Gian Bortolotti leidt Ibeam São Paulo, een Braziliaans productiebedrijf dat al meer dan 30 jaar actief is bij bedrijfsevenementen, concerten en theatervoorstellingen. Ibeam levert de apparatuur en technici voor grootschalige evenementen in opdracht van evenementenbureaus.
“We zijn sterk gespecialiseerd in projectie voor grote evenementen”, vertelt Gian. Door die specialisatie heeft Ibeam in de loop der jaren een uitgebreid assortiment projectie- en AV-apparatuur opgebouwd, dat vanuit het magazijn in São Paulo wordt beheerd. Dat biedt ook een nieuwe kans: andere technische bedrijven kunnen de apparatuur huren zonder het volledige productieteam van Ibeam in te schakelen.
Ibeam werkt daarom aan de uitbreiding van zijn activiteiten met AV-verhuur. Evenementenbureaus blijven de belangrijkste klanten voor productiediensten, maar met de verhuurtak richt het bedrijf zich op technische bedrijven die over eigen personeel beschikken en apparatuur nodig hebben.
Om deze nieuwe dienst te lanceren, bouwt Ibeam met de websitebouwer van Booqable een verhuurwebsite waarop potentiële klanten het assortiment kunnen bekijken en apparatuur kunnen aanvragen. Het team heeft daarnaast voor Booqable gekozen om de verhuurvoorraad, orders en klantgegevens te beheren.
Beschikbaarheid automatisch beheren
Ibeam beheert de apparatuur voor zijn productiewerk al met een eigen systeem op basis van FileMaker. Verhuur vraagt om een andere werkwijze: apparatuur wordt voor wisselende periodes aan andere bedrijven meegegeven. Het team moet daarom precies weten welke apparatuur voor iedere verhuur is gereserveerd en wanneer deze terugkomt.
Booqable biedt Ibeam de volgende mogelijkheden om dit proces te beheren:
-
Voorraad en beschikbaarheid: Het team kan producten en voorraadaantallen toevoegen en de beschikbaarheid bijhouden op basis van de verhuurorders in Booqable.
-
Individuele materiaalregistratie: Voorraadartikelen kunnen afzonderlijk worden gevolgd, wat vooral handig is voor kostbare projectieapparatuur.
-
Ophaal- en retourplanning: Verhuurorders geven het magazijnteam inzicht in welke apparatuur wanneer wordt opgehaald en teruggebracht.
Voorraadbeheer sprak Gian vanaf het begin aan. Met een team van 20 medewerkers en een magazijn waar ook de apparatuur voor producties wordt verwerkt, helpt een duidelijk overzicht van de verhuurvoorraad om uitgaande en retourkomende apparatuur te plannen. Om dat overzicht voor beide bedrijfsonderdelen actueel te houden, moet Ibeam ook rekening houden met apparatuur die in FileMaker voor producties is gereserveerd.
Orders voor nieuwe verhuurklanten organiseren
Een van de grootste uitdagingen bij het opzetten van de verhuurtak is volgens Gian het bereiken en bedienen van een nieuwe klantengroep. De productieactiviteiten van Ibeam zijn gegroeid dankzij langdurige relaties met evenementenbureaus. Met AV-verhuur krijgt het bedrijf te maken met technische bedrijven met eigen contactpersonen, orders en administratie.
Booqable biedt het team één centrale plek om deze verhuurrelaties te beheren:
-
Klantprofielen bewaren contactgegevens en de ordergeschiedenis.
-
Offertes, contracten en facturen kunnen rechtstreeks vanuit verhuurorders worden aangemaakt.
-
Betalingen en rapportages helpen het team om orders te volgen en inzicht te krijgen in de prestaties van verhuurproducten.
Zo beschikt Ibeam over een aparte werkwijze voor verhuurklanten, terwijl het bedrijf de nieuwe dienst naast zijn bestaande productieactiviteiten verder ontwikkelt.
Verhuur een vaste plek geven in het aanbod
Ibeam staat nog aan het begin van de lancering van zijn AV-verhuuractiviteiten, maar Gian heeft een duidelijk doel voor de komende jaren: “Verhuur een plek geven in ons aanbod.”
Met tientallen jaren ervaring in projectie en een bestaand assortiment apparatuur heeft Ibeam een sterke basis voor de nieuwe dienst. De volgende stap is om die apparatuur beschikbaar te maken voor technische bedrijven en een verhuuractiviteit op te bouwen rondom de nieuwe klanten die dit oplevert.
