Vincenzo runt VoiceMento, een eenmanszaak in de verhuur gevestigd in New York City die vintage telefoons door de hele VS verstuurt, zodat gasten bij bruiloften, feesten en andere evenementen spraakberichten kunnen achterlaten voor de mensen die in het zonnetje worden gezet.
Het idee ontstond uit de wens om een manier te hebben om herinneringen en boodschappen van dierbaren tijdens evenementen vast te leggen—iets persoonlijkers dan een photobooth of een traditioneel gastenboek. VoiceMento verhuurt vintage audio guestbooks samen met de bijbehorende signage en aandenkens voor na het evenement. Vincenzo zegt dat het een van de weinige bedrijven is dat de hele ervaring in één verhuur samenbrengt, in plaats van simpelweg de telefoon te leveren.
Elke boeking verloopt online. Vincenzo heeft Booqable rechtstreeks in zijn bestaande website geïntegreerd, waardoor klanten de beschikbare opties kunnen bekijken, hun datum kunnen kiezen en kunnen afrekenen zonder hem eerst te hoeven bellen of e-mailen.
Hij koos Booqable als het boekings- en verhuurbeheerplatform achter zijn website vooral vanwege twee functies: de productcatalogus, waarmee hij alles wat hij verhuurt op één plek kan beheren, en productvariaties, waarmee klanten kunnen kiezen tussen verschillende pakketten en signage-opties.
Website-integratie voor snelle online boekingen
Voordat hij Booqable gebruikte, beheerde Vincenzo boekingen via telefoongesprekken, e-mails en sms-berichten. Elke boeking begon met heen-en-weer overleg voordat een klant daadwerkelijk iets kon reserveren. Dat vertraagde het proces en betekende dat boekingen moesten plaatsvinden op Vincenzo’s schema in plaats van dat van de klant.
Met Booqable kan Vincenzo zijn verhuurcatalogus rechtstreeks koppelen aan zijn bestaande website. In plaats van klanten naar een aparte boekingssite te sturen, kan hij ze een naadloze manier bieden om zijn producten te bekijken en rechtstreeks vanaf zijn eigen site te boeken.
Wanneer Vincenzo productinformatie, prijzen, voorraad of beschikbaarheid bijwerkt in Booqable, worden die wijzigingen automatisch weergegeven op zijn website. Dat betekent dat klanten actuele informatie zien zonder dat Vincenzo dezelfde gegevens op meerdere plekken hoeft bij te houden.
Zoals Vincenzo het zegt, is het gemak van het beheren van productvermeldingen en het integreren ervan met zijn website zijn favoriete onderdeel van het gebruik van Booqable. Zijn website “doet het werk”, terwijl Booqable op de achtergrond het verhuurbeheer regelt.
Die verandering heeft VoiceMento op een aantal belangrijke manieren geholpen:
-
Klanten kunnen zelfstandig bekijken en boeken. Ze kunnen zien wat er beschikbaar is en een verhuur reserveren zonder te wachten tot Vincenzo reageert.
-
Productinformatie blijft actueel. Wijzigingen die in Booqable worden aangebracht, worden weergegeven op de website, waardoor het niet meer nodig is om een aparte boekingspagina handmatig bij te werken.
-
Vincenzo kan het bedrijf alleen runnen. Doordat klanten het boekingsproces zelf afhandelen, stapelen er zich minder aanvragen op in zijn inbox of voicemail.
Hij hoeft niet langer elke klant door een telefoongesprek te leiden alleen om een boeking op de kalender te krijgen. Klanten kunnen de website bezoeken, begrijpen wat ze huren, hun opties selecteren en hun reservering zelf voltooien.
Productvariaties gebruiken om klanten keuze te geven
VoiceMento verhuurt niet slechts één gestandaardiseerd pakket. Klanten kunnen kiezen tussen verschillende opstellingen, en voordat hij Booqable gebruikte, was het bijhouden van welke optie elke klant wilde—en ervoor zorgen dat ze correct in rekening werden gebracht—weer een taak die Vincenzo handmatig moest beheren.
Met Booqable’s productvariaties kunnen klanten de gewenste versie rechtstreeks selecteren tijdens het boeken. Dat kan de premium signage-kit zijn, met een ingelijst instructiebord en een mini neonbord met de tekst “leave a message”, of het audio guestbook op zichzelf.
Vincenzo kan aan elke variatie voorraad en prijzen toewijzen, waardoor het makkelijker wordt om de catalogus af te stemmen op wat daadwerkelijk beschikbaar is en wat elke optie kost.
Dit heeft VoiceMento op verschillende manieren geholpen:
-
Klanten kunnen precies de opstelling kiezen die ze willen. Ze hoeven Vincenzo niet te contacteren om te vragen wat er bij elke optie inbegrepen is.
-
Voorraad kan per variatie worden beheerd. Vincenzo kan bijhouden welke verschillende opties klanten boeken en overboeking van een bepaalde opstelling voorkomen.
-
Prijzen worden automatisch afgehandeld. Het totaalbedrag wordt bijgewerkt op basis van de door de klant geselecteerde optie, waardoor handmatige facturen niet meer nodig zijn.
Vincenzo wijst ook op online creditcardbetalingen als een belangrijk verschil. Klanten kunnen betalen zodra ze hun boeking voltooien, zodat de reservering en betaling in hetzelfde proces plaatsvinden. Vincenzo hoeft geen betalingen achterna te zitten of een boeking achteraf handmatig te bevestigen.
Het betekent ook dat hij precies weet wat de klant heeft besteld vóór een evenement. In plaats van berichten terug te zoeken om uit te vinden welk bord of pakket iemand heeft geselecteerd, kan hij vertrouwen op de boekingsinformatie in Booqable wanneer het tijd is om de verhuur voor te bereiden.
De weg vooruit
“Het is geweldig dat ik mijn website het werk laat doen en dat Booqable alles voor mij bijhoudt,” zegt Vincenzo.
Dat is de verschuiving die Booqable teweeg heeft gebracht voor VoiceMento. In plaats van dat elke verhuur begint met een gesprek, kunnen klanten nu rechtstreeks via de website boeken, de opstelling kiezen die bij hun evenement past en online betalen—allemaal zonder dat Vincenzo elke boeking handmatig hoeft te beheren.
Voor een eenmansverhuurbedrijf betekent dat minder tijd besteed aan administratief werk en meer tijd besteed aan het voorbereiden van verhuur, het bedienen van klanten en het laten groeien van het bedrijf.
Vincenzo’s doel is om VoiceMento te blijven laten groeien tot het toonaangevende audio guestbook-verhuurbedrijf van het land. Doordat de website het klantgerichte boekingsproces afhandelt en Booqable de verhuuractiviteiten daarachter beheert, heeft hij een systeem dat die groei kan ondersteunen zonder dat hij een groter team hoeft op te bouwen om de boekingen bij te houden.
