieuw een bericht hoeft te schrijven.
Inmiddels runt Serge het hele bedrijf zelfstandig. Van het verwerken en verzenden van bestellingen tot het controleren, schoonmaken en verpakken van LEGO-sets. Hiervoor heeft hij drie verschillende kwaliteitscontrolestations ingericht.
Zijn doelgroep bestaat voornamelijk uit gezinnen, vooral moeders die hun kinderen met LEGO willen laten spelen zonder veel geld uit te geven of achteraf met alle rommel te zitten. Daarnaast richt hij zich op enthousiaste LEGO-bouwers die graag verschillende sets willen bouwen zonder ze allemaal zelf te hoeven kopen. Huren biedt hun een betaalbaar alternatief.
Uren besparen op klantcommunicatie met e-mailsjablonen
Als je in je eentje een verhuurbedrijf runt, telt ieder uur. Voor Serge waren de e-mailsjablonen van Booqable dan ook een van de eerste grote voordelen. In plaats van voor iedere bestelling een apart bericht te schrijven, kan hij direct vanuit de bestelling een bestaand sjabloon selecteren. Booqable vult automatisch de juiste klant- en bestelgegevens in.
Hij kan ook documenten zoals facturen, contracten en offertes toevoegen, die automatisch met de juiste gegevens worden ingevuld. Via de accountinstellingen kan hij sjablonen aanpassen of helemaal zelf maken. Zo houdt hij volledige controle over de toon en inhoud van zijn communicatie.
Voor iemand die het hele klantproces zelfstandig beheert, levert dit concrete voordelen op:
-
Bestellingen kunnen snel worden bevestigd zonder steeds opnieuw berichten te schrijven.
-
Documenten zoals facturen worden automatisch met de juiste gegevens verstuurd.
-
De klantcommunicatie blijft consistent, ook wanneer het aantal bestellingen groeit.
Al een of twee maanden na de start noemt Serge automatische e-mails en e-mailsjablonen zijn favoriete functies. Voor een bedrijf waarin nauwkeurigheid en kwaliteitscontrole centraal staan, betekent geautomatiseerde communicatie dat hij meer tijd overhoudt voor het praktische werk.
Onderhoud automatiseren door producten tijdelijk onbeschikbaar te maken
Wanneer een klant een LEGO-set terugstuurt, doorloopt deze een speciaal proces voordat hij opnieuw verhuurd kan worden. Dat bestaat uit drie stappen: controleren of de set compleet en onbeschadigd is, schoonmaken en opnieuw verpakken. Tijdens dit proces is de set niet beschikbaar voor verhuur.
Zonder goed overzicht bestaat het risico dat een set opnieuw wordt geboekt terwijl deze nog wordt gecontroleerd of schoongemaakt. Daarom moet Serge precies kunnen bijhouden welke sets zich in welke fase van het proces bevinden.
Met de functie voor het plannen van onbeschikbaarheid in Booqable kan hij dit eenvoudig regelen. Serge kan een product tijdelijk onbeschikbaar maken, zodat het niet meer geboekt kan worden door klanten via de website of door medewerkers via het beheersysteem.
Hij kan een verwachte datum instellen waarop het product weer beschikbaar is, de onbeschikbaarheid eerder beëindigen zodra een set is goedgekeurd en een status toewijzen, zoals reparatie, onderhoud of vermist. Zo is altijd duidelijk waarom een product niet beschikbaar is.
Ook toekomstige boekingen blijven mogelijk, zodat Serge rekening kan houden met de verwachte beschikbaarheid van producten die tijdelijk uit de verhuur zijn. Voor Brickanuck biedt dit drie concrete voordelen:
-
Sets die een kwaliteitscontrole doorlopen, kunnen niet per ongeluk worden geboekt door klanten of medewerkers.
-
Dankzij de statussen blijft het voorraadoverzicht altijd actueel.
-
Zodra een set klaar is voor verhuur, kan deze direct weer beschikbaar worden gemaakt.
Serge geeft aan dat de functie nog verder verbeterd kan worden, maar dat de mogelijkheid om producten tijdens de verwerking tijdelijk uit de verhuur te halen ontzettend waardevol is voor zijn bedrijf. Iedere set moet eerst worden goedgekeurd voordat deze opnieuw verhuurd mag worden. Met geplande onbeschikbaarheid kan hij dat proces nauwkeurig bijhouden.
Een goede basis om verder te groeien
Serge is nog maar net begonnen met Brickanuck en gebruikt uitsluitend Booqable voor zijn online verhuur. Tot nu toe helpt het platform hem uitstekend om alles te beheren. Zijn doel is om binnen een jaar tussen de 200 en 400 klanten verspreid over Canada te bereiken.
Zijn ambities reiken verder. Tegen het einde van het derde jaar wil hij meer dan 1.000 klanten hebben. Uiteindelijk hoopt hij zelfs meerdere magazijnen verspreid over het land te openen.
De basis staat inmiddels. Doordat Booqable de boekingen, klantcommunicatie en voorraad beheert, kan Serge zich richten op wat echt belangrijk is: zijn bedrijf verder laten groeien.
