Andrew Kovar runt Black Tie Party Rentals in Daytona Beach, Florida, samen met zijn vrouw. Het bedrijf ontstond bijna per toeval. Zijn vrouw had een feestwagen besteld en begon deze af en toe te verhuren. De reacties waren zo positief dat het stel besloot er fulltime mee door te gaan. Tegenwoordig verhuren ze tafels, stoelen, tenten, dansvloeren, linnengoed en serviesgoed, terwijl Andrews vrouw zich bezighoudt met de decoratiekant: van ballonarrangementen en bloemwerk tot centerpieces en complete tablescapes.
Hun klanten zijn vrij gelijk verdeeld over twee soorten evenementen. Zakelijke klanten bestellen doorgaans grote hoeveelheden tafels, stoelen en tenten, terwijl trouwplanners bij hen terechtkomen voor resin- of Chiavari-stoelen, dansvloeren en photobooths. Wat Black Tie onderscheidt, is die combinatie: materiaalverhuur naast volledige diensten voor evenementontwerp, waardoor een klant zowel de tent als de tablescape bij hetzelfde bedrijf kan boeken.
Voordat hij Booqable gebruikte, regelde Andrew alles via Wix. Dat werkte, maar automatisering was er nauwelijks, dus moest elke offerte, huurovereenkomst en factuur met de hand worden samengesteld. Nu draait hij de backoffice en het boekingsproces van Black Tie via Booqable, terwijl hij de verhuurwinkel voor evenementen op zijn bestaande website houdt en deze aandrijft met Booqable’s inbedbare componenten. Twee functies maakten de overstap vooral de moeite waard: de vertalingen van Booqable, waarmee hij een boekingsflow in de stijl van een verlanglijstje kon bouwen, en betaallinks in combinatie met facturen, waardoor hij alles wat een klant nodig heeft in één e-mail kan versturen.
De online checkout omvormen tot een formulier voor verlanglijstjes
Bij een verhuurbedrijf voor evenementen zoals Black Tie is het eerste contact van klanten vaak gewoon iemand die vraagt hoeveel iets zou kosten. Andrew wilde niet dat elke bezoeker die een formulier invulde meteen een reservering vastlegde voordat hij de kans had gehad om dit met hen door te spreken. Wat hij nodig had, was een manier om aanvragen te verzamelen zonder daar meteen voorraad aan toe te wijzen.
Met Booqable kon hij de checkoutflow herlabelen zodat deze aanvoelt als een verlanglijstje in plaats van een winkelwagentje, door teksten zoals “toevoegen aan winkelwagen” te veranderen in “toevoegen aan verlanglijstje” en “bestelling bevestigen” in “verlanglijstje versturen”. Doordat beschikbaarheid is uitgeschakeld, komt elke klantaanvraag in Booqable binnen als een conceptbestelling in plaats van een bevestigde reservering. Door betalingen bij checkout uit te schakelen, kan Andrew de aanvraag bekijken, een offerte opstellen en opvolgen met een factuur en betaallink voordat er betaling wordt geïnd of materiaal wordt gereserveerd.
Andrew omschrijft het eenvoudig: zijn website bevat een verlanglijstje dat klanten schattingen geeft en hen een offerte bezorgt zonder veel heen-en-weer gemail. In de praktijk doet die opzet drie dingen voor hem:
-
Houdt zijn agenda en voorraad vrij van aanvragen die toch nooit tot een boeking zouden leiden
-
Geeft hem ruimte om gesprekken over decoratie te voeren met bruidsparen voordat de prijs vaststaat
-
Zet elke ingediende website-aanvraag om in een conceptbestelling die al in Booqable staat
Het knelpunt was simpel: hij wilde niet dat zijn website een boeking beloofde voordat hij die zelf had bevestigd. Nu handelt de verlanglijstopzet die eerste interactie voor hem af, en elke offerte begint vanuit een bestelling die al in Booqable staat.
De huurovereenkomst, factuur en betaallink in één e-mail versturen
Zodra een aanvraag via het verlanglijstje omslaat in een echte boeking, staat Andrew nog voor een tweede uitdaging: ervoor zorgen dat de klant betaalt. Dit met de hand doen betekende voor elke bestelling een huurovereenkomst, een factuur en een aparte manier om betaling te innen samenstellen.
Vanuit diezelfde conceptbestelling maakt Andrew een Stripe-betaallink aan, genereert hij de factuur en stelt hij een e-mail op met een aangepaste sjabloon, met de betaallink en factuur erin verwerkt. De huurovereenkomst gaat mee in dezelfde e-mail. Wat vroeger meerdere aparte stappen vergde, gebeurt nu vanuit één bestelling.
Andrews eigen woorden vatten de impact samen: het versturen van een huurovereenkomst, betaallink en factuur in dezelfde e-mail bespaart hem tijd, “wat me dus geld bespaart.” Hij wijst op drie concrete veranderingen:
-
Eén e-mail dekt de overeenkomst, factuur en betaallink in plaats van drie aparte berichten
-
Klanten betalen sneller omdat ze alles wat ze nodig hebben meteen voor zich hebben
-
Hij hoeft niet langer handmatig agenda-items aan te maken voor elke boeking, wat volgens hem “enorm” schelt
Het oorspronkelijke knelpunt—het achterna zitten van losse documenten voor elke verhuurboeking voor evenementen—is verdwenen. Andrew steekt de gewonnen tijd nu in het aansturen van zijn team en het ondersteunen van de ontwerpkant van het bedrijf.
Een kant-en-klaar verhuurbedrijf voor evenementen opbouwen
Black Tie Party Rentals is nog steeds een kleine onderneming: Andrew regelt de verhuur, zijn vrouw doet het ontwerp, en een oproepbaar team van vijf mensen helpt met het werk. Maar de backoffice oogt niet langer klein. Klanten hebben Andrew verteld dat het proces geweldig verloopt, en hijzelf merkt het verschil in hoeveel tijd hij elke week terugkrijgt.
Op de vraag waar hij het bedrijf naartoe ziet gaan, antwoordde Andrew ronduit: hij wil dat Black Tie “een volledig kant-en-klare operatie” wordt die zo goed draait dat hij er slechts af en toe naar hoeft om te kijken “om te zorgen dat het huis niet in brand staat.” Met Booqable dat verlanglijstaanvragen, facturen en betaallinks afhandelt, heeft hij al een groot deel van de infrastructuur opgebouwd die daarvoor nodig is.
