La mayoría de las grandes empresas cuentan con pequeños equipos que utilizan para realizar tareas durante la jornada laboral. Ya sean equipos para grabar vídeos, mobiliario para eventos o incluso vehículos. Son muchos los equipos que se comparten internamente en una empresa, y es necesario gestionarlos. Por eso, el software de alquiler es la solución perfecta para la gestión de equipos internos.
Durante mucho tiempo, las empresas han operado con lápiz y papel, hojas de cálculo y software anticuado, y estos pueden ser buenos. Sin embargo, dejan mucho margen de error y a menudo pueden confundir a otros empleados y departamentos. Por eso, lo mejor es contar con una solución que sea fácil de usar y accesible y que, al mismo tiempo, automatice las tareas que consumen tiempo.
Puede tener sentido optar por un software diseñado específicamente para la gestión interna de activos, pero a menudo tendrá carencias. Por otro lado, el software de alquiler atiende a una gama más amplia de necesidades empresariales y es más flexible a la hora de adaptarse a las necesidades individuales. Esto abre a las empresas un abanico más amplio de posibilidades y ayuda a agilizar los flujos de trabajo diarios.
Veamos las ventajas de utilizar el alquiler para la gestión interna de equipos.
Las ventajas del software de alquiler para la gestión interna de equipos
1. Saber qué tiene y dónde está
Puede ser difícil tener una visión general cuando se gestiona una cantidad considerable de equipos. Con el tiempo, su inventario crece y, si no dispone de un sistema centralizado, hacer un seguimiento de todo puede ser un reto. Es especialmente vital tenerlo en cuenta porque necesita conocer el valor de su equipo. Probablemente sea más alto de lo que imagina.
Una vez que sepa qué equipo tiene, es más fácil saber dónde está. Tratar el préstamo de equipos como si se tratara de un alquiler le permite tener una visión general de los equipos disponibles, dónde están y quién los tiene. Además, esto le permite saber con qué frecuencia se utiliza el equipo, quién lo utiliza más y cuándo es más probable que se utilice, para que pueda planificar.
2. Reducir los errores humanos
A menudo, cuando varias personas utilizan el mismo equipo y lo registran en papel o con hojas de cálculo, puede ser difícil hacer un seguimiento. Esto lleva a que la gente tenga el equipo cuando otra persona lo necesita, a que el equipo desaparezca temporalmente o incluso a que el equipo se dañe. Tener el inventario y los registros en un solo lugar puede ayudar a resolver este problema.
Un software de alquiler con un sistema de reserva que reserve automáticamente el equipo y le permita encontrarlo reduce rápidamente los errores humanos. No sólo ayuda a mantener todo organizado, sino que también ayuda a minimizar la confusión y conduce a una planificación más eficaz. Nunca más un colega tendrá el equipo que necesitaba para un proyecto planificado con mucha antelación.
3. Aumentar la responsabilidad
Otra ventaja de ver quién tiene su equipo y dónde está es que aumenta la responsabilidad. Esto es ideal para asegurar que la gente devuelva el equipo a tiempo, para saber quién tuvo el equipo por última vez y para mantener un orden adecuado. Sin responsabilidad, la posibilidad de pérdidas, daños y robos es mucho mayor, ya que no se puede hacer un seguimiento definitivo.
Además, también le ayudará a abordar los problemas subyacentes. Puede ayudarle a rastrear cualquier problema dentro de su equipo. Por ejemplo, si los daños son causados por un empleado que no ha recibido la formación adecuada. En ese caso, sabrá que debe revisar su proceso de formación para evitar que se produzcan accidentes y molestias como ésta en el futuro.
4. Gastar menos en equipos
Las empresas intentan asegurarse de que disponen del equipo adecuado simplemente comprando más. Sin embargo, esto suele ser ineficaz y un despilfarro de fondos. Puede hacer un seguimiento de la información precisa sobre qué equipos se utilizan más, cómo se utilizan, y elaborar la solución más eficaz, ahorrando tiempo y dinero a largo plazo.
Esto también le permite tomar decisiones de compra más inteligentes en el futuro. Por ejemplo, no cabe duda de que su equipo tendrá que ser sustituido o actualizado con el tiempo. Querrá saber qué productos son los mejores para utilizar. Si hace un seguimiento del uso y de los fallos del equipo, podrá tomar una decisión informada sobre la mejor marca y el mejor equipo para comprar cuando llegue el momento.
5. Acceso desde cualquier lugar
La marca de una solución de software realmente buena es su facilidad de uso y accesibilidad. Es necesario poder acceder a él desde cualquier lugar, y el software de alquiler basado en la nube ofrece esa solución. Todos los miembros de su equipo pueden acceder a él desde sus dispositivos, ya sea iniciando sesión en un navegador de escritorio o en un dispositivo móvil como un smartphone.
Tener acceso a múltiples dispositivos también le abre a mejores flujos de trabajo. Por ejemplo, puede utilizar su teléfono para escanear las tarjetas de identificación de los empleados o los códigos QR de los equipos. Esto le permite registrar con precisión los equipos y le ayuda a hacer un seguimiento preciso de quién y qué se utiliza. Mientras tanto, tener acceso a cualquier ordenador elimina la responsabilidad de una sola persona.
6. Conéctese a otros sistemas
Por último, una de las cosas más importantes que necesita de su software de gestión de inventario es una API robusta que le permita engancharlo al resto del software que utiliza. Esto abre aún más las posibilidades de su espacio de trabajo interconectado. Puede extraer la información que necesita y pasarla a otro software que su equipo utilice internamente.
Esto también le permite crear aplicaciones y flujos de trabajo a medida que se adapten a las necesidades de su empresa. Por ejemplo, su equipo puede estar guardado en taquillas que requieren una combinación de código. Tomando la información de la caja, puede enviar automáticamente el código de acceso al usuario final y hacer que su sistema se actualice para reflejar que el equipo ha sido recogido.
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Cómo Booqable puede ayudarle a gestionar el equipo internamente
El software de alquiler de Booqable puede proporcionarle toda esta funcionalidad y más. Mantenga un inventario centralizado de todo su equipo, programe las salidas, identifique los patrones de uso, gestione su inventario desde su teléfono y permita que los miembros del equipo se responsabilicen de la salida de su propio equipo. De este modo, ahorrará tiempo y dinero.
