BLNK Studios werd in 2018 opgericht door Seth Charles en zijn twee medeoprichters. Het is een fotostudio in een kleine plaats die wordt gerund door drie fotografen. Onder het motto ‘voor fotografen, door fotografen’ verhuren ze zowel studioruimte als fotoapparatuur aan lokale creatievelingen, studenten en hobbyfotografen.
“Onze studio ligt in een kleine plaats en veel van onze klanten zijn lokale fotografen of studenten die geïnteresseerd zijn in fotografie, maar zelf niet duizenden dollars in apparatuur kunnen investeren”, legt Seth uit. Wat begon als een gedeelde studio waar lokale fotografen konden samenwerken, is uitgegroeid tot een belangrijke creatieve ontmoetingsplek voor de gemeenschap.
Voordat het team Booqable ging gebruiken, was het handmatig beheren van reserveringen en apparatuur een flinke uitdaging. Ze werkten met een “gratis platform dat ontzettend traag was” en “geen goed voorraadbeheer of eenvoudig beheer” bood. Daardoor kostten dagelijkse werkzaamheden veel tijd.
Tegenwoordig komen aanvragen binnen via het contactformulier op de website van BLNK Studios. Het team gebruikt Booqable om deze aanvragen om te zetten in bevestigde boekingen. Ze reserveren studiosessies en apparatuur rechtstreeks in Booqable en beheren bestellingen via de mobiele app van Booqable. Zo houden ze overal overzicht en kunnen ze snel reageren. De overstap naar Booqable geeft hen de flexibiliteit en zekerheid om hun bedrijf soepel te runnen, ook nu de vraag blijft groeien.
Creativiteit in de lokale gemeenschap stimuleren
Toen BLNK Studios begon met het verhuren van apparatuur, kon hun oude systeem het al snel niet meer bijbenen. “We gebruikten een gratis platform dat ontzettend traag was”, herinnert Seth zich. Voor het telefonisch aannemen van reserveringen, bijhouden van apparatuur en beheren van studiosessies moesten ze voortdurend tussen verschillende tools schakelen en veel gegevens handmatig onthouden. “Voorraadbeheer, eenvoudig telefonisch verhuurboekingen aannemen en één samenhangend systeem” waren hun grootste uitdagingen.
Sinds de overstap naar Booqable heeft het team “één centrale plek voor alles wat met apparatuur te maken heeft”. In plaats van boekingen via verschillende platforms te beheren, handelen ze iedere aanvraag van begin tot eind af in één systeem. Zodra een aanvraag binnenkomt, maken ze de boeking rechtstreeks in Booqable aan. Zo zorgen ze ervoor dat de juiste apparatuur en studiotijd worden gereserveerd. Hierdoor hebben ze volledig inzicht in wat al gereserveerd is en wat nog beschikbaar is. Dat bespaart tijd en voorkomt verwarring.
Hun boekingsproces verloopt nu sneller en betrouwbaarder. Het team hoeft niet langer handmatig de beschikbaarheid te controleren en klanten krijgen snel een duidelijk en correct antwoord op hun aanvraag. Het resultaat: meer tijd om met fotografen samen te werken en minder tijd kwijt aan administratieve rompslomp.
Tijd besparen met betere boekingstools
Voordat BLNK Studios Booqable gebruikte, was het lastig om te zien welke camera’s, lenzen of verlichtingssets beschikbaar waren. Dat leidde soms tot verwarring of dubbele boekingen. Seth legt uit: “Omdat een deel van onze apparatuur intern wordt ‘verhuurd’ voor studiosessies, kunnen we met Booqable snel bijhouden waar elk artikel zich bevindt en wanneer het terug moet zijn.”
Met de software voor voorraadbeheer van Booqable kan het team aanvragen eenvoudig omzetten in boekingen via de pagina voor het handmatig aanmaken van bestellingen. Daarbij worden zowel de studio als de aangevraagde apparatuur automatisch gereserveerd. Alles wordt op één plek bijgehouden, zodat elk artikel aan de juiste boeking is gekoppeld en reserveringen elkaar niet overlappen.
Het systeem maakt het ook mogelijk om fotoapparatuur gedetailleerd bij te houden, bijvoorbeeld op basis van formaat, model of andere varianten. Het team kan artikelen afzonderlijk of in bulk beheren. Dat is vooral handig bij verschillende soorten lenzen en verlichtingssets. Dit levert de volgende voordelen op:
-
Beschikbaarheid in realtime bijhouden
-
Verwarring verminderen en overboekingen voorkomen
-
Toekomstige verhuur met vertrouwen plannen
-
Het kleine team georganiseerd en efficiënt laten werken
“Hoewel we momenteel nog heel klein zijn, willen we verder groeien en hebben we nu de tools om dat mogelijk te maken”, zegt Seth. Doordat alle voorraadgegevens in één oogopslag zichtbaar zijn, heeft het team volledige controle over de voorraad. Hun grootste uitdagingen op het gebied van organisatie en materiaalregistratie zijn daarmee vervangen door één overzichtelijk en betrouwbaar systeem.
Verhuur overal beheren met de mobiele app
Naarmate het bedrijf groeide, werd het steeds belangrijker om verhuur ook buiten de studio te kunnen beheren. “Ik gebruik de app om onderweg de beschikbaarheid van apparatuur te controleren en boekingen te beheren”, vertelt Seth over de mobiele app van Booqable. Voorheen moesten ze achter hun computer zitten om wijzigingen door te voeren, wat de communicatie en besluitvorming vertraagde.
Met de app heeft BLNK Studios direct toegang tot de benodigde tools, ook tijdens fotoshoots of afspraken met klanten. De app helpt hen om:
-
De beschikbaarheid van alle apparatuur in realtime te controleren
-
Overal boekingen aan te maken
-
De verhuurstatus bij het ophalen en retourneren bij te werken
-
Als klein team op één lijn te blijven zonder aan een bureau gebonden te zijn
Seth en zijn team kunnen hun studio nu soepel laten draaien, waar ze ook zijn. In de praktijk betekent dit dat ze sneller op klanten kunnen reageren, hun voorraad zonder vertraging kunnen beheren en hun studio in een kleine plaats net zo efficiënt kunnen runnen als een studio in een grote stad.
Verder groeien met Booqable
BLNK Studios is uitgegroeid van een lokaal passieproject tot een vertrouwde creatieve ontmoetingsplek. Booqable speelt een belangrijke rol in die groei. Seth vat het treffend samen: “Booqable heeft ons de tools gegeven om ons bedrijf verder te laten groeien.” Dankzij betrouwbare materiaalregistratie, flexibel boekingsbeheer en een krachtige mobiele app kan BLNK Studios blijven uitbreiden zonder de band met de lokale gemeenschap te verliezen.
Zoals Seth zelf zegt: “We zijn blij met Booqable!” Het verhaal van BLNK Studios laat zien hoe de juiste software voor studioverhuur en een goede verhuurwebsite kleine creatieve teams kunnen helpen om een duurzaam bedrijf op te bouwen.
