Toolsa Equipment Rental maakt sinds 1993 deel uit van het bouwlandschap van Dubai, toen Ahmads overleden vader Sultan het bedrijf oprichtte als een van de eerste apparatuurverhuurbedrijven in de VAE. Vandaag runt Ahmad het bedrijf, dat diesel- en benzine-generatoren, dieselluchtcompressoren, verdichters, aluminium steigers, staafbuigmachines en een breed scala aan bouwmaterieel verhuurt.
Hun klanten omvatten bouwaannemers, wegen- en infrastructuurbedrijven, evenementenbedrijven en afwerkings- en interieurteams. Velen van hen handelen het hele proces online af via e-mail en WhatsApp, waarbij leveringen tot 3 ton intern worden afgehandeld en betalingslinks beschikbaar zijn voor het gemak.
Meer dan 15 jaar lang liep het bedrijf op een intern verhuursysteem dat Ahmad beschrijft als verouderd en zonder de functies die moderne verhuursoftware nu biedt. Op zoek naar iets dat gebouwd is voor hoe verhuurbedrijven vandaag daadwerkelijk werken, stapte Toolsa over naar Booqable, integreerde het met hun externe website zodat verschillende productcollecties, van generatoren tot steigers, rechtstreeks vanuit hun inventaris worden weergegeven voor klanten om te bekijken voordat ze zelfs maar contact opnemen.
Prestatierapporten gebruiken voor voorraaduitbreiding
Voor Booqable had Toolsa geen echte manier om te zien hoe individuele stukken apparatuur presteerden. Rapportage was gewoon geen onderdeel van het oude systeem, waardoor het moeilijk was om te weten welke generatoren of compressoren hun geld waard waren en welke niet de magazijnruimte waard waren.
Booqable’s rapportage geeft Ahmad een duidelijk beeld van de prestaties over de hele vloot, van bestelvolume tot welke producten het meest worden verhuurd. In plaats van te raden, kan hij naar de cijfers kijken en zien wat daadwerkelijk werkt. Ahmad zegt dat rapportage nu een van zijn favoriete onderdelen van het gebruik van Booqable is, en noemt het zeer nuttig voor het analyseren van prestaties en het nemen van datagedreven beslissingen.
Deze verschuiving heeft de dagelijkse operaties op een paar concrete manieren veranderd:
- Maandelijkse verhuurgegevens die vroeger minimaal drie uur van werknemers vergden om in Excel samen te stellen, worden nu automatisch geëxporteerd in minder dan 10 seconden
- Het dashboard en de filteropties maken het veel gemakkelijker om apparatuur en bestellingen in één oogopslag te volgen
- Ahmad kan zien welke apparatuur goed presteert en dit gebruiken om beslissingen te nemen over wat vervolgens aan de vloot moet worden toegevoegd
Wat vroeger uren handmatig spreadsheetwerk was, is nu een snelle export, en Ahmad heeft de zichtbaarheid om vooruit te plannen in plaats van te reageren op wat de gegevens die maand toevallig lieten zien.
Aangepaste velden toevoegen om extra apparatuurdetails op te slaan
Bouwmaterieel heeft zijn eigen set behandelingsbehoeften, en de oude software van Toolsa had geen manier om dat soort details vast te leggen. Zonder een plek om specifieke instructies per product vast te leggen, bleef veel van die kennis in de hoofden van mensen in plaats van op papier.
Met Booqable kan Ahmad aangepaste velden toevoegen aan producten, waarbij het soort informatie wordt vastgelegd dat belangrijk is voor apparatuur zoals generatoren en verdichters. Die velden kunnen direct op pakbonnen verschijnen, zodat opslaginstructies of behandelingsnotities met de bestelling meereizen in plaats van onderweg verloren te gaan.
Voor Toolsa heeft dit betekend:
- Belangrijke behandelings- of opslagdetails worden gedocumenteerd en niet alleen mondeling doorgegeven
- Nieuwe medewerkers hebben het gemakkelijker om te leren wat elk stuk apparatuur vereist, aangezien de informatie direct op de bestelling staat
- Pakbonnen geven het team een consistent referentiepunt voordat apparatuur de deur uitgaat
Ahmad wijst op aanpassing en aangepaste velden als een van zijn favoriete functies in Booqable, en het is gemakkelijk te zien waarom. Wat vroeger afhing van geheugen of mond-tot-mondreclame, staat nu geschreven en gekoppeld aan elke bestelling.
Vooruitkijken
Ahmad vat de overstap eenvoudig samen: Booqable heeft een zeer eenvoudige en nuttige interface, gemakkelijk te gebruiken en eenvoudig. Voor een bedrijf dat draaide op 15 jaar oude software zonder goede rapportage en een steile leercurve voor nieuw personeel, heeft die eenvoud een echt verschil gemaakt.
Toolsa vertraagt ook niet. Het bedrijf heeft onlangs een AI-adviseur chatbot aan zijn website toegevoegd, verbonden met de inventaris van Booqable, zodat klanten die niet zeker weten welke apparatuur ze nodig hebben, vragen kunnen stellen en zelfs hulp kunnen krijgen bij het berekenen van belastingen.
Ahmad en zijn team verkennen ook agentic AI om zowel personeel als klanten verder te ondersteunen. Met meer dan drie decennia in het bedrijf en een duidelijke blik op waar verhuurtechnologie naartoe gaat, streeft Toolsa ernaar een first mover te zijn onder VAE-apparatuurverhuurbedrijven en een van de toonaangevende lokale namen van het land in deze ruimte.
