Niklas Nyström werkt al jaren in het theater en speelt in bands, en gaandeweg bouwde hij een collectie op van apparatuur, gereedschap en materiaal dat tussen de optredens vooral in opslag stond. Hij begon spullen te verhuren aan vrienden en kennissen, en het duurde niet lang voordat hij zich afvroeg of hij een breder publiek kon bereiken. Die gedachte werd Hobby Rent, gevestigd in Finland.
Vandaag zijn de populairste artikelen van Hobby Rent partykoelkasten, geluidsapparatuur, karaokemachines, discolampen en vouwtafels en -stoelen, eigenlijk alles wat iemand nodig heeft om een goed feest te geven. Consumenten vormen het grootste deel van het klantenbestand, en Niklas gebruikte de websitebuilder voor verhuurbedrijven van Booqable om zijn verhuurwinkel op te zetten, zodat mensen kunnen bladeren en reserveren wat ze nodig hebben zonder heen-en-weer gemail.
Voordat hij koos voor een verhuurbeheersysteem, regelde hij alles via e-mail, een agenda en een eenvoudige webshop. Offertes gingen één voor één de deur uit, en facturatie was iets wat hij handmatig moest achtervolgen. Hij koos voor Booqable om zowel de backoffice van het bedrijf als het boekingsplatform dat klanten zien te beheren, waarbij hij vooral leunde op de offerte- en facturatietools om alles draaiende te houden.
Een degelijk papieren spoor met offertes
Voor Booqable was er niets formeels dat een boeking koppelde aan de voorwaarden waarmee beide partijen hadden ingestemd. Als een klant iets beschadigde of het na de retourdatum bleef houden, had Niklas geen document om naar terug te grijpen. Dat gat zorgde ervoor dat elke verhuur een beetje aanvoelde als een handdruk-deal, wat prima is met vrienden maar niet iets waarop je een bedrijf kunt bouwen.
Met Booqable kan Niklas klanten duidelijke huurdocumenten sturen waarin staat wat ze huren en onder welke voorwaarden, en om een elektronische handtekening vragen voordat de apparatuur zijn opslag verlaat. Zoals hij het zelf verwoordde: “Nu krijgt de klant een duidelijk contract waarin staat wat er is gehuurd en onder welke voorwaarden.”
Die ene verandering heeft een paar dingen betekend voor Hobby Rent:
-
Elke verhuur kan een ondertekend document hebben van wat er is meegegaan, wanneer, en onder welke voorwaarden
-
Geschillen over schade of late retouren hebben een document om op terug te vallen
-
Klanten hebben een duidelijk overzicht van de huurvoorwaarden waarmee ze hebben ingestemd
Niklas hoeft niet langer te vertrouwen op zijn geheugen of een reeks e-mails om te bewijzen wat er is afgesproken. Als er een vraag opkomt over een boeking, ligt het contract meteen klaar.
Betaald krijgen zonder iemand te moeten achtervolgen
Facturatie was een van de dingen die Niklas expliciet noemde als een uitdaging vóór Booqable, naast voorraadbeheer en de boekingskalender. Handmatig facturen beheren voegde nog een taak toe aan een toch al arbeidsintensief verhuurproces.
Booqable geeft Niklas een veel overzichtelijkere manier om facturatie en betalingen te beheren naast zijn boekingen. Hij kan facturen aanmaken, betaalgegevens gekoppeld houden aan elke bestelling, en creditcardbetalingen accepteren, wat hij noemde als één van zijn favoriete onderdelen van het systeem.
De impact is een eenvoudiger betaalproces:
-
Klanten hebben een duidelijke manier om te betalen voor hun huur
-
Betaalgegevens blijven gekoppeld aan elke bestelling
-
Niklas kan minder tijd besteden aan het handmatig bijhouden van facturen en openstaande betalingen
Voor een bedrijf dat Niklas nog altijd naast zijn andere werk runt, is die teruggewonnen tijd belangrijk. Minder tijd besteden aan het beheren van facturen betekent één ding minder dat zijn aandacht afleidt van de volgende boeking.
Van bijverdienste naar iets groters
Boekingen, facturatie, contracten en voorraad lopen nu allemaal via één systeem, en Niklas zegt dat het verschil enorm is geweest. “Het totaalpakket heeft het mogelijk gemaakt om de bedrijfsvoering in een professionelere richting te ontwikkelen,” zei hij, en voegde eraan toe dat hij zelfs is begonnen zich af te vragen of Hobby Rent nog wel als naam past nu het is uitgegroeid tot meer dan alleen een hobby.
Hij hoopt uiteindelijk een echte afhaal- en showroomruimte te openen, en zijn langetermijndoel is om Hobby Rent om te vormen tot voltijds werk voor zichzelf en één of twee anderen. Nu meer van het verhuurproces via Booqable wordt beheerd, besteedt hij minder tijd aan de administratie van materiaalverhuur en meer tijd aan het uitzoeken wat de volgende stap is voor het bedrijf.
