Ben en Kir, het echtpaar achter AP Golf Carts in Asbury Park, New Jersey, waren helemaal niet van plan om een verhuurbedrijf te beginnen. Het idee ontstond tijdens een vakantie. “We waren op vakantie in Mexico en huurden een golfkar. Dat beviel ons geweldig!” vertellen ze.
Toen ze zagen dat golfkarren steeds populairder werden in nabijgelegen badplaatsen, besloten ze het concept naar hun eigen omgeving te halen. Als eerste en enige golfkarverhuurder in de regio bieden ze nu golfkarren aan waarmee toeristen legaal de openbare weg op mogen langs de Jersey Shore.
Hun klanten zijn voornamelijk vakantiegangers die op een leuke en eenvoudige manier de omgeving willen verkennen. Voordat ze begonnen, hadden ze nog geen systeem om hun verhuur te beheren. “Nee, we zijn gewoon het bedrijf gestart”, vertelt Ben. Vanaf het begin wisten ze dat ze een oplossing nodig hadden om boekingen, betalingen en contracten zonder gedoe te regelen.
Booqable bood precies wat ze zochten. Met de WordPress-plugin van Booqable konden ze bovendien verhuurfunctionaliteit toevoegen aan hun bestaande website en alles, van reserveringen tot leveringen, op één plek beheren.
Hun eerste stappen in de verhuur
AP Golf Carts zette met de websitebouwer van Booqable een verhuurwebsite voor golfkarren op, zodat klanten direct online konden boeken. Hun eerste online boeking was een bijzonder moment. “Mijn vrouw kreeg een melding op haar telefoon en we waren allebei ontzettend blij. We hebben het gevierd met een glas champagne.”
Voor een klein team van twee personen kan het bijhouden van bestellingen en voorraad al snel veel werk worden. Met Booqable bleef het overzichtelijk. Doordat ze de beschikbaarheid en klantgegevens in één systeem kunnen bekijken, werd het beheren van verhuur een stuk eenvoudiger. “Booqable helpt ons met alles rondom boekingen. Het houdt onze betalingen, borgsommen en boekingen bij”, vertellen ze.
Doordat ze hun golfkarren, bezorgplanning en klantcommunicatie vanuit één dashboard kunnen beheren, houden ze meer tijd over voor hun klanten en hoeven ze zich minder bezig te houden met administratie.
Betalingen en borgsommen moeiteloos beheren
Ben en Kir zochten een manier om borgsommen, terugbetalingen en betalingen snel af te handelen, zonder voor iedere bestelling handmatig bedragen te berekenen. De online betalingen en borgsommen van Booqable, geïntegreerd met Stripe, boden de oplossing. Betalingen worden automatisch verwerkt via hun boekingspagina en borgsommen kunnen met een paar klikken worden berekend en terugbetaald.
Zo werkt het: wanneer een klant online boekt, berekent het systeem direct de vereiste borgsom, verwerkt het de betaling en koppelt het alles aan de bestelling. Zodra de huurperiode is afgelopen, wordt de borg terugbetaald zonder dat ze bedragen handmatig hoeven bij te houden of te berekenen.
Dit heeft drie belangrijke voordelen opgeleverd:
-
Minder fouten bij betalingen en terugbetalingen
-
Minder tijd kwijt aan het opvolgen van ontbrekende borgbetalingen
-
Snellere afhandeling tussen boekingen
Door betalingen en borgsommen te automatiseren, hebben ze een van de grootste administratieve uitdagingen van verhuur weggenomen. Iedere transactie verloopt nu overzichtelijk en veilig. Dat geeft rust en bespaart hen iedere week uren werk.
Huurcontracten ondertekenen via de mobiele app
Toen AP Golf Carts begon met het bezorgen van golfkarren, wilden Ben en Kir huurcontracten eenvoudig ter plaatse kunnen afhandelen. Daarom gingen ze digitale handtekeningen gebruiken via de mobiele app. “We gebruiken de mobiele app om huurcontracten bij levering te laten ondertekenen en om onze voorraad uit te geven en weer in te nemen”, legt Ben uit.
Zo werkt het: voor iedere bestelling wordt automatisch een contract aangemaakt in de app. Vanuit de bestelling kunnen ze het document openen, op ‘Ondertekenen’ tikken en de telefoon of tablet aan de klant geven om het contract te ondertekenen. Printen of scannen is niet nodig.
Het ondertekenen van huurcontracten via de mobiele app heeft hen geholpen om:
-
Te zorgen dat iedere bestelling rechtsgeldig is ondertekend voordat de golfkar wordt overgedragen
-
Alle documenten digitaal bij de boeking op te slaan
-
Het uitgeven en innemen van golfkarren op locatie te versnellen
Iedere levering verloopt nu soepel en efficiënt. Klanten ondertekenen het contract ter plaatse en Ben en Kir weten dat iedere overeenkomst veilig in hun systeem is opgeslagen. Wat voorheen een omslachtig proces met veel papierwerk had kunnen zijn, is nu een snel onderdeel van de overdracht.
Een eenvoudig systeem dat met hen meegroeit
Van hun eerste online boeking tot het onderweg beheren van contracten en betalingen: AP Golf Carts heeft zijn bedrijfsvoering ingericht rondom de alles-in-één verhuursoftware van Booqable. Door software voor golfkarverhuur te koppelen aan hun verhuurwebsite, hebben ze een professionele werkwijze opgezet die perfect past bij hun kleine familiebedrijf.
“Alleen maar positief!” Zo vat Ben de reacties van klanten samen sinds ze Booqable gebruiken. Terwijl ze plannen maken om hun wagenpark uit te breiden en samen te werken met lokale bedrijven, blijft Booqable hun groei ondersteunen. Met iedere verhuur, iedere handtekening en iedere tevreden vakantieganger.
