Swap the Playroom helpt gezinnen al met het verminderen van speelgoedrommel sinds Tiffany Boothe en haar zakenpartner Emily het startten tijdens wat Tiffany het “seizoen van speelgoedoverweldiging” noemt. Als moeders zelf wisten ze hoe snel een huis vol raakt met speelgoed waarmee eenmaal wordt gespeeld en dan vergeten wordt, dus bouwden ze in plaats daarvan een bedrijf rond het uitlenen van speelgoed.
Ze verhuren alles, van kleine sensorische speeltjes tot groter speelmateriaal, waarbij ouders en grootouders het grootste deel van hun klantenbestand vormen. Bestellingen gaan via portiekafhaling, waarbij Tiffany de administratie en evenementenplanning afhandelt terwijl Emily voor de klantcommunicatie zorgt.
Een tijdje draaide Swap the Playroom op een enorme Google Sheet, waarbij elk speelgoed en verhuur handmatig werd bijgehouden. Op zoek naar iets dat specifiek voor verhuurbedrijven is gebouwd, stapten Tiffany en Emily over naar Booqable, aangetrokken door met name live beschikbaarheid en geautomatiseerde e-mails.
Live beschikbaarheid gebruiken om dubbele boekingen te voorkomen
Voor Booqable maakte het spreadsheetsysteem overlappende verhuur tot een constant risico. Met speelgoed dat de hele tijd in en uit de inventaris ging, was het gemakkelijk om het spoor bijster te raken van wat op een bepaalde dag echt vrij was, wat dubbele boekingen en ongemakkelijke gesprekken met klanten betekende.
Booqable’s live beschikbaarheidsfunctie toont een realtime kalender voor elk product, zodat klanten precies kunnen zien wanneer iets open staat om te boeken. Die kalender synchroniseert direct met de backend, dus er is nooit een kloof tussen wat online wordt getoond en wat daadwerkelijk op voorraad is. Tiffany noemde dit haar favoriete functie en wees erop hoe het klanten in staat stelt om direct te boeken zonder dat iemand van haar team eerst handmatig de beschikbaarheid controleert.
Deze verschuiving heeft de dagelijkse operaties op een paar concrete manieren veranderd:
- Klanten kunnen zelf boeken, op elk moment van de dag, zonder op een antwoord te wachten
- Overlappende verhuur en planningsconflicten zijn grotendeels verdwenen
- Er wordt minder tijd besteed aan het handmatig controleren van een spreadsheet voordat een bestelling wordt bevestigd
Tiffany zei dat de overstap hen uren per week heeft bespaard, en bestellingen zijn daadwerkelijk toegenomen omdat het proces gemakkelijker is voor klanten. Het planningsprobleem dat vroeger hun tijd opat, is in wezen verdwenen.
Automatische webshopbevestigingse-mails versturen
Dingen runnen met slechts twee mensen laat niet veel ruimte over om individuele berichten voor elke bestelling te schrijven. Voor Booqable is dat precies wat Emily deed, handmatig details bevestigen en klanten een voor een bijwerken over hun speelgoedverhuur.
Met Booqable activeren webshopbestellingen automatische bevestigingse-mails op het moment dat een klant boekt. Tiffany en Emily kunnen bestaande sjablonen bewerken of nieuwe toevoegen voor verschillende fasen van een bestelling, en die e-mails halen klant- en bestelgegevens zelf op, dus er hoeft niets met de hand te worden getypt.
Ze zijn ook begonnen met het uitproberen van de mobiele Booqable-app, die ze nuttig hebben gevonden voor het wisselen van bestelstatussen en het versturen van e-mails terwijl ze weg zijn van het bureau, hoewel ze graag pushmeldingen zouden zien toegevoegd voor ophaal- en aflevertijden.
Voor Swap the Playroom heeft dit betekend:
- Minder tijd besteed aan het steeds opnieuw schrijven van dezelfde soorten berichten
- Klanten die geïnformeerd blijven zonder achterna gezeten te hoeven worden
- Een consistenter communicatieproces, zelfs op drukke dagen
Voor een team van twee personen telt dat op. Minder tijd aan e-mail betekent meer tijd voor de delen van het bedrijf die daadwerkelijk hun aandacht nodig hebben.
Speelgoedverhuur mogelijk maken
Tiffany vat de overstap eenvoudig samen door te zeggen dat Booqable “10000 keer beter is voor klanten en ons.” Voor een bedrijf dat draaide op een spreadsheet zonder echte manier om planning te beheren, maakt dat soort verandering een echt verschil.
Swap the Playroom vertraagt ook niet. Met live beschikbaarheid die dubbele boekingen vermindert en automatische e-mails die de communicatie consistent houden, hebben Tiffany en Emily meer tijd teruggekregen in hun week, en ze richten zich op het verder laten groeien van de verkoop.
