Outdoorphoto Rentals is gevestigd in Zuid-Afrika en wordt geleid door Hedrus van der Merwe. Zijn ervaring met safari’s en fotografiereizen vormde vanaf het begin de basis van het bedrijf. Tijdens het organiseren van reizen begonnen Hedrus en zijn team hun eigen apparatuur uit te lenen aan klanten die op pad gingen. Zo ontdekten ze een duidelijke kans in de markt.
Veel fotografen hadden behoefte aan gespecialiseerde apparatuur zonder die zelf te hoeven kopen. Vooral de aanschaf van supertelelenzen was moeilijk te rechtvaardigen, terwijl ze onmisbaar zijn voor safari- en natuurfotografie. Huren bood een praktisch alternatief voor fotografen die voor specifieke reizen lange telelenzen nodig hadden.
Vanuit die eerste verhuuractiviteiten groeide het bedrijf verder. Inmiddels verhuurt Outdoorphoto Rentals camera’s, lenzen, accessoires en videoapparatuur voor uiteenlopende creatieve toepassingen. Tot hun klanten behoren natuurfotografen, onafhankelijke productiebedrijven en bedrijven in de trouw- en evenementenbranche.
Om zowel online boekingen als verhuur in de winkel te ondersteunen, had het team een professionele verhuurwebsite voor camera’s nodig. Met de websitebouwer, de pop-upkalender met actuele beschikbaarheid en de offertes en facturen van Booqable konden ze hun cameraverhuurbedrijf opzetten met een overzichtelijk boekingsproces en minder handmatig werk.
Een verhuurwebsite voor camera’s bouwen met Booqable
Voordat het team overstapte op Booqable, probeerde het verhuur toe te voegen aan de bestaande Shopify-website. Dit vergde vaak technische ondersteuning, bracht hogere kosten met zich mee en zorgde voor langere verwerkingstijden doordat verhuurbestellingen handmatig moesten worden beheerd.
De websitebouwer van Booqable bood een praktischere oplossing. Vanuit hun bestaande Shopify-website kunnen klanten nu rechtstreeks doorklikken naar een nieuwe verhuurwebshop die met de websitebouwer van Booqable is gemaakt.
Hiervoor koos het team het thema ‘Shine’ uit het ruime aanbod kant-en-klare websitetemplates van Booqable. Dit thema bood een strakke, overzichtelijke indeling die goed aansluit bij de uitstraling van een cameraverhuurbedrijf. Met de drag-and-drop-editor kon het team kleuren, lettertypen en de vormgeving aanpassen zonder code te schrijven.
Ze maakten verschillende pagina’s voor productcategorieën, huurvoorwaarden en klantinformatie. Ingebouwde widgets, waaronder de pop-upkalender met beschikbaarheid, werden rechtstreeks aan productpagina’s toegevoegd. Via de Booqable App Store kunnen ze indien nodig extra widgets toevoegen, zoals een Instagram-feed of een AI-chatfunctie.
Dankzij Booqable kan Outdoorphoto:
-
Het volledige verhuurassortiment aan cameraapparatuur tonen met actuele beschikbaarheid
-
Snel wijzigingen doorvoeren zonder afhankelijk te zijn van ontwikkelaars
-
Online verhuur en verhuur in de winkel beheren vanuit één systeem
Actuele beschikbaarheid tonen met een online pop-upkalender
Het beheren van de beschikbaarheid was vóór Booqable een van de grootste uitdagingen. Klanten konden apparatuur aanvragen zonder te zien wat al gereserveerd was. Dit leidde regelmatig tot dubbele boekingen en tijdrovende communicatie achteraf.
De online pop-upkalender met beschikbaarheid van Booqable loste dit probleem op. Klanten kunnen nu op de verhuurwebsite hun huurdatums selecteren en direct zien welke apparatuur beschikbaar is. Zodra een boeking wordt geplaatst, wordt de beschikbaarheid automatisch bijgewerkt.
Dit maakt het boekingsproces overzichtelijker voor klanten die camera’s, lenzen of accessoires huren. Ook hoeven medewerkers minder vaak handmatig datums te bevestigen of bestellingen aan te passen.
De online pop-upkalender helpt het bedrijf om:
-
Dubbele boekingen te voorkomen met realtime voorraadcontroles
-
Minder heen en weer te mailen over beschikbaarheid
-
Klanten op elk moment met vertrouwen te laten boeken
Hiermee is het oorspronkelijke probleem van onduidelijke beschikbaarheid opgelost. Klanten kunnen zelf controleren welke datums beschikbaar zijn en het team besteedt minder tijd aan het corrigeren van boekingen.
Offertes en facturen zonder vertraging verwerken
Ook offertes en facturen vormden vóór Booqable een uitdaging. Boekingsaanvragen kwamen binnen via een eenvoudig contactformulier en documenten moesten handmatig worden opgesteld. Het goedkeuren van nieuwe klanten duurde lang, waardoor verhuur soms vertraging opliep.
Met Booqable worden offertes en facturen rechtstreeks vanuit elke boeking gegenereerd. Klantgegevens, huurdatums en prijzen worden automatisch ingevuld. Met ingebouwde e-mailsjablonen kunnen documenten in een paar klikken worden aangemaakt en verstuurd.
Vervaldatums van facturen worden automatisch ingesteld en alle documenten blijven gekoppeld aan de bestelling. Hierdoor kan het team communicatie en betalingen eenvoudiger bijhouden, zowel voor online verhuur als verhuur in de winkel.
Met de offertes en facturen van Booqable kan het bedrijf:
-
Sneller reageren op aanvragen voor cameraverhuur
-
Fouten in prijzen en documenten verminderen
-
Communicatie over boekingen overzichtelijk en georganiseerd houden
Deze functies voorkomen vertragingen in het boekingsproces, zodat medewerkers meer tijd hebben om klanten te adviseren en apparatuur klaar te maken.
Met vertrouwen verder groeien als cameraverhuurbedrijf
Voor de toekomst is het team van plan uit te breiden naar meerdere locaties in Zuid-Afrika. Zo krijgen klanten meer flexibiliteit bij het ophalen en terugbrengen van apparatuur. De ondersteuning voor meerdere locaties in Booqable speelt nu al een belangrijke rol in deze plannen.
Zoals Hedrus uitlegt:
“Booqable geeft ons het vertrouwen dat onze systemen met ons kunnen meegroeien. Het sluit aan op hoe we daadwerkelijk werken, zowel online als in de winkel.”
Van het bouwen van een betrouwbare verhuurwebsite voor camera’s tot het tonen van actuele beschikbaarheid en het beheren van offertes en facturen: Booqable ondersteunt elke stap van het verhuurproces. Voor Outdoorphoto Rentals vormt het de basis van een cameraverhuurbedrijf dat klaar is om verder te groeien.
