Matt Suttle begon Party Wizard Inflatables in Oklahoma met een eenvoudig doel: zijn kinderen vermaken. Zij zijn nog altijd de officiële eerste testers van elk nieuw opblaasbaar speeltoestel dat aan het assortiment wordt toegevoegd. Wat begon als een familieproject, groeide uit tot een volwaardig verhuurbedrijf met verschillende thematische springkussens, glijbanen, waterglijbanen, hindernisbanen en spellen.
Party Wizard bedient twee soorten klanten: gezinnen die huren voor verjaardagen, familiereünies en jubilea, en organisatoren van scholen, kerken en lokale gemeenschappen die evenementen aan het begin van het schooljaar en herfstfestivals organiseren. Waterglijbanen zijn vooral populair in de zomer, wanneer het in Oklahoma erg warm wordt. Hindernisbanen zijn juist favoriet bij scholen en lokale evenementen.
Toen het bedrijf uitgroeide tot een team van vijf medewerkers, merkte Matt dat hij voortdurend bezig was met telefoontjes en gesprekken via Facebook Messenger om één springkussenverhuur te regelen. Hij zocht een manier om online boekingen aan te nemen zonder het persoonlijke contact te verliezen dat zijn klanten gewend zijn. Daarom koos hij voor Booqable om een verhuurwebsite te bouwen en de administratie vanuit één systeem te beheren.
Een eigen verhuurwebsite bouwen met Booqable
Voordat Party Wizard Booqable gebruikte, kwamen alle verhuuraanvragen telefonisch of via Messenger binnen. Elke aanvraag vereiste een apart gesprek. Klanten konden niet zelf de beschikbaarheid controleren of antwoorden op eenvoudige vragen vinden. Daardoor waren Matt en zijn team wekelijks uren kwijt aan het terugbellen van klanten.
Met de websitebouwer van Booqable maakte Party Wizard een website die aansloot bij de eigen kleuren en huisstijl. Dankzij kant-en-klare templates en een eigen domeinnaam hoefden ze niet helemaal vanaf nul te beginnen. Via de datumkiezer en productcatalogus kunnen klanten het assortiment bekijken, de beschikbaarheid controleren en informatie vinden over afmetingen en huurperiodes, zonder te hoeven bellen.
Volgens Matt was het belangrijk dat hij de website kon aanpassen aan de uitstraling van zijn bedrijf. Hij wilde een overzichtelijke, gebruiksvriendelijke website en dat is precies wat hij kreeg.
De websitebouwer helpt Party Wizard nu om:
-
Klanten zelf prijzen, huurperiodes en afmetingen te laten bekijken.
-
Minder telefoontjes over eenvoudige vragen te ontvangen.
-
Een website te bieden die de eigen huisstijl weerspiegelt, in plaats van een standaardtemplate.
Het resultaat is dat klanten minder vaak bellen met vragen waarop ze zelf het antwoord kunnen vinden. Zo houdt het team meer tijd over voor leveringen en het opzetten van de speeltoestellen.
Altijd en overal inzicht in een automatisch bijgewerkte verhuurplanning
Voordat Matt overstapte op Booqable, hield hij de verhuurplanning op papier bij en werkte hij alle reserveringen één voor één af. Tijdens drukke maanden was het lastig om meer dan een paar dagen vooruit te kijken, laat staan om weken van tevoren routes en chauffeurs in te plannen.
Het dashboard van Booqable wordt automatisch bijgewerkt zodra er nieuwe boekingen binnenkomen. Daardoor kan Matt een week of zelfs maanden vooruitkijken en precies zien wat er is geboekt en waar het naartoe moet. Het team gebruikt ook de Booqable-app om telefonische reserveringen aan te nemen. Terwijl de klant op de luidspreker staat, voeren medewerkers direct de boekingsgegevens in.
Matt noemt ook de rapportagefunctie als een van zijn favorieten. Hiermee kan hij eenvoudig maandelijkse omzetrapporten maken en zien welke opblaasbare speeltoestellen het populairst zijn. Die inzichten helpen hem bij toekomstige investeringen in het assortiment.
Het dashboard helpt Party Wizard om:
-
Bezorgroutes verder van tevoren te plannen.
-
Vooraf te controleren of een boeking al is betaald, zodat het team bij aankomst direct aan de slag kan.
-
Bij te houden welke opblaasbare speeltoestellen op de lange termijn het beste presteren.
In plaats van een steeds langer wordende lijst op papier bij te houden, opent Matt nu Booqable om precies te zien welke artikelen verhuurd zijn, waar ze naartoe moeten en of ze al betaald zijn. Dat betekent minder tijd kwijt aan de logistiek en meer tijd om klanten een leuke ervaring te bezorgen.
Op naar een nog mooiere toekomst
Volgens Matt heeft vooral de tijdsbesparing dankzij Booqable een groot verschil gemaakt in de dagelijkse bedrijfsvoering. Het hele verhuurproces verloopt nu soepeler, zowel voor zijn team als voor zijn klanten.
Nu boekingen en betalingen online worden afgehandeld en hij de planning in één oogopslag kan bekijken, richt Matt zich op verdere groei. Zijn doel blijft hetzelfde: klanten een zo leuk mogelijke ervaring bezorgen.
