Andrew Kovar runt samen met zijn vrouw Black Tie Party Rentals in Daytona Beach, Florida. Het bedrijf ontstond min of meer toevallig. Zijn vrouw had een feestkar gekocht en begon die af en toe te verhuren. De belangstelling was zo groot dat het stel besloot zich volledig op de verhuur te richten. Tegenwoordig verhuren ze tafels, stoelen, tenten, dansvloeren, tafellinnen en servies. Andrews vrouw verzorgt daarnaast de decoratie, van ballondecoraties en bloemstukken tot tafelstukken en complete tafelaankleding.
Hun klanten zijn redelijk gelijk verdeeld over twee soorten evenementen. Zakelijke klanten huren meestal grote aantallen tafels, stoelen en tenten, terwijl weddingplanners bij hen terechtkunnen voor stoelen van kunsthars of Chiavari-stoelen, dansvloeren en photobooths. Wat Black Tie onderscheidt, is die combinatie van verhuurartikelen en complete evenementstyling. Klanten kunnen zowel de tent als de volledige tafelaankleding bij hetzelfde bedrijf regelen.
Voordat Andrew Booqable gebruikte, beheerde hij alles via Wix. Dat werkte, maar vrijwel niets was geautomatiseerd. Iedere offerte, huurovereenkomst en factuur moest hij handmatig samenstellen. Inmiddels beheert hij de administratie en het boekingsproces van Black Tie met Booqable. De verhuurwebsite draait nog steeds op zijn bestaande website, met geïntegreerde Booqable-componenten voor het boekingsproces.
Twee functies maakten de overstap voor hem bijzonder waardevol: de mogelijkheid om teksten in Booqable aan te passen en zo een boekingsproces op basis van een verlanglijst te creëren, en betaallinks in combinatie met facturen, waarmee hij klanten alles in één e-mail kan toesturen.
Van online afrekenen naar een aanvraagformulier met verlanglijst
Bij een evenementenverhuurbedrijf als Black Tie willen veel klanten in eerste instantie vooral weten wat iets kost. Andrew wilde niet dat iedere bezoeker die een formulier invulde meteen een reservering vastlegde, zonder dat hij de aanvraag eerst had kunnen bespreken. Hij zocht een manier om aanvragen te verzamelen zonder de voorraad direct te reserveren.
Met Booqable kon hij de teksten in het afrekenproces aanpassen, zodat het meer op een verlanglijst lijkt dan op een winkelwagen. Zo veranderde hij ‘Toevoegen aan winkelwagen’ in ‘Toevoegen aan verlanglijst’ en ‘Bestelling bevestigen’ in ‘Verlanglijst versturen’. Door de beschikbaarheidscontrole uit te schakelen, komt iedere klantaanvraag als conceptbestelling in Booqable binnen in plaats van als bevestigde reservering.
Door ook betalingen tijdens het afrekenen uit te schakelen, kan Andrew eerst de aanvraag beoordelen, een offerte opstellen en vervolgens een factuur met betaallink versturen. Pas daarna ontvangt hij de betaling en reserveert hij de verhuurartikelen.
Andrew omschrijft het eenvoudig: via de verlanglijst op zijn website krijgen klanten een prijsindicatie en kunnen ze zonder eindeloos heen-en-weer mailen een offerte aanvragen. In de praktijk levert deze werkwijze hem drie voordelen op:
-
Zijn planning en voorraad blijven vrij van aanvragen die uiteindelijk geen boeking worden.
-
Hij kan met bruidsparen eerst de decoratiewensen bespreken voordat de prijs definitief wordt vastgesteld.
-
Iedere aanvraag via de website wordt automatisch als conceptbestelling opgeslagen in Booqable.
Het oorspronkelijke probleem was eenvoudig: Andrew wilde niet dat zijn website een boeking bevestigde voordat hij die zelf had goedgekeurd. Nu verzorgt de verlanglijst het eerste contact met klanten en begint iedere offerte vanuit een bestelling die al in Booqable staat.
Huurovereenkomst, factuur en betaallink in één e-mail versturen
Zodra een aanvraag via de verlanglijst een daadwerkelijke boeking wordt, staat Andrew voor een volgende uitdaging: zorgen dat de klant betaalt. Voorheen moest hij voor iedere bestelling handmatig een huurovereenkomst en factuur opstellen en daarnaast apart de betaling regelen.
Nu maakt Andrew vanuit dezelfde conceptbestelling een Stripe-betaallink aan, genereert hij de factuur en stelt hij met een aangepast e-mailsjabloon een bericht op waarin de factuur en betaallink zijn opgenomen. Ook de huurovereenkomst wordt in dezelfde e-mail meegestuurd. Wat vroeger meerdere losse handelingen vereiste, regelt hij nu vanuit één bestelling.
Andrew vat het voordeel zelf goed samen: door de huurovereenkomst, betaallink en factuur in één e-mail te versturen, bespaart hij tijd, “en daarmee bespaar ik geld.” Hij noemt drie concrete verbeteringen:
-
Eén e-mail bevat de huurovereenkomst, factuur en betaallink, in plaats van drie afzonderlijke berichten.
-
Klanten betalen sneller omdat ze alle benodigde informatie direct bij de hand hebben.
-
Hij hoeft niet langer handmatig agenda-afspraken voor iedere boeking aan te maken, wat volgens hem een enorm voordeel is.
Het oorspronkelijke probleem, het afzonderlijk opstellen en versturen van documenten voor iedere verhuurboeking, is daarmee opgelost. Andrew gebruikt de vrijgekomen tijd nu om zijn team aan te sturen en te helpen bij de evenementstyling.
Bouwen aan een evenementenverhuurbedrijf dat zelfstandig draait
Black Tie Party Rentals is nog steeds een klein bedrijf. Andrew verzorgt de verhuur, zijn vrouw richt zich op de styling en een oproepteam van vijf medewerkers helpt bij de uitvoering. Maar achter de schermen werkt het bedrijf inmiddels een stuk professioneler. Klanten hebben Andrew verteld hoe prettig ze het proces vinden en hij merkt zelf hoeveel tijd hij iedere week bespaart.
Toen Andrew werd gevraagd hoe hij de toekomst van het bedrijf ziet, was zijn antwoord duidelijk: hij wil van Black Tie een “volledig zelfstandig draaiend bedrijf” maken, waarbij hij alleen af en toe hoeft te controleren “of de boel niet in brand staat”. Nu Booqable de aanvragen via de verlanglijst, facturen en betaallinks afhandelt, heeft hij al een groot deel van de benodigde basis gelegd.
