Soms ontstaat een kans wanneer je hem het minst verwacht. Shelley Knox kreeg uit het niets een telefoontje van haar vorige baas met het aanbod om Preggi Central over te nemen. Zo niet, dan zou het gesloten worden. Ze greep deze kans en begon de bedrijfsvoering te verbeteren. Zo pakte ze bijvoorbeeld het huurproces aan door Booqable te gebruiken voor het accepteren en beheren van boekingen.
Preggi Central
Preggi Central werd in 2006 opgericht als baby- en zwangerschapskledingwinkel in Frankston, Australië. In 2013 maakten ze de overstap naar e-commerce en bleven ze groeien onder leiding van Shelley. De oorspronkelijke eigenaar was aan het afschalen en wilde het bedrijf stoppen, maar besloot eerst contact met Shelley op te nemen.
Ze vroeg haar of ze het bedrijf wilde kopen, want anders zou ze de zaak sluiten. Shelley greep deze kans en begon zich verder te verdiepen in het bedrijf en de dagelijkse gang van zaken. Ze kwam daarbij veel problemen tegen, waaronder de manier waarop de verhuurafdeling van het bedrijf werd beheerd.
Het bedrijf verhuurt TENS-apparaten die zorgen voor een veilige, effectieve en medicijnvrije pijnbestrijding tijdens de bevalling. Ze zijn duur in aanschaf en daardoor een populair product om te huren, wat Preggi Central als verhuurdienst aanbiedt voor een betaalbare prijs. In de afgelopen vijf jaar heeft ze verbeteringen doorgevoerd en wil ze het bedrijf uitbreiden.
Kinderziektes
De verhuurafdeling van TENS-apparaten was het gebied waar Shelley ruimte voor verbetering en groei zag. Het was een uitdaging om deze afdeling te runnen naast de andere activiteiten van Preggi Central. Er was simpelweg niet genoeg tijd in de week om alles efficiënt en goed te laten verlopen.
Ook was het moeilijk om nieuw personeel in te werken met het bestaande verhuursysteem wat de vorige eigenaar had opgezet. Het was lastig om onder de knie te krijgen en werkte demotiverend voor het team. Uiteindelijk werkte nog maar één medewerker met het systeem, wat het opleiden en inwerken van nieuw personeel nagenoeg onmogelijk maakte.
Omdat alles handmatig werd gedaan, was geen enkel aspect van het verhuurproces geautomatiseerd. Dit bestond uit het versturen van boekings- en retourherinneringen, betalingsverzoeken en reserveringsbevestigingen. Dit moest allemaal worden bijgehouden en uitgevoerd door het personeel, wat stressvol werd. Shelley wist dat er een betere manier moest zijn om dit te doen en besloot naar een oplossing te zoeken.
Tijd besparen en processen automatiseren
Shelley kwam Booqable tegen tijdens haar zoektocht naar verhuursoftware en ontdekte dat het de perfecte oplossing was om haar verhuurproces te verbeteren. De beschikbaarheid wordt na een reservering automatisch aangepast en klanten ontvangen een geautomatiseerde bevestiging per e-mail. Dit bespaart het personeel enorm veel tijd en handmatig werk, waardoor ze zich op belangrijkere taken kunnen focussen.
Ze vond het systeem erg gebruiksvriendelijk, wat ook het inwerken van personeel een stuk makkelijker heeft gemaakt. Er is geen grote leercurve, waardoor personeel na en paar uren al goed overweg kan met de software. Dit was voor Shelley een groot voordeel gezien de plannen om uit te breiden.
Wanneer iemand online reserveert, wordt de bestelling automatisch bevestigd, wat het team veel tijd bespaart. Daarnaast kan snel een herinnering gestuurd worden door een template te selecteren en bijvoorbeeld een factuur toe te voegen. Klanten weten nu direct dat hun boeking is ontvangen, waar dit voorheen wel eens onduidelijk was.
Meer producten te huur
Nu de processen voor het verhuren van TENS-apparaten onder controle is, wil Shelley het assortiment gaan uitbreiden. Met haar vorige software had dit nooit gekund. Zodra ze ziet dat alle apparatuur is volgeboekt, kan ze gemakkelijk meer voorraad bestellen en de hoeveelheden aanpassen in Booqable. Daarnaast wil ze nieuwe producten toevoegen, waaronder kolfapparaten.
Als een van de weinige winkels in deze branche in Australië, wil Preggi Central alles bieden wat aanstaande moeders tijdens en na hun zwangerschap nodig hebben. Met de uitbreidingsmogelijkheden die Booqable haar biedt, kan ze zich richten op het aanbieden van meer producten en diensten en zo een nog grotere markt bedienen.
