Falsett is een verhuurbedrijf van filmapparatuur in het centrum van Stockholm, Zweden. Vincent Larsson, die het bedrijf zes jaar geleden oprichtte, werkte als producent en cinematograaf voordat hij een verhuurafdeling begon. Hij had al camera’s gekocht voor individuele projecten, maar winst maken door overtollige apparatuur te verhuren leek hem geen gemakkelijke opgave. Nu gebruikt Falsett Booqable om de filmgemeenschap in Stockholm te voorzien van high-end verhuurapparatuur van merken als ARRI, RED, Lomo en Zeiss.
In het begin was het runnen van de afdeling eenvoudig. Het team gebruikte een combinatie van Excel-sheets om de voorraad te beheren, met tabbladen voor het plannen van apparatuur en het bijhouden van informatie over klanten. Gelukkig duurde het niet lang voordat het bedrijfsconcept succesvol bleek. Maar met dit succes nam ook de complexiteit toe. Naarmate Falsett populairder werd en hun inventaris evolueerde, werd het overzicht van de apparatuur waziger. Het aantal planningsconflicten nam toe en het team was te veel tijd kwijt met het zoeken naar de juiste informatie. Om aan de aanhoudende vraag te kunnen blijven voldoen, hadden ze een degelijk systeem nodig om de groeiende werklast aan te kunnen.
Toen ontdekten ze Booqable. De functies voor inventarisbeheer, waarmee het team elk stuk materiaal kan opvolgen, vormen de kern van het verhuurbeheer van het bedrijf. Ze gebruiken Booqable vooral om materiaal in te plannen, ervoor te zorgen dat niets dubbel geboekt wordt, en de bestelgeschiedenis en prestaties van hun producten te controleren. Met de kalender kan Falsett ook zien welke artikelen beschikbaar zijn voor specifieke datumbereiken, zodat ze sneller kunnen reageren op vragen van klanten. Met spreadsheets zou dit alles een tijdrovend proces zijn geweest.
Het mooie van Booqable is transparantie. Iedereen kan zien wat er op stapel staat en de status van apparatuur is veel zichtbaarder.
Klanten kunnen via de bedrijfswebsite vragen stellen over het huren van apparatuur. Falsett had al een bestaande Squarespace website waarop hun catalogus stond, wat een perfect startpunt was. Om de items te koppelen aan hun inventaris in Booqable, genereerden ze embed codes om add-to-cart knoppen weer te geven op elk van de productpagina’s, samen met de Booqable winkelwagen en gehoste checkout. Met Booqable hebben ze nu een grotendeels geautomatiseerde manier om bestellingen te accepteren en relevante informatie van klanten te verzamelen bij het afrekenen.
Omdat Falsett prijzen op maat aanbiedt voor meerdaagse verhuur, en omdat ze waarde hechten aan persoonlijke interactie met elke klant, geven ze er de voorkeur aan om bestellingen te accepteren zonder online betalingen te vereisen. Als er een nieuwe aanvraag binnenkomt, wordt de inhoud bekeken en genereert het team een offerte voor die bestelling. Zodra zij een definitieve bevestiging hebben ontvangen, gaan zij verder door een factuur op te stellen en de klant te informeren. Ten slotte behoudt het team zich het materiaal voor om dubbele boekingen zo goed als onmogelijk te maken.
Naast het verbeteren van de efficiëntie voor online aanvragen, hielp Booqable Falsett ook de problemen op te lossen waarmee ze werden geconfronteerd toen hun voorraad begon te groeien. Ze hebben een aantal van hun grootste uitdagingen overwonnen, zoals het bijhouden wie een bepaald apparaat heeft gehuurd, het controleren van de beschikbaarheid en het factureren van hun klanten. Het resultaat is dat Falsett haar bedrijf kan blijven uitbreiden zonder beperkt te worden door de tools die ze gebruiken om het werk gedaan te krijgen.
