Als je jarenlange ervaring hebt, bouw je vaak de kennis op om anderen te helpen het beter te doen. Cathrin Kirchhoff heeft haar jarenlange ervaring met het reizen door Europa met de auto omgezet in LuckyBoxOWL. Ze helpt klanten nu om betere reiservaringen te hebben en gebruikt Booqable om de dagelijkse leiding van haar verhuurbedrijf te beheren.
LuckyBoxOWL
Cathrin richtte LuckyBoxOWL op in maart 2022, met de kennis die ze had opgedaan tijdens haar vakanties door Europa in de afgelopen tien jaar. Ze besloot het bedrijf op dat moment te starten omdat veel mensen zich voorbereidden op hun eerste echte vakanties sinds de COVID in 2020. De kans om haar verhuurconcept voor dakkoffers uit te proberen was dus perfect voor die tijd.
In Duitsland rijden veel mensen liever naar hun vakantiebestemming dan dat ze vliegen of de trein nemen. Ze komen overal, van Zuid-Europa tot Scandinavië, en moeten vaak veel meenemen, vooral als ze met het hele gezin op vakantie zijn. Cathrin heeft hier veel ervaring mee en heeft in de loop der jaren geleerd dat dakkoffers de beste oplossing zijn voor dit veelvoorkomende probleem.
Ze wilde haar kennis gebruiken om gezinnen te helpen een betere vakantie-ervaring te hebben. Ze koos voor dakkoffers als belangrijkste focus van haar verhuurbedrijf omdat ze een van de beste manieren zijn om reizen comfortabeler te maken. Ze stellen je in staat om je kleding en andere spullen bovenop je auto op te bergen in plaats van de binnenkant op te vullen en kostbare ruimte in beslag te nemen.
Documenten en spreadsheets
Toen Cathrin haar verhuurbedrijf voor dakkoffers parttime begon, beheerde ze haar orderverwerking en resourceplanning met spreadsheets. Dit was echter erg ongemakkelijk en verwarrend in het gebruik, wat tot fouten leidde. Het was niet de ideale oplossing, maar het werkte wel een tijdje. Maar naarmate haar inventaris groeide, nam ook de hoeveelheid werk toe.
Huurovereenkomsten, offertes en facturen werden handmatig aangemaakt in Word-documenten. Dit proces nam veel tijd in beslag omdat de spreadsheets met elkaar vergeleken en bijgewerkt moesten worden. Zodra klanten akkoord gingen met de offerte, moesten de spreadsheets opnieuw worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat de producten nog beschikbaar waren. Vervolgens werd er een factuur aangemaakt en verzonden om betaald te worden.
Het proces van het eerste contact met een klant tot aan de betaling duurde ongelooflijk lang en vergde veel werk. Cathrin had geen enkele manier om deze taken te automatiseren en moest ze elke keer zelf uitvoeren als iemand een verzoek indiende om haar producten te huren. Het duurde niet lang voordat ze moe werd van dit moeizame proces en op zoek ging naar een betere manier om dingen te doen.
(Bijna) alles automatiseren
Cathrin ontdekte dat Booqable alles deed wat ze nodig had om wat eerst een tijdrovende taak was, te veranderen in een taak die eigenlijk vanzelf ging. Elk document in het systeem wordt automatisch gevuld met de bestelinformatie van de klant en kan snel worden gecontroleerd en direct naar de klant worden gestuurd in slechts een paar klikken zonder gebruik van extra software.
Nu kunnen klanten door hun voorraad bladeren, de beschikbaarheid controleren en een offerte aanvragen. Cathrin controleert de offerte die Booqable maakt en stuurt deze naar de klant. Zodra de klant de offerte heeft goedgekeurd, bevestigt Cathrin de reservering en stuurt ze een factuur en huurovereenkomst. Klanten kunnen vervolgens online betalen via een betalingsverzoek, dat ook automatisch wordt gegenereerd.
Booqable heeft niet alleen het bestelproces voor Cathrin en haar klanten gestroomlijnd, maar het heeft ook de resourceplanning en het voorraadbeheer eenvoudiger gemaakt. Ze heeft een compleet overzicht van welke apparatuur beschikbaar is met realtime voorraadinformatie en wat ze nodig heeft om zich voor te bereiden op komende bestellingen.
Meer reizigers helpen
Cathrin heeft uitstekende feedback van klanten ontvangen sinds ze Booqable in haar workflow heeft geïmplementeerd. Ze hebben LuckyBoxOWL geprezen voor de snelle en foutloze verwerking van hun bestellingen. Ze wil het bedrijf graag verder ontwikkelen en stabieler maken, zodat ze meer reizigers kan helpen te genieten van een comfortabelere vakantie-ervaring.
