LBO werd opgericht in Offenburg, Duitsland, nadat Ralf een opslagpand kocht en besloot er een verhuurbedrijf van te maken. Hij wilde betaalbare opslagruimte aanbieden in een regio waar weinig voordelige mogelijkheden waren.
Het bedrijf verhuurt opslagruimtes van 5 tot 18 m², met maandelijkse huurprijzen vanaf € 60. Klanten uit de omgeving waarderen de flexibele maandelijkse huurtermijnen, de gemakkelijke toegang op de begane grond en het gratis gebruik van transportkarren en heftrucks.
In het begin was het runnen van het bedrijf een uitdaging. Het beheren van boekingen via Excel en e-mail zorgde voor veel stress bij het kleine familieteam van ongeveer tien parttime medewerkers. Het was lastig om overzicht te houden over de beschikbare opslagruimtes, fouten te voorkomen en administratieve taken snel af te handelen.
Na de renovatie van een deel van het pand besloot de familie ook de administratie te moderniseren. Met de verhuursoftware van Booqable voor opslagruimtes kregen ze één systeem voor boekingen, contracten en voorraadbeheer. Zo konden ze zich richten op de verdere groei van hun verhuurbedrijf.
Hoe het bedrijf tegenwoordig werkt
LBO presenteert zijn opslagruimtes als ‘je eigen kelderruimte’. Klanten kunnen afsluitbare ruimtes huren, hebben tijdens openingstijden flexibel toegang en profiteren van een eenvoudig huurproces.
Klanten kunnen nu op twee manieren reserveren. Via de website van LBO zien ze op de geïntegreerde productkaarten van Booqable direct de actuele beschikbaarheid en prijzen. Zo kunnen ze meteen online een opslagruimte reserveren.
Daarnaast kunnen klanten telefonisch of per e-mail contact opnemen met het team. Medewerkers voeren de boeking dan namens hen in Booqable in. Zodra een bestelling is aangemaakt, kunnen ze de status wijzigen naar ‘Gereserveerd’. De betreffende opslagruimte wordt dan direct uit de beschikbaarheid gehaald, zodat dubbele boekingen worden voorkomen.
De bestelling verschijnt vervolgens in de planning op het dashboard en er wordt automatisch een huurcontract gegenereerd dat klaarstaat voor ondertekening. Zo worden zowel online als offline boekingen op één plek beheerd.
Met Booqable beschikt LBO over:
-
Een geïntegreerde boekingsmogelijkheid op de website met actuele beschikbaarheid en prijzen.
-
De mogelijkheid om opslagruimtes direct te reserveren, zodat ze niet meer beschikbaar zijn voor andere klanten.
-
Digitale huurcontracten die voor iedere verhuur automatisch worden aangemaakt en opgeslagen.
-
Minder handmatige controles en tijdrovende administratieve taken.
Wat voorheen een stressvol, handmatig proces was, is nu eenvoudig te beheren. Klanten kunnen zelf kiezen hoe ze reserveren en medewerkers besteden minder tijd aan papierwerk.
Bestellingen en voorraad overzichtelijk beheren
Voorraadbeheer was een van de grootste uitdagingen voor LBO voordat het bedrijf Booqable ging gebruiken. Het werken met Excel leidde tot fouten, vertragingen en onduidelijkheid over welke opslagruimtes beschikbaar waren.
Met het bestel- en voorraadbeheersysteem van Booqable wordt iedere verhuur in realtime bijgehouden. Medewerkers kunnen de actuele beschikbaarheid bekijken, reserveringen terugvinden in de productkalender en bestelstatussen rechtstreeks vanuit het dashboard beheren.
Ook het handmatig aanmaken van bestellingen is eenvoudig. Medewerkers kunnen vanuit een bestelling een nieuwe of bestaande klant toevoegen, huurdatums selecteren en direct zien welke opslagruimtes beschikbaar zijn.
Vanuit hetzelfde scherm kunnen ze betalingen in rekening brengen of registreren, aanvullende bestelinformatie toevoegen en gegevens aanpassen wanneer dat nodig is. Bestellingen doorlopen vervolgens verschillende statussen, van ‘Gereserveerd’ naar ‘Opgehaald’ en uiteindelijk ‘Geretourneerd’.
Dankzij de integratie met de website van LBO zien klanten en medewerkers altijd dezelfde actuele informatie. De productkaarten op de website tonen de afmetingen en prijzen van opslagruimtes, zodat klanten direct een ruimte kunnen kiezen en reserveren.
Klanten die liever bellen of mailen, kunnen nog steeds bij het team terecht. Medewerkers voeren hun boeking in Booqable in, zodat alle informatie gesynchroniseerd blijft.
Dit levert LBO het volgende op:
-
Nauwkeurig inzicht in de beschikbaarheid van alle opslagruimtes.
-
Aanzienlijk minder fouten door handmatig bijgehouden spreadsheets.
-
Een duidelijk overzicht van bevestigde en aankomende bestellingen.
-
Consistente informatie bij zowel online als offline boekingen.
Het resultaat is een betrouwbaar systeem waarmee vertragingen en fouten tot het verleden behoren. LBO kan nu met vertrouwen zijn klantenbestand uitbreiden, omdat iedere opslagruimte en bestelling nauwkeurig wordt beheerd.
Huurcontracten en ondertekeningen eenvoudig geregeld
Voordat LBO Booqable gebruikte, kostte het beheren van huurcontracten veel tijd. Het voorbereiden van documenten, verzamelen van handtekeningen en bewaren van overeenkomsten zorgde voor extra werk voor het kleine familieteam.
Met Booqable worden huurcontracten automatisch gegenereerd voor iedere bestelling. Deze bevatten de huurvoorwaarden, het logo en de betaalinstructies voor bankoverschrijvingen van LBO.
Klanten ontvangen hun contract per e-mail, maar kunnen ook ter plaatse digitaal ondertekenen op het apparaat van een medewerker. Hierdoor kunnen boekingen direct worden bevestigd wanneer klanten langskomen.
Alle overeenkomsten worden veilig opgeslagen in de database van Booqable, zodat documenten niet meer zoekraken.
Voor LBO betekent dit:
-
Automatisch professionele huurcontracten genereren voor iedere boeking.
-
E-mailsjablonen waarmee overeenkomsten snel naar klanten worden verstuurd.
-
Documenten digitaal ondertekenen via een computer of de mobiele app van Booqable.
-
Een veilige database waarin alle contracten worden opgeslagen.
Deze verandering heeft vertragingen weggenomen en onnodig heen-en-weer mailen verminderd. Huurcontracten worden nu binnen enkele minuten afgerond in plaats van dagen. Dat sluit goed aan bij de reputatie van LBO als flexibel en toegankelijk verhuurbedrijf.
Een familiebedrijf in opslagruimteverhuur laten groeien
Het verhaal van LBO laat zien hoe een klein familiebedrijf in opslagruimteverhuur met de juiste software kan groeien. Wat begon met spreadsheets en e-mails, is uitgegroeid tot een modern boekingsproces waarin online reserveringen, voorraadbeheer en digitale huurcontracten samenkomen.
Dankzij de verhuursoftware van Booqable voor opslagruimtes heeft LBO minder fouten, minder administratief werk en meer boekingen.
Ook klanten profiteren hiervan. Ze kunnen zelf online reserveren of rechtstreeks contact opnemen met het team, terwijl ze altijd kunnen rekenen op betrouwbare service tegen betaalbare prijzen.
