Het is ongelooflijk hoe de juiste software je perspectief kan veranderen. James Williams van Pro Studio Hire was van plan te stoppen met het verhuren van apparatuur omdat het beheren ervan te moeilijk werd. Kort daarna kwamen ze Booqable tegen. Hun proces is zoveel verbeterd dat ze de komende maanden hun verhuuraanbod gaan uitbreiden.
Er is een oud gezegde dat een slechte vakman zijn gereedschap de schuld geeft; maar soms is het écht het gereedschap dat hem tegenhoudt. Dit is vaak het geval bij verhuurbedrijven, waar ze verouderde of complexe software gebruiken om hun processen te beheren. Zodra ze overstappen naar moderne verhuursoftware, merken ze een enorm verschil.
Pro Studio Hire
Pro Studio Hire werd drie jaar geleden opgericht door James Williams in Bournemouth, Engeland. Hij is een ervaren foto- en videograaf met meerdere jaren hands-on ervaring met camera-apparatuur. In 2019 besloot hij zijn studio te openen die is uitgerust met twee fotografie- en videoruimtes die kunnen worden gehuurd voor persoonlijk en professioneel gebruik.
De studio’s zijn uitgerust met een waanzinnige hoeveelheid apparatuur, waaronder camera’s, lenzen, verlichting, projectoren, grips, statieven, microfoons, rigging, geluidsdekens en kranen. Deze apparatuur kan samen met de studioruimtes of apart worden gehuurd voor alles van universiteitsprojecten tot professionele studioproducties in Bournemouth.
Bovendien kan James dankzij zijn jarenlange ervaring ook goede begeleiding bieden. Dit varieert van het geven van tips aan klanten over het kiezen van de juiste apparatuur tot het laten zien van hoe deze wordt gebruikt. Dit betekent dat klanten precies weten wat ze doen voordat ze de apparatuur meenemen op de set.
Veel werk
Zoals je je kunt voorstellen is het runnen van een fulltime verhuurbedrijf naast twee studioruimtes en klanten adviseren een hoop werk. Vooral als je geen efficiënt systeem hebt, kunnen verhuurprocessen ongelooflijk complex zijn om te beheren. Tijd om dit te verbeteren is echter schaars als je continu bezig bent en je voorraad blijft groeien.
James worstelde met zijn voorraadbeheer. Hij raakte apparatuur kwijt en had geen overzicht van wanneer spullen werden opgehaald en teruggebracht. Ook mailde hij regelmatig heen en weer met klanten over offertes. Ze hadden hier geen goed systeem voor, waardoor processes gevoelig waren voor fouten.
Het werd op een gegeven moment zo erg dat ze overwogen om te stoppen met de verhuuractiviteiten. Het was simpelweg te moeilijk om alle reserveringen bij te houden, vooral omdat het bedrijf groeide en het steeds lastiger werd om het overzicht te bewaren. Ze stonden op het punt om op te geven toen ze besloten om het nog een laatste kans te geven.
Verhuur leuk maken
Eerder dit jaar kwam James in aanraking met Booqable en ontdekte dat het een oplossing bood voor alle beheer- en trackingproblemen waar hij mee te maken had. Hij kon het systeem snel instellen en er snel mee aan de slag. Het gaf hem een nieuwe kijk op de verhuurkant van het bedrijf en leidde er niet alleen toe dat hij de verhuuractiviteiten in stand hield, maar ook dat hij de verhuur van apparatuur wilde uitbreiden.
Hij vond het super makkelijk en efficiënt om voorraad en reserveringen te beheren in Booqable. Hij en zijn team kunnen snel zien wat beschikbaar is en wanneer apparatuur wordt opgehaald en teruggebracht. Het stelt zijn klanten ook in staat om online de apparatuur te bekijken en vol vertrouwen offertes aan te vragen zonder heen en weer te hoeven mailen/bellen over beschikbaarheid.
Ondertussen is het bijhouden van offertes en weten welke reserveringen voorbereid moeten worden een stuk makkelijker. Bovendien hebben ze tijd bespaard op het maken van offertes, omdat dit nu automatisch gebeurt wanneer een klant een aanvraag indient op hun website. James merkte op dat verhuur nu leuker is en meer voldoening geeft.
De service uitbreiden
Sinds de implementatie van Booqable op hun website en back-office, heeft Pro Studio Hire een toename in het aantal reserveringen gezien. Hun klanten vinden het leuk om online apparatuur te bekijken, en zelfs als ze geen boeking maken via de website, vinden ze het leuk om te kunnen zien welke apparatuur ze hebben en wanneer het beschikbaar is. Dit heeft de hele klantervaring veranderd.
James is van plan te blijven investeren in meer apparatuur en zijn aanbod voor klanten uit te breiden. Hij is ook van plan om meer personeel aan te nemen om te helpen met het boeken van apparatuur, aangezien het bedrijf de vraag enorm heeft zien toenemen. Tot slot kijkt hij uit naar waar dit het bedrijf brengt, nu het geen last meer is om te beheren en er bovenop te blijven zitten.
