Mensen helpen om memorabele momenten te creëren op hun huwelijksdag is veel werk, maar Stefan White helpt ze er graag bij. Hij merkte dat audio-gastenboeken steeds populairder werden en besloot er een eigen bedrijf mee te starten. Hij begon Off The Hook, verhuurt retro-telefoons waar gasten een audioboodschap mee kunnen achterlaten, en gebruikt Booqable voor het beheren van boekingen, betalingen en klantcommunicatie.
Off The Hook
Stefaan startte Off The Hook in de nazomer van 2022 toen hij een trend in audio-gastenboeken zag. Hij wist dat ze steeds vaker gebruikt werden en voelde dat hij een betere ervaring kon bieden dan sommige van de bestaande aanbieders op de markt. Zijn missie was om de productkwaliteit omhoog te schroeven en de beste huurervaring te bieden aan koppels op hun bruiloft.
De telefoons in retrostijl worden intern omgebouwd door Stefaan, die veel moeite doet om ervoor te zorgen dat er geen lelijke snoeren of powerbanks zichtbaar zijn. Het doel is dat de telefoons perfect passen bij de rest van het decor, zodat het de esthetiek niet verpest. Klanten kunnen de telefoons met één druk op de knop instellen, waardoor ze zeer eenvoudig in gebruik zijn.
De audio-gastenboeken worden voorbereid met en groet van de klant, opgeladen en drie dagen voor de trouwdag naar de klant gestuurd. Ook ontvangen ze een professioneel ontworpen presentatiebord, zodat ze alleen nog alles op locatie hoeven te plaatsen. Drie dagen later sturen ze de telefoon terug en ontvangen ze online alle leuke, grappige en soms ronduit gênante berichten die door gasten zijn ingesproken.
Een uitdagende reis
Iedereen weet dat een goede klantervaring essentieel is in de verhuur, en dat geldt zeker voor koppels die een huwelijk plannen. Een van de uitdagingen waarmee Stefaan mee geconfronteerd werd, was dat hij niet altijd zeker wist of klanten hun persoonlijke groet hadden aangeleverd of dat ze een herinnering moesten ontvangen. Dit was een belangrijk onderdeel in het huurproces.
Hij vond het ook lastig om bezorg- en retourtijden te beheren, aangezien de huurperiode uit meerdere dagen bestond, ondanks het feit dat het slechts voor één dag wordt gebruikt. Dit komt omdat klanten hun telefoon van tevoren moeten ontvangen en Off The Hook levert in heel Australië. Het was dus cruciaal om ervoor te zorgen dat de voorraad op de juiste tijden niet beschikbaar was voor anderen.
Tot slot moest Stefaan de checkout van zijn webshop kunnen aanpassen, omdat hij meer dan de gebruikelijke klantinformatie moest verzamelen om de ervaring te personaliseren. Bijvoorbeeld de naam van hun partner en de trouwlocatie. Dit wordt gedaan om de communicatie op maat af te stemmen en een betere klantenservice te bieden.
De klantervaring perfectioneren
Net als veel anderen ging Stefaan op zoek naar software om hem te helpen deze doelen te bereiken. Na een paar systemen geprobeerd te hebben, besloot hij dat Booqable een complete oplossing was. Hij kon gemakkelijk bijhouden of klanten een persoonlijke boodschap hadden aangeleverd en deze informatie doorsturen via een API-integratie om een e-mail te versturen als dat niet het geval was.
Om bezorg- en retourtijden effectief te beheren, heeft hij een tijdsbuffer kunnen toevoegen aan zijn producten. Hierdoor kan hij rekening houden met landelijke verzending en doorlooptijd, zodat hij altijd weet dat de voorraad beschikbaar zal zijn. Dit was cruciaal omdat hij elke klant tevreden wilde stellen, en er is niets teleurstellender dan een voorraad die niet beschikbaar is.
Stefaan gebruikt ook aangepaste velden in de Booqable checkout om alle informatie die hij van klanten nodig heeft vooraf te verzamelen. Hij heeft aangepaste velden ingesteld voor informatie zoals de naam van de partner van de klant, de trouwlocatie, het leveringsadres, het type evenement en de social media handle. Dit helpt de ervaring op maat te maken en bespaart tijd bij het opvolgen van deze informatie.
Een succesvolle lancering
In de eerste vier weken na de lancering van Off The Hook nam Stefaan meer dan 100 boekingen aan zonder ook maar één handmatig boekingsproces met een klant te doorlopen. Dit bevestigde dat de klantervaring die hij bouwde werkt en hem tientallen uren administratie heeft bespaard. Zijn klanten houden er ook van dat het eenvoudig is om een boeking te maken en onmiddellijke bevestiging te ontvangen.
Bovendien kan Stefaan zijn serviceniveau verhogen dankzij de toegang tot zijn boekingen die de iOS app hem onderweg geeft. Zo kan hij eventuele problemen oplossen zonder zijn laptop erbij te pakken. Hij is nu op weg naar meer dan 1.000 boekingen in zijn eerste bedrijfsjaar en wil dit in het tweede jaar verdubbelen.
