Roger begon zijn carrière achter de camera. Met zijn fotografiebedrijf Routscher Photography legt hij zich toe op bruiloften, waarbij hij echte emoties en de kleine momenten vastlegt die een evenement onvergetelijk maken. Na verloop van tijd merkte hij dat bruidsparen en organisatoren steeds vaker vroegen om iets interactiefs als aanvulling op de foto’s. Zo ontstond het idee om fotohokjes te gaan verhuren.
Wat begon als een aanvullende dienst, groeide uit tot een zelfstandig merk. Inmiddels runt Roger Fotobox Mittelland, waar hij zowel een modern fotohokje in studiostijl als een handgemaakt, vintage houten fotohokje verhuurt. Daarnaast biedt hij achtergronden, fotoaccessoires en apparatuur om foto’s direct af te drukken. Zijn klanten zijn voornamelijk bruidsparen, bedrijven die zakelijke evenementen organiseren en particulieren die verjaardagen en andere feesten vieren.
Naarmate zijn bedrijf groeide, kreeg Roger steeds meer boekingsaanvragen via e-mail die hij handmatig moest verwerken. Daarom koos hij Booqable als verhuursoftware en koppelde hij het platform rechtstreeks aan zijn bestaande website.
Van websitebezoekers naar betalende klanten
Voordat Roger Booqable gebruikte, begon iedere boeking met een e-mail of contactformulier. Hij controleerde zelf de beschikbaarheid, stelde offertes op en bevestigde iedere reservering afzonderlijk. Toen zijn bedrijf nog klein was, werkte dat prima. Maar naarmate de vraag toenam, kostte het steeds meer tijd en werd het lastiger om het overzicht te bewaren. Het risico op dubbele boekingen en gemiste details nam toe.
Nu kunnen klanten op Rogers website met productkaarten, een datumkiezer en collecties zelf hun bestelling voor een evenement samenstellen en direct vooraf betalen in de webshop. Vervolgens kan Roger vanuit de backoffice van Booqable automatisch een ingevulde offerte genereren op basis van de bestelling en deze direct versturen met een e-mailsjabloon.
Tijdens dit proces kan hij zelf bepalen wanneer een boeking wordt bevestigd en de producten de status ‘gereserveerd’ krijgen om dubbele boekingen te voorkomen. Dit levert verschillende voordelen op:
-
Klanten zien direct welke producten beschikbaar zijn, waardoor er minder heen-en-weer gemaild hoeft te worden.
-
Roger ontvangt de betaling bij het boeken en hoeft niet achteraf achter betalingen aan.
-
De beschikbaarheid blijft actueel, waardoor de kans op dubbele boekingen afneemt.
Roger vat het eenvoudig samen: “Klanten kunnen de mogelijkheden bekijken en gestructureerde aanvragen indienen. Dat bespaart tijd en maakt de communicatie een stuk efficiënter.”
Voor een eenmanszaak die tegelijkertijd bruiloften en bedrijfsevenementen verzorgt, maakt deze overstap een groot verschil. In plaats van losse e-mails heeft Roger nu een webshop waarin klanten zelf hun bestelling samenstellen en vooraf betalen. Daardoor worden minder details over het hoofd gezien en houdt hij meer tijd over voor de evenementen zelf.
Betalingen ontvangen zonder heen-en-weer mailen
Het opvolgen van betalingen kostte Roger voorheen veel administratieve tijd, vooral bij bruidsparen die maanden van tevoren boekten. Na een aanvraag moest hij steeds nog de betaling regelen en de boeking definitief vastleggen.
Met Booqable is die extra stap verdwenen. Klanten betalen vooraf via de geïntegreerde checkout van de webshop, die gebruikmaakt van Stripe. Zo worden de boeking en betaling in één keer afgehandeld. Zodra een klant betaalt, krijgen de producten automatisch de status ‘gereserveerd’. Roger hoeft dit niet meer handmatig bij te houden.
Volgens Roger “verloopt het boekingsproces hierdoor veel soepeler voor klanten en heb ik zelf minder administratief werk, omdat betalingen snel en betrouwbaar worden verwerkt.”
Vooral bij evenementenverhuur is dat een voordeel. Klanten moeten vaak met meerdere leveranciers tegelijk afspraken maken. Wanneer ze in één stap kunnen boeken en betalen, in plaats van op een apart betaalverzoek te wachten, verloopt het hele proces ook voor hen overzichtelijker.
Dit levert Roger het volgende op:
-
Sneller bevestigde boekingen: klanten kunnen direct van het bekijken van producten naar een bevestigde boeking, zonder dat betalingen apart geregeld hoeven te worden.
-
Minder fouten: de reserveringsstatus wordt bijgewerkt zodra de betaling binnenkomt.
-
Een professionelere uitstraling: klanten die een fotohokje huren voor een bruiloft of bedrijfsevenement ervaren een soepel en betrouwbaar boekingsproces.
Hierdoor besteedt Roger minder tijd aan het opvolgen van betalingen en meer tijd aan de voorbereiding van evenementen. Dat is vooral belangrijk wanneer bruiloften en zakelijke boekingen kort op elkaar volgen.
Een betrouwbaar merk opbouwen
Roger vat de verandering sinds zijn overstap naar Booqable als volgt samen: “Booqable heeft me geholpen om meer structuur en overzicht aan te brengen in mijn hele verhuurproces.”
Wat voorheen een handmatig proces was dat grotendeels via e-mail verliep, is nu één gestroomlijnd geheel: van het bekijken van producten in de webshop tot de vooruitbetaling en de definitieve reservering.
Fotobox Mittelland is ontstaan vanuit Rogers oog voor detail als fotograaf. Dankzij die nieuwe structuur kan hij zich weer richten op wat hij vanaf het begin wilde doen: professionele foto-ervaringen creëren, van het moment van boeken tot het evenement zelf.
