Roshanda Drake bracht meer dan 25 jaar door in interieurontwerp voordat ze in 2023 The Drake Social Club oprichtte in Houston. Ze zag een kloof tussen basale feestbenodigdheden en volledig evenementontwerp, en wilde die opvullen met verhuurartikelen die met dezelfde zorg werden gekozen en gestyled als een goed ontworpen ruimte.
Tegenwoordig verhuurt The Drake Social Club op maat gemaakt linnengoed, getextureerde draperieën, speciale zitmeubels zoals doorzichtige Lucent-stoelen en Hampton Tortoise Shell-bamboestoelen, gouden chargers met kralenrand, architecturale accessoires en zorgvuldig samengestelde decoratie. Haar klanten zijn bruiden, particuliere gastheren, zakelijke organisatoren en evenementplanners. De meesten boeken een complete tablescape-styling in plaats van losse stukken om op te halen, en de meeste verhuurartikelen worden geleverd met white-glove bezorging, opbouw en afbraak door Roshanda’s team.
Klanttrajecten beginnen meestal online. Klanten bladeren door de catalogus op de Booqable-verhuurwebsite en vragen een offerte aan, en het team zet elk verzoek om in een bestelling in de Booqable back office. Anderen boeken een privéconsult in de showroom. Vóór Booqable beheerde Roshanda haar verhuur van evenementartikelen met spreadsheets, aparte facturatiesoftware, handmatige kalenders en papieren werkorders. Ze koos Booqable als haar verhuur back office en website, en offertes en pakbonnen werden al snel twee van de functies waar haar team het meest op vertrouwt.
Professionele orderoffertes in enkele klikken
Waardevolle evenementverhuur hangt af van snelle reacties. Maar het opstellen van een offerte betekende eerst handmatig de beschikbaarheid controleren. “Het handmatig controleren van voorraadbeschikbaarheid voordat formele voorstellen werden verstuurd, vertraagde de reactietijden voor waardevolle leads,” zegt Roshanda.
Zodra een bestelling is aangemaakt in Booqable, genereert het team met één klik een offerte. Deze wordt automatisch ingevuld met de gegevens van de klant, artikelen, data en prijzen. Van daaruit sturen ze de offerte rechtstreeks vanuit hun Booqable-account met een vooraf geschreven e-mailsjabloon, samen met een verzoek om een digitale handtekening. En omdat Booqable de voorraad controleert terwijl de bestelling wordt samengesteld, weerspiegelt elke offerte wat er daadwerkelijk beschikbaar is.
“We hebben elke week uren bespaard op administratief beheer en het genereren van offertes,” zegt Roshanda. “Klanten waarderen de snelheid en duidelijkheid van het ontvangen van gespecificeerde, nauwkeurige huurovereenkomsten.”
Offertes helpen The Drake Social Club om:
-
Aanvragen voor evenementverhuur te beantwoorden terwijl leads nog warm zijn
-
Gespecificeerde voorstellen te versturen die passen bij de high-end uitstraling van het merk
-
Ondertekende goedkeuring te krijgen zonder achter papierwerk aan te moeten
In plaats van kalenders te controleren voor elk voorstel, stuurt het team binnen enkele minuten nauwkeurige offertes. En met snellere reacties worden meer eerste aanvragen omgezet in bevestigde boekingen voor evenementverhuur.
Elke bestelling de eerste keer goed inpakken
Eén enkele tablescape kan tientallen stuks linnengoed, chargers, stoelen en accessoires bevatten. Vóór Booqable vereiste het synchroon houden van voorbereidingslijsten, bezorgschema’s en voorraad voortdurende handmatige updates. Eén gemist artikel kon een leegte op tafel bij de locatie betekenen.
Pakbonnen werken net als offertes. Nadat een bestelling is aangemaakt, genereert het team met één klik een pakbon. Deze vermeldt elk product in de bestelling, zodat het magazijnteam precies weet wat ze voor elk evenement moeten inladen. Roshanda omschrijft ze als “overzichtelijke, bruikbare pakketlijsten voor onze bezorg- en opbouwteams.”
Voor bedrijven die evenementverhuur leveren over een groot gebied zoals Greater Houston, helpen pakbonnen om:
-
Elk item in te laden voordat het busje vertrekt, zodat niemand terug door de stad hoeft te rijden voor een vergeten charger
-
Contractteams een duidelijke lijst te geven om mee te werken, zelfs tijdens hun eerste evenement
-
Evenementverhuur weer in te checken na de afbraak, zodat linnengoed en stoelen geïnspecteerd en schoongemaakt worden vóór de volgende boeking
Het team werkt niet langer met papieren werkorders die verouderd raken. Elke bezorging vertrekt compleet vanuit het magazijn, zodat opbouwdagen op tijd beginnen.
Van interieurontwerp naar evenementverhuur in Houston
Voor Roshanda is de grootste verandering waar haar tijd naartoe gaat. “De ordernauwkeurigheid heeft 100% bereikt, waardoor ons leiderschapsteam de focus kon verleggen van back-office logistiek naar hoogwaardig ruimtelijk ontwerp, klantconsultaties en bedrijfsuitbreiding.”
Door haar evenementverhuur te verplaatsen van spreadsheets naar Booqable, stuurt The Drake Social Club nu binnen enkele minuten professionele offertes en pakt ze elke bestelling de eerste keer correct in. Klanten krijgen duidelijke, gespecificeerde voorstellen, en het team krijgt een betrouwbare lijst voor elke opbouw. In de komende jaren is Roshanda van plan om de gespecialiseerde verhuurafdeling te laten groeien en de eigen decoratielijnen van het merk uit te breiden. Naarmate het bedrijf grotere particuliere en zakelijke evenementverhuur door heel Greater Houston aanneemt, zal Booqable de back office op de achtergrond draaiende houden terwijl het team zich op ontwerp richt.
