Kerken vormen het hart van veel gemeenschappen, met honderden vrijwilligers die het hele jaar door helpen bij verschillende evenementen. Het Bisdom van Norwich bijvoorbeeld ondersteunt veel lokale kerken en evenementen in hun gebied. Ze hebben meer dan 1.800 middelen die ze met hen delen en hebben Booqable gekozen om hen te helpen bij het beheren van de apparatuur en het creëren van een online portal voor leden om boekingen te maken.
Bisdom Norwich
Al vele jaren ondersteunt het Bisdom van Norwich kerken in Norfolk, Engeland, met hun bronnencentrum. Het wordt bemand door vrijwilligers van kerken, kerkelijke scholen en non-profitorganisaties die helpen met het dagelijkse reilen en zeilen van de kerk tijdens de drie dagen dat het open is per week.
Lokale kerken, scholen en organisaties kunnen zich aanmelden om het centrum te gebruiken voor een eenmalig bedrag, waarmee ze toegang krijgen tot hun online boekingsportaal. Leden kunnen het hele jaar door meer dan 1.800 items in hun systeem boeken voor hun evenementen. Dit zelfbedieningsaspect is erg belangrijk geworden naarmate hun inventaris van items is gegroeid.
Het centrum leent een breed scala aan items uit aan kerken en scholen, waaronder tuinhuisjes, buitenspeeltoestellen, jeugdmateriaal, zachte speeltoestellen voor kleutergroepen en boeken. Daarnaast bieden ze een verscheidenheid aan andere middelen ter ondersteuning van gebedsruimtes, RE en missionaire activiteiten.
Weten wat er beschikbaar is met barcodes
Aanvankelijk namen ze telefonisch boekingen aan, maar toen hun inventaris groeide, werd al snel duidelijk dat ze een systeem nodig hadden om de beschikbaarheid te beheren. Ze hadden hulp nodig om bij te houden wat er geboekt was en wat er teruggebracht was. Dus gingen ze op zoek naar verhuursoftware om deze doelen te bereiken en het proces te automatiseren. Na veel opties geprobeerd te hebben, besloten ze dat Booqable de beste ervaring bood.
Sinds ze de software gebruiken, hebben ze een online portal gecreëerd waar leden items kunnen zoeken en bekijken, de beschikbaarheid kunnen zien en kunnen boeken. De backend wordt automatisch bijgewerkt zodat iedereen weet wat er beschikbaar is en dubbele boekingen worden voorkomen. Dit heeft veel tijd bespaard en 90% van de telefonische aanvragen geschrapt.
Daarnaast hebben ze de kalender- en rapportagefuncties gebruikt om te bepalen welke voorraad intensief wordt gebruikt en waar nodig extra items aan te schaffen. Intussen heeft het uitgebreide gebruik van barcodes en de mobiele app de processen voor het uitchecken en retourneren van artikelen drastisch gestroomlijnd. Dit heeft productverlies verminderd en de efficiëntie verhoogd.
Groeiende bronnen
Nu hun middelenbeheer onder controle is, zijn ze van plan om meer middelen aan hun collectie toe te voegen. Ze willen graag de verhalen delen over hoe ze gebruikt worden, zodat mensen hun uitstekende werk kunnen zien. Daarnaast verwachten ze het gebruik van hun twee satellietcentra te vergroten en een reeks tentoonstellings- en cateringbenodigdheden te leveren aan kerken die gemeenschapsevenementen organiseren.
