Gian Bortolotti runt Ibeam São Paulo, een productiedienstenbedrijf in Brazilië dat al meer dan 30 jaar werkt aan zakelijke evenementen, concerten en theatershows. Ibeam levert de apparatuur en crew om grootschalige evenementen te realiseren voor zijn agencyklanten.
“We zijn zeer gespecialiseerd in projectie voor grote evenementen,” zegt Gian. In de loop der jaren heeft die focus Ibeam geholpen om een aanzienlijke collectie projectie- en AV-apparatuur op te bouwen, beheerd vanuit hun magazijn in São Paulo. Dit bood ook een kans: andere technische bedrijven zouden de apparatuur kunnen huren zonder het volledige productieteam van Ibeam in te huren.
Ibeam ontwikkelt nu een AV-verhuurtak van het bedrijf. Terwijl agencies de belangrijkste klanten blijven voor productiediensten, is het verhuuraanbod gericht op technische bedrijven met hun eigen crews die toegang tot apparatuur nodig hebben.
Om de lancering te ondersteunen, bouwt Ibeam een verhuurwebsite met de websitebuilder van Booqable, waar potentiële klanten de catalogus kunnen bekijken en apparatuur kunnen aanvragen. Het team heeft ook voor Booqable gekozen om verhuurvoorraad, bestellingen en klantgegevens te beheren.
Beschikbaarheid automatisch beheren
Ibeam beheert de apparatuur voor zijn productiewerk al met een eigen FileMaker-systeem. Verhuur introduceert een andere workflow: apparatuur kan met een ander bedrijf meegaan voor uiteenlopende periodes, dus het team moet weten wat er voor elke verhuur is toegezegd en wanneer het terug moet zijn.
Booqable geeft Ibeam de tools om die workflow te beheren:
-
Voorraad en beschikbaarheid: Het team kan producten en voorraadhoeveelheden toevoegen en vervolgens de beschikbaarheid bijhouden ten opzichte van verhuurorders die in Booqable zijn ingevoerd.
-
Individuele apparatuurtracking: Voorraaditems kunnen apart worden getraceerd, wat handig is voor kostbare projectieapparatuur.
-
Planning van ophalen en retour: Verhuurorders geven het magazijnteam een overzicht van wat er gepland staat om uit te gaan en terug te komen.
Voorraadbeheer viel Gian vanaf het begin op. Met een team van 20 medewerkers en een magazijn dat al productieopdrachten afhandelt, zal een duidelijk overzicht van verhuurvoorraad het personeel helpen plannen wat er uitgaat en terugkomt. Om dat overzicht nauwkeurig te houden over beide bedrijfsonderdelen, zal Ibeam ook rekening moeten houden met apparatuur die is toegezegd aan productieopdrachten in FileMaker.
Bestellingen organiseren voor nieuwe verhuurklanten
Voor Gian is een van de grootste uitdagingen bij het lanceren van verhuur het bereiken en bedienen van een nieuwe groep klanten. Het productiebedrijf van Ibeam is gegroeid dankzij langdurige relaties met agencies. AV-verhuur brengt technische bedrijven met hun eigen contacten, bestellingen en administratie met zich mee.
Booqable geeft het team een speciale plek om die verhuurrelaties te beheren:
-
Klantprofielen bewaren contactgegevens en bestelgeschiedenis.
-
Offertes, contracten en facturen kunnen worden gegenereerd vanuit verhuurorders.
-
Betalingen en rapporten helpen het team bestellingen te volgen en te zien hoe hun verhuurproducten presteren.
Dit geeft Ibeam een speciale workflow voor verhuurklanten terwijl het de nieuwe dienst ontwikkelt naast zijn gevestigde productiebedrijf.
Ruimte maken voor verhuur in het portfolio
Ibeam staat aan het begin van zijn AV-verhuurlancering, maar Gian heeft een duidelijk doel voor de komende jaren: “Verhuur een plek geven in ons portfolio.”
Met decennia aan projectie-ervaring en een bestaande apparatuurcollectie heeft Ibeam een basis voor het nieuwe aanbod. De volgende stap is om die apparatuur toegankelijk te maken voor technische bedrijven en een verhuuractiviteit op te bouwen rond de klanten die het binnenhaalt.
