Lachlan Arthur van Adelaide Trailer Hire in Zuid-Australië maakt deel uit van een familie met meerdere gevestigde bedrijven in de aanhangerbranche. Hun verhuurtak biedt inmiddels alles aan, van 6x4-bakaanhangers en autotransporters tot 3,5-tons kiepaanhangers en graafmachines. Hun klanten variëren van lokale vakmensen tot doe-het-zelvers die in het weekend aan de slag gaan.
Voordat ze hun systemen vernieuwden, werkten ze met Google Sheets, papieren formulieren en een WordPress-website. Dat zorgde dagelijks voor onnodig extra werk. Het bijhouden van het ophalen en terugbrengen van aanhangers, het voorkomen van dubbele boekingen en het zorgen dat iedereen over dezelfde informatie beschikte, kostte te veel tijd. Volgens Lachlan was een van de grootste frustraties het werken met die ‘verschrikkelijke spreadsheet’.
Met de overstap naar Booqable kregen ze één centraal boekingssysteem dat het hele team kan gebruiken, plus een ingebouwde websitebouwer waarmee ze hun verhuurbedrijf professioneel online kunnen presenteren. Dankzij deze veranderingen werkt het team consistenter, blijft iedereen op de hoogte en krijgen klanten een betere online ervaring met behulp van hun software voor aanhangerverhuur en verhuurwebsite.
Meerdere aanhangerbedrijven beheren
Naast de verhuurtak runt het team ook Adelaide Trailer Centre, Adelaide Trailer Shop en Adelaide Trailer Repairs. Met meerdere aanverwante bedrijven en een team van vijf medewerkers dat leveringen en klanten op locatie afhandelt, hadden ze een systeem nodig waarin alle verhuurartikelen correct geregistreerd, beschikbaar en eenvoudig te boeken zijn.
Ze verhuren een groot en groeiend wagenpark aan uiteenlopende klanten. Naarmate hun reputatie groeide, nam ook het aantal boekingen toe. Het beheer via spreadsheets was daardoor niet langer houdbaar. Het probleem zat niet alleen in de administratie, maar vooral in het gebrek aan overzicht. Ze hadden behoefte aan één centraal voorraadbeheersysteem dat dubbele boekingen voorkomt en online reserveren eenvoudig maakt.
Met de tools van Booqable kunnen klanten nu rechtstreeks via hun verhuurwebsite boeken. Dankzij de overzichtelijke indeling vinden klanten meteen wat ze zoeken. Lachlan vertelt dat ze nu ‘meer boekingen ontvangen, vooral via de webshop’. Dat laat zien hoeveel eenvoudiger het voor klanten is geworden om zelfstandig te reserveren.
Overzicht houden met het dashboard
Voordat Adelaide Trailer Hire Booqable gebruikte, was het bijhouden van opgehaalde en teruggebrachte aanhangers een grote frustratie. Door spreadsheets en handgeschreven notities te combineren, ontstonden verwarring en fouten, vooral tijdens drukke periodes. Zonder een geautomatiseerd overzicht van ophaal- en retourmomenten moesten medewerkers op hun geheugen vertrouwen en alles voortdurend dubbel controleren.
Nu werkt het anders. Via het dashboard op hun computer of telefoon kunnen medewerkers alle orders in realtime bekijken, klantgegevens aan de balie vastleggen en direct registreren wanneer een aanhanger wordt opgehaald of teruggebracht. Lachlan omschrijft het als ‘moeiteloos klantgegevens verzamelen en aanhangers als opgehaald of teruggebracht registreren’.
Dit levert het team drie concrete voordelen op:
-
Direct inzicht in welke aanhangers beschikbaar of verhuurd zijn.
-
Geen risico op overlappende boekingen tussen medewerkers.
-
Snellere overdrachten tijdens drukke periodes.
Het dashboard heeft de problemen aangepakt die voorheen voor stress zorgden bij het plannen van verhuurorders. Het oorspronkelijke knelpunt, het bijhouden van alle inkomende en uitgaande aanhangers binnen een druk verhuurbedrijf, is daarmee opgelost. Het team heeft nu het overzicht dat het nodig had.
De ideale website voor aanhangerverhuur maken
Een andere grote frustratie was de oude website. Lachlan wilde een website die er niet uitzag alsof die rechtstreeks uit de jaren 2000 kwam. Het team zocht een betere manier om het aanbod te presenteren en boekingen te ontvangen. Voorheen moesten ze voortdurend handmatig wijzigingen doorvoeren, controleren of de productgegevens overeenkwamen met de spreadsheet en hopen dat klanten konden vinden wat ze nodig hadden.
Met de websitebouwer van Booqable konden ze eenvoudig een nieuwe website lanceren. Ze kozen een kant-en-klaar template, pasten het thema aan, gebruikten een eigen domeinnaam en maakten een indeling met links naar hun andere aanhangerbedrijven. Alles wordt automatisch gesynchroniseerd met het beheersysteem en de mobiele app. Zodra er iets verandert, wordt die wijziging ook online doorgevoerd.
Dat levert drie belangrijke voordelen op:
-
Een moderne, overzichtelijke website die vertrouwen wekt bij klanten.
-
Altijd actuele productbeschikbaarheid zonder extra administratie.
-
Meer online boekingen zonder tussenkomst van medewerkers.
Klanten merkten het verschil meteen. Volgens Lachlan zijn ze ‘helemaal weg van onze nieuwe website’ en prijzen ze vooral het gebruiksgemak. Doordat de website rechtstreeks gekoppeld is aan hun verhuursoftware, behoren verouderde informatie en losstaande processen bovendien tot het verleden.
Vooruitblik
Adelaide Trailer Hire beheert nu alle boekingen, planningen en klantcontacten vanuit één centraal systeem. De eerdere problemen met dubbele boekingen, onduidelijke planningen en een verouderde website zijn vervangen door tools die passen bij de omvang van hun groeiende wagenpark.
Met plannen voor extra vestigingen en een verdere uitbreiding van het aanbod ondersteunt Booqable de groei die het bedrijf voor ogen heeft. Alles komt samen in één systeem, waardoor het team tijd bespaart, consistenter werkt en klanten de soepele ervaring kan bieden waar ze zo enthousiast over zijn.
