Stephen Alexander was nooit van plan om een AV-verhuurbedrijf op te bouwen dat actief is in vier steden. In 2018 werkten hij en zijn zakenpartner allebei in loondienst toen ze een gat in de markt ontdekten: niemand verhuurde LED-totemdisplays voor binnen op de manier die evenementenorganisatoren nodig hadden. Ze begonnen met één product en breidden hun bedrijf van daaruit uit.
Vandaag de dag is Video Display Hire & Sales actief in Brisbane, Gold Coast, Sydney en Auckland, met meer dan 20 medewerkers in verkoop, administratie en techniek. Het bedrijf verhuurt inmiddels verplaatsbare LED-displays en LED-ontvangstbalies aan organisatoren van beurzen en evenementen. Denk aan caravanbeurzen, bouwbeurzen en botenshows: overal waar klanten willen opvallen op een drukke beursvloer.
Nieuwe aanvragen komen binnen via Meta en Google. Daarna volgt een offerte en uiteindelijk een boeking. Voordat het bedrijf Booqable gebruikte, verliep juist die tussenstap moeizaam. Stephen en zijn team hielden alles bij in Trello en het opstellen van offertes was, in zijn eigen woorden, verschrikkelijk. Dat bracht hen bij Booqable. Vooral de functies voor offertes en e-mails gaven de doorslag om over te stappen en hun bedrijf verder te laten groeien.
Binnen enkele minuten offertes versturen
Het probleem was duidelijk: een omslachtig offerteproces deed afbreuk aan de professionele uitstraling van het bedrijf, nog voordat een klant had geboekt. Wanneer een beursorganisator informatie aanvraagt over LED-ontvangstbalies, registreert het team de aanvraag en stelt het een order samen in Booqable. De offertefunctie vult vervolgens automatisch alle gegevens in, waaronder klantgegevens, orderdetails en prijzen, rechtstreeks vanuit de accountinstellingen en het orderscherm.
De sjablonen kunnen op elk moment worden aangepast en gepersonaliseerd, zodat iedere offerte aansluit bij de uitstraling van het bedrijf. Dit levert het team verschillende voordelen op:
-
Medewerkers kunnen producten direct aan een offerte toevoegen en deze binnen enkele minuten versturen, zonder documenten helemaal zelf op te stellen.
-
Offertes blijven consistent in alle vier de vestigingen, ook wanneer verschillende verkoopmedewerkers ze opstellen.
-
Er is minder heen-en-weercommunicatie nodig bij nieuwe aanvragen.
Stephen legt uit dat het direct toevoegen van producten aan een offerte en het versturen ervan binnen enkele minuten een groot verschil heeft gemaakt in hoe snel het team op aanvragen kan reageren. Voor een bedrijf dat aanvragen ontvangt via advertenties op Meta en Google is snelheid belangrijk. Hoe sneller de offerte wordt verstuurd, hoe sneller de klant antwoord krijgt. Alleen al daardoor weet het team meer eerste gesprekken om te zetten in bevestigde boekingen.
Professionele documenten versturen zonder eindeloos heen en weer te mailen
Zelfs wanneer een offerte klaarstond, was het nog een uitdaging om deze op een professionele en betrouwbare manier bij de klant te krijgen. De e-mailsjablonen van Booqable zijn rechtstreeks gekoppeld aan de offertefunctie. Zodra een offerte klaar is, kan het team deze als een professioneel opgemaakt document versturen, in plaats van snel een losse e-mail samen te stellen.
Voor klanten in de AV-verhuur die apparatuur boeken voor evenementen met vaste datums, maakt die professionele uitstraling een groot verschil. Het is vaak hun eerste echte indruk van het bedrijf. Volgens Stephen zien de offertes er nu veel verzorgder en professioneler uit. Hij schat dat dit heeft geholpen om ongeveer 20% meer klanten binnen te halen. Voor klanten in de evenementenbranche betekent dit:
-
Een sneller traject van aanvraag tot bevestigde boeking.
-
Documenten die vertrouwen wekken, nog voordat er telefonisch contact is geweest.
-
Minder tijd kwijt aan het handmatig opmaken en controleren van offertes.
Het resultaat is een proces dat niet langer voelt als administratief werk, maar als een belangrijk onderdeel van het verkoopgesprek. Klanten ontvangen snel een duidelijke, professionele offerte en die positieve eerste indruk werkt door in de rest van het boekingsproces.
Opvallen met elk LED-display
“Het zorgt ervoor dat ons bedrijf er bijzonder professioneel uitziet en ik heb het gevoel dat dit direct vertrouwen wekt”, vertelt Stephen. “Daardoor kunnen we klanten sneller overtuigen.”
Wat in 2018 begon met een idee voor één product, is uitgegroeid tot een bedrijf dat actief is in vier steden en beurzen en evenementen bedient. Video Display Hire & Sales heeft zijn verhuurbedrijf verder uitgebouwd met een offerte- en e-mailproces dat aansluit op het hoge tempo van aanvragen in de evenementenbranche. Wat eerst een knelpunt was, is nu een van de sterkste onderdelen van de eerste indruk die het bedrijf maakt.
