Wanneer je je bedrijf laat groeien, heb je soms een beetje hulp nodig. Ganna en haar man ontdekten dit toen hun verhuurbedrijf voor evenementen van de grond begon te komen en ze hulp nodig hadden bij het beheren van hun inventaris. Sinds ze vorig jaar begonnen met Booqable, hebben ze hun voorraad meer dan verdubbeld zonder extra personeel aan te nemen.
Wie ervaring heeft met het verhuren van evenementen, weet dat het een complexe operatie is. Je moet communiceren met klanten, boekingen beheren en ervoor zorgen dat de voorraad beschikbaar is wanneer je die nodig hebt. Daarom kan het automatiseren van delen van dit proces uitstekende resultaten opleveren.
Fluwelen Decor Verhuur
In 2019 begonnen Ganna en haar man hun verhuurbedrijf voor bruiloften en evenementen, Velvet Decor Rental. Ze werkten een decennium lang als trouwfotografen en wisten alles over de industrie van binnenuit. Dus voor hen voelde het als een natuurlijke transformatie om over te stappen van bruidsfotografen naar eigenaren van evenementenverhuurbedrijven.
Ze bieden voornamelijk trouwdecoratie aan, waaronder trouwboogschutters, bloemenstandaards, kandelaars, zitmeubilair, borden en picknickpakketten. Naast het huren van materiaal, maken ze het ook allemaal zelf. Vaak krijgen ze verzoeken van mensen die hun materiaal willen kopen, maar dit gaat in tegen hun missie.
Ganna en haar man besloten om trouw- en evenementbenodigdheden te huren omdat dit milieuvriendelijker is. Bovendien geloven ze dat het beter is om meerdere mensen dezelfde apparatuur te laten huren dan ze te kopen om ze maar één keer te gebruiken. Dit maakt deel uit van een fundamentele verschuiving in de maatschappij naar huren als de milieuvriendelijkere optie voor apparatuur.
Meer en meer koppels in ons land denken na over hun ecologische voetafdruk bij het plannen van hun bruiloft.
Tijdrovende taken
Toen ze begonnen met Velvet Decor Rental, hadden Ganna en haar man slechts tien producten die ze verhuurden. Een jaar later werden dit er meer dan 100, en deze groei betekende dat ze veel tijd besteedden aan het doorlopen van reserveringen om ervoor te zorgen dat elke klant alles kreeg wat hij had besteld. Dit proces werd echter handmatig gedaan, en het was vatbaar voor menselijke fouten.
Dit betekende dat er nog meer tijd werd besteed aan het voorkomen van fouten of dubbele boekingen. Naarmate hun collectie groeide, werd dit steeds meer een probleem waar ze mee te maken kregen. Bovendien besteedden ze veel tijd aan het voorbereiden en uitvoeren van offertes voor klanten, waarvoor ze geen gecentraliseerd systeem hadden om alles bij te houden.
Alles op één plek
Zoals u zich kunt voorstellen, zagen ze zichzelf aanzienlijk sneller groeien dan ze met hun huidige processen aankonden. Het was dus tijd om op zoek te gaan naar software die hen kon helpen om een aantal van deze processen te automatiseren. Het zou ook zo veel mogelijk van hun dagelijkse taken moeten omvatten. Dus begon de zoektocht naar hun ideale software.
Ganna probeerde proefversies van veel verhuursoftware, maar die waren of te ingewikkeld of hadden te veel overbodige functies. Maar toen ze Booqable probeerde, vond ze het intuïtief en begrijpelijk. Ze kon er meteen mee aan de slag en had alle essentiële functies voor het runnen van haar bedrijf binnen handbereik.
Ze heeft nu een gecentraliseerd boekingssysteem dat al haar bestellingen op één plaats heeft. Het waarschuwt haar voor mogelijke overboekingen, voorkomt fouten, berekent prijzen en kortingen, en maakt een klantendatabase aan. Dit heeft haar offerteproces aanzienlijk gestroomlijnd, en het kost haar nu slechts een paar minuten om zich voor te bereiden op een klant in plaats van meer dan een uur.
Verdubbelen
Ganna en haar man zijn in staat geweest om hun bedrijf efficiënter te laten groeien dan ooit tevoren. Sinds ze Booqable gebruiken, hebben ze hun voorraad meer dan kunnen verdubbelen, van 100 naar 250 artikelen, zonder extra personeel aan te nemen om hun zaak te helpen beheren. Ze zei: “Als we Booqable niet konden gebruiken, zouden we de bestelhoeveelheid die we nu hebben niet kunnen beheren.”
Deze zomer had Velvet Decor Rental hun drukste trouwseizoen tot nu toe, en ze hebben Booqable gevonden als de perfecte metgezel. Het heeft hen door wat een make-or-break-periode had kunnen zijn heen geholpen, en ze zijn nu klaar om de groei voort te zetten. Bovendien hebben ze nu de tools om sneller te schalen dan ze ooit konden met slechts een kleine maandelijkse uitgave die goedkoper is dan meer personeel aan te nemen.
