Faye Smith startte haar evenementenverhuur bedrijf Legacy Krafts & Event Rentals LLC in Maryland, VS. Na haar pensionering had ze een extra inkomstenbron nodig en wat begon als een idee groeide uit tot een evenementenverhuur bedrijf dat nu producten levert aan klanten die bruiloften, feesten, babyshowers of elk ander type bijzondere gebeurtenis vieren.
In Fayes huidige inventaris bevinden zich troonzetels, klapstoelen, tafels, achtergronden, tapijten, champagnewanden, bars en een steeds uitbreidende variëteit aan decoratie- en zitopties. Klanten variëren van familie en vrienden tot degenen die haar via sociale media ontdekken. Eén ding waar Legacy Krafts & Event Rentals trots op is, is flexibiliteit, omdat ze met elke klant op een speciaal niveau samenwerken.
Ze streven er ook naar om artikelen te bemachtigen die ze mogelijk nog niet bezit en bieden handige ophaal- en retourtijden aan. Omdat het bedrijf van de grond af is opgebouwd, wilde Faye een platform dat haar kon helpen inventaris, klantovereenkomsten en betalingen vanaf dag één professioneel te beheren.
Ze koos Booqable zowel als verhuurplatform als online boekingsplatform. Klanten kunnen producten online bekijken, artikelen reserveren via de boekingspagina die is gekoppeld vanuit sociale media, en offertes en contracten ontvangen voordat de levering wordt gepland. Functies zoals contractbeheer, betalingslinks, afhandeling van terugbetalingen en inventaristracking gaven Faye alles wat ze nodig had op één plek.
Evenementencontracten met één klik aanmaken
Faye was erg bezorgd toen ze haar evenementenverhuur bedrijf startte over het correct documenteren van alle huurboekingen. Omdat haar bedrijf frequente leveringen en ophalingen door haar medewerkers had, wilde ze een duidelijk omschreven procedure hebben voor het opvolgen van alle contracten van haar klanten en het schriftelijk vastleggen van hun verwachtingen. Hier werden de contractbeheerfuncties van Booqable een belangrijk onderdeel van haar workflow.
Zo werkt het:
Wanneer een bestelling wordt aangemaakt, kan Faye een contract direct vanuit de boeking genereren met behulp van de documentsjablonen van Booqable. Klantgegevens, verhuurdatums, producten en bestelinformatie worden automatisch vanuit de bestelling in het document ingevoegd.
Het contract kan vervolgens direct vanuit de Booqable-backend per e-mail worden verzonden of via de mobiele app worden verstuurd. Klanten kunnen ondertekenen vanuit de mobiele app, en eenmaal voltooid wordt de ondertekende kopie naast de bestelling opgeslagen voor toekomstige referentie.
Faye beschrijft Booqable als een “one-stop-shop” voor het runnen van haar bedrijf, en het hebben van contracten die direct in het platform zijn ingebouwd, helpt alles gemakkelijk beheersbaar te houden.
Dit helpt haar bedrijf door:
- Automatisch contracten aan te maken met klant- en bestelinformatie
- Overeenkomsten direct naar klanten te sturen zonder extra software
- Ondertekende documenten naast elke boeking op te slaan voor gemakkelijke toegang
In plaats van overeenkomsten handmatig aan te maken of papierwerk op afzonderlijke locaties bij te houden, volgt elke boeking nu hetzelfde proces. Dit geeft Faye de zekerheid dat klantovereenkomsten correct worden gedocumenteerd en helpt tegelijkertijd een professioneel imago aan elke klant te presenteren.
Borgsommen en terugbetalingen eenvoudig afhandelen
Iets anders dat Faye heeft genoemd als favoriet aspect van Booqable is de functionaliteit met terugbetalingen. Omdat borgsommen cruciaal zijn voor een evenementenverhuur bedrijf omdat ze “uw verhuur veilig houden”, maar de handmatige beheer van deze borgsommen een extra last kan zijn en een groot potentieel foutengebied bij terugbetalingen.
Via de vooraf gebouwde online boekingspagina van Booqable kunnen klanten verhuurproducten reserveren en hun borgsom vooraf betalen. Veel klanten ontdekken Legacy Krafts & Event Rentals via sociale media en volgen links direct naar de boekingspagina, waardoor het gemakkelijk is om hun reservering te beveiligen voordat de leveringsregelingen worden afgerond.
Wanneer de verhuurperiode eindigt en de bestelling naar de status Geretourneerd wordt verplaatst, vraagt Booqable Faye om de borgsom terug te betalen. Omdat betalingen worden verwerkt via Stripe, kan de terugbetaling worden teruggestuurd naar de oorspronkelijke betaalmethode van de klant zonder afzonderlijke berekeningen of handmatige betalingsoverdrachten.
Dit helpt door:
- Automatisch borgsommen te innen tijdens het boekingsproces
- Alle betalingsinformatie verbonden te houden met het bestelrecord
- Borgsommen direct terug te betalen aan klanten via Stripe
Voor een klein, uitbreidend bedrijf betekent dit dat Faye niet meer afzonderlijke borgsommen hoeft te registreren en terugbetalingen handmatig bij te houden. Klanten krijgen een soepele, professionele service terwijl Faye aanzienlijk veel administratieve tijd bespaart op betalingsbeheer en zich meer kan concentreren op leveringen en klantenservice.
Hun droomzaak opbouwen
Hoewel Legacy Krafts & Event Rentals misschien nieuw in het bedrijf is, heeft Faye al dingen op zijn plek gezet die de groei van het bedrijf voor vele jaren kunnen aandrijven.
Met haar twee zonen en echtgenoot die helpen, heeft Legacy Krafts & Event Rentals een sterk startpunt en blijft het inventaris uitbreiden terwijl het zijn gepersonaliseerde klantenservice-aanpak handhaaft.
