Redenen om voor Booqable te kiezen
Bundels: Creëerde aangepaste bundels voor studioverhuur, zodat opnameruimtes alleen konden worden geboekt als essentieel personeel en apparatuur beschikbaar waren.
WordPress integratie: Booqable-componenten ingebed in hun WordPress-website, waardoor een gestructureerde boekingservaring wordt gecreëerd met stapsgewijze add-ons en diensten.
Voorraadbeheer: Geautomatiseerde voorraadregistratie en realtime beschikbaarheidsupdates voorkwamen planningsconflicten en zorgden ervoor dat alle benodigde componenten beschikbaar waren voor boekingen.
Het beheren van een podcast en opnamestudio vereist meer dan alleen het boeken van tijdslots. Het gaat ook om het coördineren van personeel, apparatuur en aangepaste servicepakketten die zijn afgestemd op de behoeften van elke klant. James, de eigenaar van Wreck’d Productionszorgde de vorige verhuursoftware voor veel uitdagingen bij het mogelijk maken van een soepele boekingservaring. Hij was niet in staat om een eenvoudig proces te presenteren voor het aanbieden van uitbreidingen, eenvoudige bestelupgrades mogelijk te maken voor geluids- of cinematografieservices en de juiste verwachtingen te scheppen voor hun klanten. Het doel van de studio was duidelijk: ze hadden een intuïtief, visueel rijk en gebruiksvriendelijk systeem nodig waarmee klanten moeiteloos een opnamesessie voor muziek of podcasts konden boeken. Na uitgebreid onderzoek vond James de perfecte oplossing in Booqable.
Booqable aanpassen voor studiohuur
In tegenstelling tot traditionele verhuurbedrijven had Wreck’d Productions een boekingssysteem nodig dat zowel fysieke ruimtes als essentieel personeel, zoals geluidstechnici en technisch directeuren, aankon. Dankzij de flexibiliteit van Booqable paste James het platform aan door opnamestudio’s in te richten als Booqable-producten en bundels te gebruiken om de personeelsbehoeften te integreren. Deze oplossing voorkwam roosterconflicten en zorgde tegelijkertijd voor een efficiënt gebruik van middelen.
“Booqable gaf ons de flexibiliteit die we nodig hadden om zowel onze studioruimtes als onze essentiële medewerkers naadloos te beheren”, legt James uit. “Met de software konden we studio’s en personeel instellen als huurproducten en ze samen bundelen zodat het ene niet zonder het andere werd geboekt.”
Daarnaast zorgt de mogelijkheid om Booqable met Zapier te verbinden met externe platforms ervoor dat de beschikbaarheid van studio’s nauwkeurig wordt weergegeven voor hun hele team en de verschillende verhuurplatforms waarop ze staan vermeld.
“We gebruiken Zapier om te communiceren met onze Google Agenda, die op zijn beurt de listings bijwerkt op andere verhuurplatforms waar we boekingen aannemen,” legt James uit. “Dit betekent dat we onze ruimtes nooit dubbel boeken en dat we de andere platforms niet handmatig hoeven bij te werken.”
De kracht van bundels bij het beheren van studiobeschikbaarheid
Een van de grootste uitdagingen bij het beheren van een opnameruimte is ervoor zorgen dat alle benodigde componenten - zoals personeel en apparatuur - beschikbaar zijn op het moment van boeken. Met de bundelfunctie van Booqable kon Wreck’d Productions zijn systeem zo structureren dat een opnameruimte alleen kon worden gereserveerd als er ook een geluidsregisseur of technische apparatuur beschikbaar was.
“In Booqable kon ik een accessoire zoals een microfoon toewijzen als vereist inventarisitem voor zowel de podcast als de muziekopnamestudio”, vertelt James. “Op deze manier, als een klant een sessie boekt in een studio, wordt diezelfde medewerker automatisch geblokkeerd voor het inplannen van een andere boeking op hetzelfde moment. Dit gaf ons de garantie dat de studio’s niet op hetzelfde moment geboekt zouden worden en een geluidsbelemmering zouden veroorzaken voor de andere.”
Betere boekingsworkflows creëren op WordPress
Een van de nuttigste verbeteringen kwam van de embeddable componenten van Booqable, waarmee Wreck’d Productions een gestructureerde, stapsgewijze boekingservaring kon creëren op hun WordPress website. Klanten kunnen nu hun belangrijkste huuroptie selecteren - of dat nu de Black Box studio of de podcast opnameruimte is - voordat ze door de relevante add-ons worden geleid.
“De huidige generatie consumenten wil niet te veel nadenken, ze willen gewoon klikken, boeken en gaan,” merkte James op. “Met ons oude systeem moesten onze klanten handmatig upgrades selecteren via dropdown-menu’s en ze wisten niet altijd wat ze nodig hadden. Met Booqable kan ik de diensten en uitbreidingen aanbieden met behulp van de ingesloten productkaarten met afbeeldingen, waardoor het voor klanten veel gemakkelijker is om de verschillende opties te zien.”
In plaats van door op tekst gebaseerde selecties te moeten zoeken, kunnen klanten nu eenvoudig aanvullende diensten selecteren, zoals cinematografie, montage of extra apparatuur - en dat alles op een manier die intuïtief en aantrekkelijk aanvoelt.
De impact van een aanpasbaar boekingssysteem
Sinds Wreck’d Productions Booqable heeft geïmplementeerd, is de efficiëntie van het boekingsproces merkbaar verbeterd. Hoewel enkele unieke industriespecifieke uitdagingen creatieve oplossingen vereisten, ontdekte James dat Booqable’s gebruiksvriendelijke interface en flexibele structuur het mogelijk maakten om een systeem op maat van zijn behoeften te bouwen.
“Het is echt geweldige software. Ik vind het geweldig hoe visueel rijk het is, hoe makkelijk het was om te integreren met WordPress en hoe het onze workflow zoveel soepeler maakt,” zei hij. Met een verbeterd systeem kan Wreck’d Productions zich nu richten op het leveren van hoogwaardige opname- en productieservices, terwijl klanten een moeiteloze boekingservaring hebben.
