Grace Bennett runt Hello Dearest Events samen met haar zus en hun moeder, een familiebedrijf gevestigd in South East Queensland, Australië. Wat begon als het bijwonen van evenementen en het verzorgen van drankservice voor klanten, groeide uit tot iets groters toen het trio merkte hoeveel mensen ook evenementenuitrusting moesten huren.
Vandaag is Hello Dearest Events een evenementenverhuur bedrijf dat meubels, tafeldecoratiestukken en barinrichtingen levert aan mensen die evenementen plannen in de hele regio, en veel van die inventaris is met de hand gebouwd of gerenoveerd door de drie van hen.
Voor Booqable runde het team hun evenementenverhuurboekingen volledig via e-mail, waarbij elke offerte en factuur één voor één werd geschreven. Het werkte, maar liet weinig ruimte om adem te halen, vooral met slechts drie mensen die alles dekten van het inkopen van stukken tot het coördineren van leveringen en ophalingen.
Ze wilden dat hun klanten een goede boekingservaring kregen zonder meer handmatig werk aan hun kant toe te voegen, en ze wilden dat het werkte met de website die ze al hadden. Dat bracht hen naar Booqable, waar ze hun bestaande site verbonden zodat ze bestellingen van begin tot eind konden volgen en hun inventaris in collecties konden organiseren.
Verhuurbestellingen van begin tot eind volgen
Voor Booqable leefde het bijhouden van wie wat had geboekt, en wanneer het weg moest of terug moest komen, volledig in Grace’s inbox. Elke offerte en factuur moest met de hand worden gemaakt, wat veel ruimte liet voor verwarde data of dubbel geboekte stukken tijdens een druk evenementenverhuurseizoen.
Met Booqable synchroniseert de bestelling zich onmiddellijk met de backend wanneer een klant online boekt, en het artikel wordt automatisch gereserveerd. Het komt op de kalender en de dagelijkse planner terecht, zodat het team precies kan zien wat er elke dag uitgaat en terugkomt. Bestellingen dragen een status, zodat een stuk kan verhuizen van gereserveerd naar opgehaald, en later naar geretourneerd, rechtstreeks vanuit de app of de backend.
Zodra een bestelling wordt geretourneerd, kan deze worden gearchiveerd, wat een record bijhoudt voor latere rapportage. En als iemand wil controleren of een artikel vrij is voor een bepaalde datum, is dat een snelle blik in de app in plaats van een zoektocht door oude e-mails.
Grace noemde het volgen van bestellingen van begin tot eind als een van haar favoriete dingen aan Booqable. Voor Hello Dearest Events heeft dit betekend:
- Niet langer elke offerte en factuur met de hand hoeven schrijven
- Een duidelijk overzicht van wat op elk moment geboekt, opgehaald of geretourneerd is
- Echte tijdsbesparing tijdens hun drukste evenementenverhuurperiodes
Die tijdsbesparing is precies waar het team naar op zoek was. In plaats van details achterna te jagen via e-mails, kunnen ze de volledige status van een bestelling in één oogopslag zien en die tijd terugsteken in het runnen van het bedrijf.
Productcollecties online weergeven
Met meubels, tafeldecoratiestukken en barinrichtingen die allemaal in één inventaris zaten, was het moeilijk om klanten een duidelijk beeld te geven van wat bij elkaar hoorde voor hun evenement. Bladeren moest gemakkelijk aanvoelen, niet als scrollen door één lange, ongesorteerde lijst.
Booqable laat Hello Dearest Events elk product toewijzen aan een collectie in de backend, en toont die collecties dan op afzonderlijke pagina’s van hun online winkel. Omdat hun winkel via hun bestaande website loopt, ziet iemand die tafeldecoratiestukken of barinrichtingen bekijkt alleen wat relevant is voor hun evenementenverhuur, in plaats van elk item in de catalogus tegelijk.
Voor een klein familiebedrijf gebouwd op stijl en creatieve flair, is dat belangrijk omdat het hun assortiment voor zichzelf laat spreken. Collecties hebben Hello Dearest Events geholpen:
- Klanten een schonere, meer georganiseerde manier te geven om per categorie te bladeren
- Meubels en tafeldecoratiestukken te benadrukken als hun eigen aparte groepen
- Hun catalogus te presenteren met dezelfde uitstraling als hun evenementen
Klanten kunnen nu de juiste stukken voor hun evenementenverhuur vinden zonder door niet-gerelateerde inventaris te hoeven waden. Dat is één ding minder dat tussen een boeking en een prachtig gedekte tafel staat.
Bedrijfsdoelen bereiken
Grace beschrijft Booqable als een “one-stop-shop die past bij de doelen van het team om een creatief, georganiseerd bedrijf te runnen.” Naarmate Hello Dearest Events groeit, hopen ze op meer van dezelfde resultaten van blije terugkerende klanten, een breder productassortiment en verhuurboekingen die minder persoonlijke aandacht dag in dag uit vereisen. Met bestellingtracking en collecties die al veel van dat werk doen, zijn ze goed op weg.
