Stephen Alexander was niet van plan om een AV-verhuurbedrijf op te bouwen dat vier steden bestrijkt. Hij en zijn zakenpartner werkten in 2018 in bedrijfsbanen toen ze een gat ontdekten: niemand verhuurde binnen-LED-totemdisplays op de manier die evenementen nodig hadden. Ze begonnen met één enkel product en groeiden van daaruit.
Vandaag opereert Video Display Hire & Sales vanuit Brisbane, de Gold Coast, Sydney en Auckland, met meer dan 20 medewerkers in verkoop-, administratie- en technische rollen. Het bedrijf verhuurt nu draagbare LED-standaards en LED-receptiestands aan beurs- en evenementenorganisatoren, denk aan caravanshows, bouwbeurzen, botenbeurzen, overal waar een klant wil opvallen op een drukke vloer.
Leads komen binnen via Meta en Google, en van daaruit is het een offerte, dan een boeking. Voor Booqable was die tussenstap de zwakke schakel. Stephen en zijn team hielden alles bij in Trello, en het opstellen van offertes was, in zijn woorden, verschrikkelijk. Dat was wat hen naar Booqable dreef, en met name de offerte- en e-mailtools werden de reden waarom ze overstapten om hun bedrijf te schalen.
Offertes binnen enkele minuten de deur uit krijgen
Het pijnpunt was eenvoudig: een omslachtig offerteproces kostte hen geloofwaardigheid voordat een klant zelfs maar had geboekt. Wanneer een lead binnenkomt van een beursorganisator die vraagt naar LED-receptiestands, registreert het team de aanvraag, bouwt de bestelling in de backend, en laat Booqable’s offertefunctie alles automatisch samenstellen – klantgegevens, bestelspecificaties, prijzen, allemaal rechtstreeks getrokken uit de accountinstellingen en het bestelscherm.
De sjablonen kunnen op elk moment worden gepersonaliseerd en aangepast, zodat elke uitgaande offerte weerspiegelt hoe het bedrijf zich wil presenteren. Die opzet doet een paar dingen voor het team:
- Het stelt medewerkers in staat om voorraad rechtstreeks in een offerte te selecteren en deze binnen enkele minuten te verzenden in plaats van documenten vanaf nul te bouwen.
- Het houdt offertes consistent over vier locaties en meerdere verkoopmedewerkers.
- Het elimineert het heen-en-weer dat vroeger vroegtijdige aanvragen vertraagde.
Stephen zei het simpelweg: voorraad in de offerte kunnen selecteren en deze binnen enkele minuten kunnen verzenden heeft veranderd hoe snel het team op leads kan reageren. Voor een bedrijf dat aanvragen van Meta- en Google-advertenties afhandelt, is snelheid belangrijk, en een snellere offerte betekent een sneller antwoord voor de klant. Dat alleen al heeft het team geholpen meer van die vroege gesprekken om te zetten in bevestigde boekingen.
Professionele documenten verzenden zonder het heen-en-weer
Zelfs met een solide opgebouwde offerte was het een eigen hindernis om deze op een geloofwaardige manier aan de klant te presenteren. Booqable’s e-mailsjablonen zijn rechtstreeks verbonden met de offertetool, dus zodra een offerte klaar is, gaat deze uit als een geformatteerd, professioneel document in plaats van een simpel bericht dat spontaan is samengesteld.
Voor AV-verhuurklanten die boeken rond evenementen met vaste data, is die uitstraling belangrijk – het is vaak hun eerste echte indruk van het bedrijf. Stephen zei dat het offreren er nu veel gepolijster en professioneler uitziet, en hij schat dat het klanten met ongeveer 20% heeft geholpen te converteren. Voor evenementenruimte-klanten specifiek betekent dit:
- Een snellere weg van aanvraag naar ondertekende boeking.
- Documenten die vertrouwen opbouwen voordat er zelfs maar een telefoongesprek plaatsvindt.
- Minder personeelstijd besteed aan het formatteren of dubbel controleren van offertes met de hand.
Het resultaat is een proces dat minder aanvoelt als papierwerk en meer als onderdeel van de pitch. Klanten krijgen snel een duidelijke, professionele offerte, en die eerste indruk zet zich voort door de rest van de boeking.
Opvallen, één LED-display tegelijk
“Het laat ons bedrijf er uiterst professioneel uitzien en ik heb het gevoel dat het meteen geloofwaardigheid opbouwt,” zei Stephen, “en dat heeft ons geholpen deze klanten snel binnen te halen.”
Van een enkel productidee in 2018 tot een operatie in vier steden die het beurscircuit bedient, heeft Video Display Hire & Sales zijn verhuurbedrijf laten groeien naast een offerte- en e-mailproces dat gelijke tred houdt met hoe snel evenementenleads bewegen, waarbij wat vroeger een knelpunt was, is omgezet in een van de sterkste eerste indrukken van het bedrijf.
