Efficiënter werken en een betere klantenervaringen bieden met Rømø Cykler

Soms sta je versteld van hoezeer software je bedrijf kan veranderen. Dit was de ervaring voor Tom Maas toen hij Booqable begon te gebruiken voor zijn fietsverhuurbedrijf - Rømø Cykler. Hij heeft zijn bedrijf enorm zien groeien sinds hij Booqable heeft geïmplementeerd voor het beheer van de backoffice en de online verhuur.

Vaak is het moeilijk om een nieuwe manier van werken te introduceren in een bedrijf dat al een paar jaar bestaat. Maar als de nieuwe workflow geoptimaliseerd en intuïtief is, kan hij omarmd worden en een enorm verschil maken voor de werkplek. Booqable wil verhuurbedrijven helpen om dit te bereiken, en het is eerlijk om te zeggen dat dit doel met Rømø Cykler is bereikt.

Rømø Cykler

In het voorjaar van 2009 startte Tom Maas Rømø Cykler nadat verschillende klanten hem hadden gevraagd of hij fietsen kon huren op zijn vorige werkplek. Hij begon met slechts zes fietsen die hij verhuurde aan de lokale bevolking op het Deense eiland Rømø. Maar toen hij zich realiseerde hoe levensvatbaar een fietsverhuurbedrijf kon zijn, breidde hij uit met meer fietsen en apparatuur.

Meer dan tien jaar later heeft hij ongeveer 500 fietsen die hij verhuurt. Maar de groei naar dit niveau ging natuurlijk niet zonder de nodige obstakels. Lange tijd werden reserveringen afgehandeld via walk-ins, de telefoon en e-mail. Bovendien werden ze bijgehouden in een papieren agenda, waardoor de kans op fouten relatief groot was.

Bovendien, hoewel de website van het bedrijf wel een online reserveringssysteem had, was het niet gesynchroniseerd met hun inventaris. Deze reserveringen werden dan overgebracht naar Excel-spreadsheets en de papieren agenda. U kunt waarschijnlijk wel begrijpen waarom deze workflow niet de beste was, vooral tijdens het zomerseizoen.

Naadloos aanpassen

Tom besefte dat hij verhuursoftware nodig had, en tijdens zijn zoektocht stuitte hij op Booqable. Voordat het de ruggengraat van hun verhuuroperatie werd, werd het stap voor stap in hun workflow geïntroduceerd. Eerst begonnen ze met walk-in verhuur, waar het gebruikt wordt als een POS-systeem voor het personeel om boekingen in de winkel te verwerken.

Toen het personeel er eenmaal vertrouwd mee was, werd het uitgerold om boekingen via elk kanaal te beheren. Zo had het team een overzicht van wat er verhuurd werd, hoeveel geld er uitgegeven werd en wanneer de producten opgehaald zouden worden. De implementatie van Booqable in de backend van Rømø Cykler bleek naadloos en gemakkelijk aan te passen.

Tot slot werden online boekingen via hun website geïmplementeerd om alles samen te brengen. Toen het eenmaal geïntegreerd was, namen hun klanten het snel over, en het groeit nog steeds enorm. Bovendien merkt Tom op dat “een groot deel van onze klanten hun online boekingen maanden van tevoren maken, wat ons enorm helpt om onze cashflow te spreiden tijdens die rustige wintermaanden”.

Het laatste stukje van de puzzel

Tom wilde al jaren barcodes scannen op apparatuur om fouten te voorkomen. Maar het leek altijd een hele klus met veel obstakels bij de implementatie. Totdat Booqable de functie voor het scannen van streepjescodes introduceerde. Tom herinnert zich dat hij dacht: “Zo eenvoudig kan het niet zijn, maar niets bleek minder waar dan dat”.

Het belangrijkste deel van het proces was het ontwerpen en afdrukken van barcodes, maar de implementatie was verder vrij eenvoudig. Aan het begin van het zomerseizoen begon zijn personeel met het aanbrengen van barcodestickers op al hun fietsen, en binnen een tot twee weken was het klaar. Tom zei: “We konden alleen maar wensen dat we dit jaren eerder hadden gedaan.”

Daarmee was de optimalisatie van de workflow bij Rømø Cykler compleet en het huren, en terugbrengen van fietsen ging ineens veel sneller. Niet alleen is het veel eenvoudiger om de verhuur en de voorraad in de backend te beheren, maar ze waren ook in staat om een professioneler proces te realiseren dat hun klanten zeer op prijs stellen.