Ray Brooks is de eigenaar van Dakota Moves, een verhuurbedrijf voor verhuisbakken in North Dakota. Als voormalig militair bij de Amerikaanse luchtmacht is Ray vaker verhuisd dan hij kan tellen. Het vervelendste vond hij altijd het zoeken naar kartonnen dozen en het gedoe met verpakkingstape. Bovendien werden verhuisdozen steeds moeilijker te vinden.
Daarom besloot Ray herbruikbare verhuisbakken te verhuren. Dakota Moves verhuurt stevige, professionele verhuisbakken met vaste deksels, vergelijkbaar met de bakken die supermarkten gebruiken voor hun bevoorrading. Bij iedere bestelling worden kabelbinders en labels meegeleverd. Het team bezorgt en haalt de bakken op bij de voordeur op de begane grond. Als bedrijf van een veteraan biedt Dakota Moves ook militaire korting.
De klanten variëren van mensen die een klein appartement verlaten tot gezinnen die een compleet huis inpakken. Een groot deel van de verhuisbakken wordt ook verhuurd aan zakelijke klanten die hun kantoor verbouwen of verhuizen.
Klanten regelen hun volledige boeking online via een website die Dakota Moves heeft gemaakt met de websitebouwer van Booqable. Booqable is de eerste verhuursoftware die het bedrijf gebruikt en ondersteunt ook de dagelijkse bedrijfsvoering. Automatische e-mails en ordermeldingen nemen veel werk uit handen. Nu het aantal boekingen voor verhuisbakken onlangs met 300% is gestegen, is dat belangrijker dan ooit.
Klanten op de hoogte houden met automatische e-mails
Dakota Moves heeft geen fysieke winkel of receptie. Alle verhuisbakken worden online geboekt en het team van drie medewerkers is meestal onderweg om bakken te bezorgen, op te halen of schoon te maken. Ray vindt goede communicatie met klanten belangrijk. Maar voor iedere boeking handmatig een bevestiging schrijven zou te veel tijd kosten.
Wanneer een klant nu een bestelling plaatst via de verhuurwebsite van Dakota Moves, verstuurt Booqable automatisch een e-mail. Deze wordt samengesteld op basis van een aanpasbaar sjabloon dat Dakota Moves in Booqable kan bewerken. De bestel- en klantgegevens worden automatisch ingevuld.
“We zijn erg blij met de functies van Booqable, zoals de automatische berichten en meldingen waarmee we met onze klanten kunnen communiceren”, vertelt Ray.
-
Klanten ontvangen direct na het boeken een bevestiging van hun gehuurde verhuisbakken.
-
Bestel- en klantgegevens zijn altijd correct, zonder handmatig kopiëren en plakken.
-
Het team besteedt meer tijd aan bezorgen en ophalen in plaats van e-mails schrijven.
Klanten weten precies wat ze hebben geboekt en wanneer hun verhuisbakken worden bezorgd. Tegelijkertijd kan het team meer boekingen verwerken zonder dat de administratieve werkzaamheden toenemen.
Verhuurboekingen bijhouden met ordermeldingen
Alle medewerkers zijn op meerdere taken ingewerkt en vaak onderweg. Er zit dus niemand achter een computer op nieuwe bestellingen te wachten. Toen het aantal boekingen toenam, had het team een manier nodig om overal op de hoogte te blijven van nieuwe verhuurboekingen.
De mobiele app van Booqable stuurt bij iedere nieuwe boeking een ordermelding. Het team kan ook pushmeldingen inschakelen, zodat nieuwe bestellingen direct op hun telefoon verschijnen. Daarnaast kunnen medewerkers leveringen en ophaalmomenten in de app afvinken.
Ray is minstens zo tevreden over het voorraadbeheer. “We zullen onze verhuisbakken nooit dubbel boeken, omdat Booqable ons helpt onze voorraad te beheren”, vertelt hij.
-
Nieuwe boekingen voor verhuisbakken verschijnen direct op de telefoons van het team.
-
Leveringen en ophaalmomenten worden ter plekke afgevinkt in de app.
-
De voorraad blijft actueel, zodat verhuisbakken nooit dubbel worden geboekt.
Iedere beschikbare medewerker kan een nieuwe bestelling bekijken en vanaf elke locatie de volgende levering plannen. Zo krijgen klanten sneller antwoord en blijft het overzicht behouden terwijl het aantal boekingen groeit.
De toekomst van Dakota Moves
Dakota Moves gebruikt Booqable vanaf de eerste dag. “We gebruiken Booqable al vanaf het begin en zijn tot nu toe erg tevreden”, vertelt Ray. “Alle functies die we gebruiken, hebben een groot verschil gemaakt.”
Nu het aantal boekingen met 300% is gestegen, maakt Booqable het beheer volgens Ray “absoluut een stuk eenvoudiger”. De volgende stap is het uitbreiden van de verhuur aan zakelijke klanten en het aanbieden van de dienst in kleinere plaatsen in de regio.
Wat begon als de frustratie van een veteraan over kartonnen verhuisdozen, is uitgegroeid tot een verhuurbedrijf voor verhuisbakken dat volledig online werkt. Automatische e-mails houden klanten op de hoogte, ordermeldingen geven het team overzicht over iedere boeking en dankzij voorraadbeheer is altijd duidelijk waar de verhuisbakken zijn.
