Swap the Playroom helpt gezinnen om de hoeveelheid speelgoed in huis te beperken. Tiffany Boothe en haar zakenpartner Emily begonnen het bedrijf in een periode die Tiffany omschrijft als een tijd waarin ze overspoeld werden door speelgoed. Als moeders wisten ze hoe snel een huis vol raakt met speelgoed waar kinderen één keer mee spelen en daarna niet meer naar omkijken. Daarom besloten ze een bedrijf op te zetten waar gezinnen speelgoed kunnen huren in plaats van kopen.
Ze verhuren van alles, van klein sensorisch speelgoed tot grotere speeltoestellen. Hun klanten zijn voornamelijk ouders en grootouders. Bestellingen worden bij hen thuis opgehaald, waarbij Tiffany de administratie en evenementenplanning verzorgt en Emily verantwoordelijk is voor de klantcommunicatie.
Lange tijd werkte Swap the Playroom met een uitgebreide Google Spreadsheet waarin ze al het speelgoed en alle verhuur handmatig bijhielden. Tiffany en Emily gingen op zoek naar software die speciaal voor verhuurbedrijven was ontwikkeld en stapten over op Booqable. Vooral de actuele beschikbaarheid en automatische e-mails spraken hen aan.
Dubbele boekingen voorkomen met actuele beschikbaarheid
Voordat ze Booqable gebruikten, zorgde hun systeem met spreadsheets voortdurend voor het risico op overlappende boekingen. Omdat speelgoed steeds werd verhuurd en teruggebracht, was het lastig om bij te houden welke artikelen op een bepaalde dag beschikbaar waren. Dat leidde tot dubbele boekingen en ongemakkelijke gesprekken met klanten.
De functie voor actuele beschikbaarheid van Booqable toont voor elk product een kalender die in realtime wordt bijgewerkt. Zo zien klanten precies wanneer ze iets kunnen huren. De kalender is direct gekoppeld aan het voorraadbeheer, waardoor de beschikbaarheid op de website altijd overeenkomt met de werkelijke voorraad. Tiffany noemt dit haar favoriete functie, omdat klanten direct kunnen boeken zonder dat iemand van het team eerst handmatig de beschikbaarheid hoeft te controleren.
Deze verandering heeft hun dagelijkse werkzaamheden op verschillende manieren verbeterd:
-
Klanten kunnen op elk moment zelf boeken, zonder op een reactie te wachten.
-
Overlappende boekingen en planningsconflicten komen vrijwel niet meer voor.
-
Ze hoeven minder tijd te besteden aan het handmatig controleren van spreadsheets voordat ze een bestelling bevestigen.
Volgens Tiffany besparen ze dankzij deze overstap elke week uren aan werk. Bovendien is het aantal bestellingen gestegen doordat klanten eenvoudiger kunnen boeken. De planningsproblemen die voorheen zoveel tijd kostten, zijn vrijwel volledig verdwenen.
Automatische bevestigingsmails versturen vanuit de webshop
Met een team van slechts twee personen is er weinig tijd om voor iedere bestelling afzonderlijk berichten te schrijven. Voordat ze Booqable gebruikten, deed Emily precies dat. Ze bevestigde alle gegevens handmatig en hield klanten één voor één op de hoogte van hun speelgoedverhuur.
Met Booqable ontvangen klanten automatisch een bevestigingsmail zodra ze een bestelling plaatsen via de webshop. Tiffany en Emily kunnen bestaande e-mailsjablonen aanpassen of nieuwe sjablonen toevoegen voor verschillende fases van een bestelling. Klant- en bestelgegevens worden automatisch ingevuld, zodat ze niets meer handmatig hoeven over te nemen.
Ze zijn ook begonnen met het uitproberen van de mobiele app van Booqable. Daarmee kunnen ze onderweg eenvoudig orderstatussen wijzigen en e-mails versturen. Wel zouden ze graag pushmeldingen zien voor ophaal- en inlevertijden.
Voor Swap the Playroom betekent dit:
-
Minder tijd kwijt aan het steeds opnieuw schrijven van dezelfde berichten.
-
Klanten blijven op de hoogte zonder dat het team steeds contact hoeft op te nemen.
-
Een consistenter communicatieproces, ook op drukke dagen.
Voor een team van twee personen maakt dat een groot verschil. Minder tijd besteden aan e-mails betekent meer tijd voor de werkzaamheden die echt hun aandacht nodig hebben.
Speelgoedverhuur mogelijk maken
Tiffany vat de overstap eenvoudig samen: Booqable is volgens haar “10.000 keer beter voor onze klanten en voor onszelf”. Voor een bedrijf dat voorheen volledig afhankelijk was van een spreadsheet en geen goede manier had om de planning te beheren, maakt zo’n verandering een enorm verschil.
Swap the Playroom blijft ondertussen groeien. Dankzij actuele beschikbaarheid komen dubbele boekingen nauwelijks meer voor en zorgen automatische e-mails voor consistente klantcommunicatie. Hierdoor houden Tiffany en Emily iedere week meer tijd over en kunnen ze zich richten op het verder verhogen van hun omzet.
