De Kostuumafdeling van de prestigieuze Hogeschool voor de Theaterkunsten in Amsterdam, bekend om haar bijdragen aan de podiumkunsten, speelt een cruciale rol in de ondersteuning van niet alleen de eigen studenten maar ook het Nationaal Ballet en de Filmschool. Met meer dan 9000 kostuums in haar inventaris levert de afdeling essentiële kledingstukken voor een breed scala aan voorstellingen en projecten van deze instellingen. Het beheer van zo’n uitgebreide en diverse collectie brengt aanzienlijke uitdagingen met zich mee, waardoor de afdeling Booqable heeft aangenomen, een software voor verhuurbeheer die hun activiteiten de afgelopen vier jaar drastisch heeft verbeterd.
Van handmatig werk naar digitale efficiëntie
Voordat de Kostuumafdeling Booqable gebruikte, vertrouwde het op een combinatie van handmatig bijhouden en kortstondige oplossingen voor het verhuren van apparatuur. Deze aanpak was tijdrovend, foutgevoelig en onhoudbaar gezien de uitgebreide inventaris van de afdeling. Booqable bood een hoognodige upgrade en zorgde voor een gecentraliseerd systeem dat hun complexe behoeften aankon.
Booqable barcodes op hun eigen manier gebruiken
Een van de opvallendste functies van Booqable voor de Kostuumafdeling is het barcodesysteem. In elk kostuum zijn barcodes genaaid, waardoor het personeel items snel kan scannen wanneer ze worden geleend of teruggebracht. Dit systeem heeft niet alleen het proces versneld, maar ook fouten verminderd bij het bijhouden welke kostuums weg zijn en wie ze heeft. De afdeling gebruikt zelfs de mobiele app van Booqable om barcodes onderweg te scannen, zodat zoekgeraakte items kunnen worden geïdentificeerd en efficiënt kunnen worden teruggebracht naar de inventaris.
Gebruik van tags om orders te categoriseren
De afdeling heeft de tagfunctie van Booqable nuttig gevonden voor het organiseren van bestellingen van verschillende afdelingen binnen de universiteit, zoals de Filmschool en het Nationaal Ballet. Dit heeft het makkelijker gemaakt om het gebruik en de inventaris van kostuums bij te houden voor verschillende projecten en afdelingen. Bovendien kan de theaterschool deze besteltags gebruiken om uitgebreide rapporten over bestellingen te genereren, wat waardevolle inzichten geeft in de toewijzing van middelen en afdelingsspecifieke behoeften.
Ze hebben ook de klantendatabase van Booqable gebruikt om onderverhuur efficiënt te beheren. Wanneer een student een kostuum nodig heeft dat al verhuurd is, kan het personeel eenvoudig toegang krijgen tot de database om contact op te nemen met de huidige lener en een tijdelijke teruggave of overdracht te coördineren. Deze functie zorgt ervoor dat items waar veel vraag naar is, gedeeld kunnen worden onder studenten, waardoor de werkzaamheden soepeler verlopen en de middelen beter verdeeld kunnen worden over de verschillende projecten.
Het verhuurproces vereenvoudigen
Booqable is een doorbraak geweest voor de afdeling Kostuums van de Universiteit voor Theaterkunsten en heeft een ooit omslachtig proces omgevormd tot een gestroomlijnde operatie. Dankzij het robuuste barcodesysteem, de aanpasbare functies en het snel reagerende ondersteuningsteam, kan de afdeling met Booqable haar uitgebreide inventaris met meer gemak en nauwkeurigheid beheren. Naarmate de afdeling meer functies van Booqable blijft ontdekken en gebruiken, is het duidelijk dat de software een onmisbaar hulpmiddel is geworden in hun dagelijkse werkzaamheden.
