Het is nooit leuk om lokale gemeenschapscentra te zien verdwijnen en verlaten worden. Terwijl velen zouden willen dat ze iets konden doen om het te stoppen, nam Vidwest Studios de stappen om een non-profit te starten om hun lokale gemeenschapsmediacentrum te redden. Ze bieden gratis en tegen lage kosten toegang tot filmproductieapparatuur en studioruimte aan bewoners. Toen ze tegen logistieke problemen aanliepen, begonnen ze Booqable te gebruiken om hun reserveringen bij te houden en hun inventaris te beheren.
Vidwest Studio’s
In 2019 stond het mediacentrum in Columbia, Missouri, op het punt om gesloten te worden, maar een groep enthousiastelingen richtte de non-profit Vidwest Studios op om het te redden. Het doel was om een gemeenschapsruimte te creëren waar bewoners gratis of tegen lage kosten toegang konden krijgen tot videoapparatuur en studioruimte. Dit unieke verhuurmodel in het gebied is het hart van de creatieve gemeenschap geworden.
Vidwest Studios biedt leden gratis een breed scala aan filmapparatuur van Canon, Nikon en Rode, waaronder camera’s, lenzen, monitoren, microfoons, verlichting, rigging, mixers en voicerecorders. De service is vooral populair onder studenten, non-profitorganisaties en mensen met een laag inkomen, maar iedereen kan er gebruik van maken.
Het bedrijf heeft één parttime betaalde medewerker en meer dan een dozijn vrijwilligers die de activiteiten draaiende houden. Daarnaast werken ze samen met commerciële producties en donateurs om hun apparatuur en processen te onderhouden. Het afgelopen jaar is het aantal leden met meer dan 60% gegroeid, de grootste groei na de pandemie.
Logistieke problemen oplossen
Naarmate Vidwest Studios groeide, ondervonden ze problemen met het bijhouden van reserveringen, retouren en inventaris, omdat veel hiervan handmatig moest worden gedaan. Daarom gingen ze op zoek naar software om deze workflows te beheren. Nadat ze een paar verschillende opties hadden geprobeerd, vonden ze dat Booqable perfect aansloot bij hun behoeften en hen in staat stelde deze problemen op te lossen.
Ze accepteren nu reserveringen via hun Squarespace-website door het gebruiksvriendelijke online afrekensysteem van Booqable te integreren. Leden hebben complimenten gegeven over deze upgrade, terwijl het personeel hen ook verantwoordelijk kan houden met een duidelijk papierspoor. Dit heeft ook het handmatige werk verminderd dat nodig is om reserveringen bij te houden.
Het is ook gemakkelijker om reserveringen en inventaris te beheren omdat alles is gesynchroniseerd, waardoor ze snel kunnen zien wat er beschikbaar is. Een voordeel hiervan is minder verlies en snel kunnen vinden waar een apparaat verwacht wordt. Het resultaat van deze functies is dat hun logistieke problemen volledig zijn opgelost en ze hun voorraadbeheer op orde kunnen houden.
De gemeenschap dienen
Vidwest Studios hoopt hun gemeenschap nog vele jaren van dienst te kunnen zijn en toegang tot filmapparatuur te bieden aan mensen die er anders misschien geen toegang toe hebben. Ze hebben tot nu toe veel succes geboekt en dit is alleen maar toegenomen naarmate ze door de jaren heen uitdagingen hebben overwonnen.
