Wanneer je klanten in de filmverhuurbranche bedient, is het essentieel om zeer georganiseerd en op elk moment beschikbaar te zijn. Dit is iets wat Ramy Eman de afgelopen tien jaar heeft geleerd bij Pro Screen Media. Een paar jaar geleden maakte hij de interne processen efficiënter door Booqable te implementeren als hulp bij het genereren van offertes en voorraadbeheer.
Pro Screen Media
In 2008 was Ramy Eman medeoprichter van Pro Screen Media in Doha, Qatar. Hij blijft deel uitmaken van het team als consultant en is zeer betrokken bij de activiteiten. Ramy en zijn zakenpartner wilden dat het de eerste plaats zou zijn waar iedereen naartoe gaat voor een filmploeg en apparatuur in Qatar, met 24/7 ondersteuning om aan de behoeften van de klanten te voldoen.
Pro Screen Media biedt alles wat een productiebedrijf nodig heeft om een project in Qatar te voltooien. Dit gaat van filmploeg, zoals cameramannen, gaffers, lichttechnici en camera-assistenten, tot apparatuur, waaronder camera’s, lampen, grips, monitoren, microfoons, kranen, dollies en drones, omdat ze een full-service provider voor producties zijn.
Handmatige vermoeidheid
In de afgelopen tien jaar is Pro Screen veel veranderd. Het team, de inventaris en het klantenbestand zijn sterk geëvolueerd, waardoor inefficiënties in de processen aan het licht zijn gekomen. Van het bijhouden van de inventaris tot dubbele boekingen, tekorten en rapportage. Alles bijhouden werd stressvol, waardoor de teamleden moe werden.
Lange tijd werden offertes handmatig gemaakt, waarbij elk artikel afzonderlijk werd ingevoerd. Dit werd een tijdrovend proces en leidde tot verlies van overzicht. Het werd moeilijk om bij te houden welke offertes actief waren en wat er eerder naar klanten was gestuurd. Dit beïnvloedde hun vermogen om de voorraad bij te houden en ervoor te zorgen dat ze genoeg beschikbaar hadden.
Bovendien hadden ze hulp nodig bij het maken van rapporten over voorraadgebruik en -bezetting. Dit leidde tot problemen om te weten wat vaker werd verhuurd en dus welke aankoopbeslissingen ze moesten nemen. Gegevens om aankoopbeslissingen te onderbouwen zijn essentieel voor de groei van verhuurbedrijven, en zonder deze gegevens worden toekomstige aankopen giswerk op basis van de ervaring van het team.
De vreugde van efficiëntie
In 2019, na tien jaar, was het bedrijf zodanig gegroeid dat het veel baat zou hebben bij efficiëntieverbeteringen. Ramy ging op zoek naar een softwareoplossing waarmee ze hun inventaris konden beheren, snel offertes konden maken en klanten hun aanvragen online konden doen, waardoor hij Booqable vond en nooit meer achterom keek.
Teamleden kunnen nu snel offertes maken voor klanten met onmiddellijke feedback over de beschikbaarheid van de voorraad. Dit maakt het beheren van voorraadniveaus veel eenvoudiger en brengt ze in balans met de eisen van klanten. Vervolgens kunnen ze duidelijke en aantrekkelijke offertes ter goedkeuring naar klanten sturen. Bovendien is hun voorraad nu netjes en georganiseerd.
De rapportage van Booqable heeft het ook gemakkelijker gemaakt om een overzicht te krijgen van hun productgebruik en rapporten te genereren. Hierdoor kunnen ze veel beter geïnformeerde inkoopbeslissingen nemen, zodat ze de producten waar vraag naar is op voorraad kunnen houden en de producten waar geen vraag naar is kunnen verkopen. Dankzij de gegevens ter ondersteuning van aankopen zijn er minder onnodige uitgaven en is de klanttevredenheid toegenomen.
On the fly orders aanmaken
Dankzij Booqable kan het team van Pro Screen Media onmiddellijk bestellingen aanmaken zonder zich zorgen te maken of de voorraad wel beschikbaar is. Ze hebben ook betere aankoopbeslissingen kunnen nemen over nieuwe apparatuur en vervangingen. Hierdoor kunnen ze sneller groeien zonder de pijntjes te hebben waar ze vroeger tien jaar last van hadden.
Nu willen ze uitbreiden naar meer gespecialiseerd personeel en met teams werken aan live evenementen. Bovendien kijken ze uit naar de release van de mobiele Android-app, zodat ze barcodescanning kunnen implementeren.
