Mario richtte Andes Touring op vanuit zijn levenslange passie voor skiën en de backcountry-cultuur in de Chileense Andes. “We merkten dat er op de lokale markt geen gespecialiseerd platform was waar mensen niet alleen materiaal konden kopen, maar ook konden huren, leren en deel konden uitmaken van een community rond wintersport”, vertelt hij. Tegenwoordig biedt Andes Touring hoogwaardige ski- en backcountry-uitrusting voor verhuur en verkoop, begeleide tochten, lawineveiligheidscursussen en trainingen.
Hun klanten variëren van enthousiaste skiërs, snowboarders en bergbeklimmers tot beginners en ervaren freeriders. Maar in het begin was het lastig om het bedrijf te runnen. Alles werd bijgehouden in spreadsheets, e-mails en WhatsApp, wat regelmatig tot fouten leidde. “Toen we nog klein waren, werkte het, maar het was inefficiënt en veroorzaakte fouten in het voorraadbeheer”, vertelt Mario.
Door het gebrek aan inzicht in de voorraad, dubbele boekingen en het ontbreken van een duidelijk proces voor borgsommen werd duidelijk dat er iets moest veranderen. Met het digitale orderbeheer, de actuele beschikbaarheid en de borgfunctie van Booqable vond Andes Touring een manier om de skiverhuur soepel te laten verlopen en klanten vertrouwen te geven. Dankzij de juiste skiverhuursoftware kon het bedrijf eindelijk groeien zonder te worden afgeremd door administratief werk.
Een ontmoetingsplek voor wintersporters in Chili creëren
Andes Touring is meer dan een verhuurwinkel. “We zijn niet zomaar een winkel, maar een compleet platform: verkoop, verhuur, trainingen, begeleide tochten en communitybuilding”, vertelt Mario. Het bedrijf combineert technische expertise met premiummerken en organiseert daarnaast lawineveiligheidstrainingen en begeleide tochten.
De opening van hun eerste winkel in Mall Sport in Santiago was een belangrijke mijlpaal. Hierdoor kregen ze een fysieke plek om klanten te ontmoeten en de internationale merken te presenteren die ze importeren en distribueren. Voordat ze Booqable gebruikten, kostte het handmatig beheren van reserveringen veel tijd en leidde het regelmatig tot fouten. “Gebrek aan inzicht in voorraad en reserveringen” en “dubbele boekingen en handmatige fouten” waren dagelijkse frustraties. Na de overstap naar Booqable merkten ze direct verschil.
“Booqable bracht alles samen, gaf ons controle over onze voorraad en hielp ons dubbele boekingen te voorkomen”, vertelt Mario. Nu verloopt elke reservering via het systeem, waardoor het team tijd bespaart en minder materiaal kwijtraakt. Orders worden direct in Booqable ingevoerd, borgsommen worden bijgehouden en klanten kunnen erop vertrouwen dat hun uitrusting klaarstaat.
Overzicht houden met digitaal orderbeheer
Net als veel andere verhuurbedrijven had Andes Touring moeite met verspreide informatie en handmatige boekingen. Het probleem is herkenbaar: reserveringen via e-mail of WhatsApp zorgen voor verwarring en medewerkers besteden te veel tijd aan het bijwerken van spreadsheets.
Met Booqable brengt digitaal orderbeheer het hele verhuurproces samen op één plek. Van documenten en beschikbaarheid tot klantmails en betalingen: alles wordt vanuit één scherm aangemaakt en opgeslagen. Zo kunnen medewerkers een order van begin tot eind beheren zonder tussen verschillende tools te wisselen.
Voor Andes Touring levert dit drie voordelen op:
-
Alle boekingen en klantgegevens staan in één systeem.
-
Geen fouten meer door het wisselen tussen spreadsheets en berichten.
-
Medewerkers hebben meer tijd voor klanten in plaats van administratie.
Het resultaat is duidelijk. Dankzij digitaal orderbeheer maakt het team minder fouten en houdt het meer tijd over voor wat ze het liefst doen: klanten met de juiste uitrusting de bergen in helpen.
Dubbele boekingen voorkomen met actuele beschikbaarheid
Dubbele boekingen van materiaal kunnen een groot probleem zijn voor verhuurbedrijven. Voordat Andes Touring Booqable gebruikte, kwamen klanten soms aan om te ontdekken dat hun uitrusting niet beschikbaar was. Met de actuele beschikbaarheid in Booqable wordt de voorraad automatisch bijgewerkt zodra een artikel wordt gereserveerd. Zo kan hetzelfde artikel niet opnieuw worden geboekt en zien zowel medewerkers als klanten direct wat er beschikbaar is. Hierdoor klopt het voorraadoverzicht altijd.
Voor Andes Touring betekent actuele beschikbaarheid:
-
Geen dubbele boekingen meer.
-
Duidelijk inzicht in welk materiaal wanneer gereserveerd is.
-
Actuele voorraadgegevens voor medewerkers in de winkel en klanten online.
-
Een soepeler proces bij het klaarmaken van materiaal voor afhalen.
Hiermee is het oorspronkelijke probleem opgelost. “Klanten waarderen hoe eenvoudig ze online kunnen boeken en hoe transparant het proces is geworden”, vertelt Mario. Iedereen kan nu direct de beschikbaarheid bekijken en het materiaal staat altijd klaar wanneer klanten arriveren.
Vertrouwen opbouwen met borgsommen
Het beheren van borgsommen was een ander onderdeel dat voor problemen zorgde. Zonder een duidelijk proces kostte het beheren van waarborgen veel tijd en gebeurde dit niet altijd op dezelfde manier.
Met Booqable worden borgsommen apart van orderbetalingen berekend, bijgehouden via de orderstatus en met een paar klikken terugbetaald zodra het materiaal in goede staat is ingeleverd. Booqable geeft Andes Touring bovendien de flexibiliteit om borgregels in te stellen die passen bij hun verhuurbedrijf. Zo kunnen ze de borg berekenen als percentage van het totale orderbedrag, als percentage van de productwaarde of als vast bedrag.
Voor Andes Touring bieden borgsommen de volgende voordelen:
-
Een duidelijk proces voor borgsommen op kostbaar materiaal.
-
Meer zekerheid voor medewerkers en klanten.
-
Minder verlies van materiaal en minder discussies over de staat ervan.
-
Borgsommen worden veilig vastgelegd in het boekingssysteem.
In de praktijk hebben klanten hierdoor meer vertrouwen in het verhuurproces en hoeft het team zich minder zorgen te maken over verloren of beschadigd materiaal. Borgsommen zijn eenvoudig te beheren, worden automatisch berekend en alle gegevens worden opgeslagen in Booqable.
Vooruitkijken
Andes Touring begon met de ambitie om wintersporters en de backcountry-community in Chili samen te brengen. Met Booqable kreeg het bedrijf de tools om die ambitie uit te bouwen tot een succesvol verhuurbedrijf. Dankzij digitaal orderbeheer, actuele beschikbaarheid en borgsommen bespaart het team tijd, maakt het minder fouten en hebben klanten meer vertrouwen in het verhuurproces.
Zoals Mario het verwoordt: “We kijken er enorm naar uit om samen met Booqable verder te groeien.” Voor een bedrijf dat is ontstaan uit een passie voor de bergen, hebben de juiste sportverhuursoftware en verhuurwebsite het verschil gemaakt.
