Stretch Tents Ireland Ltd. is een kleine onderneming in Ierland, gerund door een oprichter die opgroeide in de festivalscene. Hij begon als tiener met werken in geluid en licht, en bouwde uiteindelijk zijn eigen bedrijf op in die wereld. Na verloop van tijd verschoof zijn focus, en vandaag verhuurt het bedrijf stretchtenten, de flexibele, met stof beklede constructies die vaak te zien zijn op festivals en buitenevenementen, omdat ze in allerlei vormen kunnen worden opgezet en geen vlakke, harde ondergrond nodig hebben.
De meeste klanten zijn festivals, bruiloften thuis en zakelijke evenementen, en elke tentverhuur is inclusief levering en installatie, omdat de tenten op locatie correct opgezet en opnieuw opgezet moeten worden. Met maar twee mensen die het hele bedrijf draaiende houden, wilde hij een manier om voorraad en boekingen bij te houden zonder alles in zijn hoofd te moeten onthouden. Dat bracht hem bij Booqable, en met name bij de order tracking en voorraadbeheer functies.
In één oogopslag weten wat er geboekt is
Voordat Booqable in beeld kwam, draaide het bedrijf op Google Calendar en het geheugen. Dat werkte toen het rustig was, maar naarmate er meer boekingen binnenkwamen, werd het moeilijker om precies te weten wat al aan een klant was toegezegd en wat nog vrij was.
Sinds hij zich recent bij Booqable heeft aangesloten, koos hij ervoor om de meeste bestellingen nog steeds handmatig telefonisch of via e-mail te verzamelen, en deze zelf in de back office in te voeren. Met het ordersysteem van Booqable kan hij elke boeking handmatig opbouwen, de juiste tent en apparatuur ermee koppelen en dit samen met alles wat al geboekt is op de kalender zien. Voor een team van twee heeft dit betekend:
-
Een duidelijk overzicht van wat geboekt is en wat vrij is, zonder tegelijk een kalender-app en zijn geheugen te moeten raadplegen
-
Minder dubbele boekingen, omdat elke bestelling gekoppeld is aan daadwerkelijke voorraad in plaats van een schatting
-
Een overzicht waarop hij kan terugvallen wanneer een klant belt om details te controleren
Voor een bedrijf dat gebouwd is op één-op-één relaties met klanten, is het belangrijk om geen tent dubbel te boeken voor een bruiloft en een festival in hetzelfde weekend. De order tracking van Booqable geeft hem dat vertrouwen zonder extra administratie aan zijn dag toe te voegen.
Een voorraadlijst die eindelijk klopt
Het grotere knelpunt was echter de voorraad. Weten wat er verhuurd was, wat schoongemaakt of gerepareerd moest worden, en wat er daadwerkelijk vrij stond, was het moeilijkste onderdeel van het runnen van de zaak met zo’n klein team. Het voorraadbeheer van Booqable geeft hem een echte voorraadlijst, waarbij elke tent en elk stuk uitrusting eenmalig wordt ingevoerd en vervolgens automatisch wordt bijgehouden terwijl het door boekingen beweegt. In de praktijk heeft dit hem het volgende opgeleverd:
-
Één plek om precies te zien welke voorraad op elke gegeven datum beschikbaar is
-
Minder tijd besteed aan het dubbel controleren van wat verhuurd is versus wat teruggekomen is
-
Een systeem dat blijft functioneren terwijl zijn klantenlijst blijft groeien
Toen hem gevraagd werd wat het grootste verschil heeft gemaakt, wees hij direct naar de voorraadlijst en zei dat deze zijn boekingen en facturen veel makkelijker beheersbaar heeft gemaakt. Wat begon als een manier om te voorkomen dat hij het overzicht over materiaal verloor, is nu iets waar hij op vertrouwt bij elke boeking die hij aanneemt.
Ruimte om te groeien
“Ik ben er dol op,” zegt hij over Booqable. “Het maakt mijn boekingen en facturen echt veel makkelijker.” Hij denkt al vooruit aan het koppelen van zijn Google Calendar aan Booqable zodra hij daar tijd voor heeft, en hij verwacht dat het bedrijf vanaf hier blijft groeien.
Voor een klein team dat grote installaties uitvoert, heeft Booqable Stretch Tents Ireland een back office gegeven die het tempo kan bijhouden, één tentverhuur per keer.
