Toolsa Equipment Rental is al sinds 1993 actief in de bouwsector van Dubai. In dat jaar richtte Sultan, de inmiddels overleden vader van Ahmad, het bedrijf op als een van de eerste materieelverhuurbedrijven in de Verenigde Arabische Emiraten. Tegenwoordig staat Ahmad aan het roer en verhuurt het bedrijf onder andere diesel- en benzinegeneratoren, dieselcompressoren, trilplaten, aluminium steigers, betonstaalbuigmachines en allerlei andere bouwmachines.
Het klantenbestand bestaat uit aannemers, wegenbouw- en infrastructuurbedrijven, evenementenorganisaties en bedrijven die zich bezighouden met afbouw en interieurinrichting. Veel klanten regelen het volledige huurproces online via e-mail en WhatsApp. Leveringen tot 3 ton verzorgt Toolsa zelf en klanten kunnen eenvoudig betalen via betaallinks.
Meer dan 15 jaar werkte het bedrijf met een zelfontwikkeld verhuursysteem dat volgens Ahmad verouderd was en veel functies miste die moderne verhuursoftware wel biedt. Op zoek naar software die beter aansluit op de huidige werkwijze van verhuurbedrijven, stapte Toolsa over op Booqable. Het bedrijf integreerde Booqable met zijn bestaande website, zodat klanten rechtstreeks vanuit de voorraad verschillende productcategorieën kunnen bekijken, van generatoren tot steigers, nog voordat ze contact opnemen.
Prestatierapportages gebruiken om het assortiment uit te breiden
Voordat Toolsa Booqable gebruikte, had het bedrijf nauwelijks inzicht in de prestaties van afzonderlijke machines. Het oude systeem beschikte niet over rapportagemogelijkheden. Daardoor was het lastig om te bepalen welke generatoren en compressoren voldoende opleverden en welke vooral kostbare opslagruimte innamen.
Met de rapportages van Booqable heeft Ahmad nu duidelijk inzicht in de prestaties van zijn verhuurvloot, van het aantal bestellingen tot de meest verhuurde producten. In plaats van op gevoel te beslissen, kan hij aan de cijfers zien wat goed loopt. Volgens Ahmad behoren de rapportages inmiddels tot zijn favoriete onderdelen van Booqable, omdat ze hem helpen prestaties te analyseren en datagedreven beslissingen te nemen.
Deze verandering heeft de dagelijkse werkzaamheden op verschillende manieren verbeterd:
-
Maandelijkse verhuurgegevens die medewerkers voorheen minimaal drie uur kostten om in Excel te verzamelen, worden nu in minder dan 10 seconden automatisch geëxporteerd.
-
Dankzij het dashboard en de filtermogelijkheden is het veel eenvoudiger om materieel en bestellingen in één oogopslag te volgen.
-
Ahmad ziet welk materieel goed presteert en kan op basis daarvan bepalen waarin hij verder wil investeren.
Wat voorheen uren handmatig werk in spreadsheets kostte, is nu met één snelle export geregeld. Bovendien heeft Ahmad het inzicht dat hij nodig heeft om vooruit te plannen, in plaats van pas achteraf op de maandcijfers te reageren.
Extra materieelinformatie vastleggen met aangepaste velden
Bouwmaterieel vereist vaak specifieke instructies voor gebruik en opslag. In de oude software van Toolsa was er geen mogelijkheid om zulke informatie vast te leggen. Daardoor zat veel belangrijke kennis alleen in de hoofden van medewerkers, zonder dat deze ergens was gedocumenteerd.
Met Booqable kan Ahmad aangepaste velden toevoegen aan producten om belangrijke informatie over bijvoorbeeld generatoren en trilplaten vast te leggen. Deze gegevens kunnen rechtstreeks op pakbonnen worden weergegeven, zodat opslaginstructies en aanwijzingen voor het gebruik altijd met de bestelling meegaan.
Voor Toolsa betekent dit dat:
-
Belangrijke instructies voor gebruik en opslag worden vastgelegd en niet alleen mondeling worden doorgegeven.
-
Nieuwe medewerkers sneller leren wat er bij elk apparaat komt kijken, omdat alle informatie direct bij de bestelling staat.
-
Pakbonnen het team een vast overzicht bieden voordat het materieel wordt meegegeven.
Ahmad noemt de aanpassingsmogelijkheden en aangepaste velden als enkele van zijn favoriete functies in Booqable. Dat is niet verrassend. Informatie die voorheen afhankelijk was van het geheugen van medewerkers of mondelinge overdracht, wordt nu vastgelegd en aan elke bestelling gekoppeld.
Vooruitblik
Ahmad vat de overstap eenvoudig samen: Booqable heeft een overzichtelijke, praktische interface die eenvoudig en intuïtief werkt. Voor een bedrijf dat jarenlang met 15 jaar oude software werkte, zonder goede rapportages en met een ingewikkeld inwerkproces voor nieuwe medewerkers, maakt die eenvoud een groot verschil.
Toolsa blijft ondertussen vernieuwen. Onlangs voegde het bedrijf een AI-chatbot toe aan zijn website, gekoppeld aan de voorraad in Booqable. Klanten die niet precies weten welk materieel ze nodig hebben, kunnen vragen stellen en zelfs hulp krijgen bij het berekenen van de benodigde capaciteit.
Ahmad en zijn team onderzoeken daarnaast hoe ze agentic AI kunnen inzetten om zowel medewerkers als klanten verder te ondersteunen. Met meer dan dertig jaar ervaring en een duidelijke visie op de toekomst van verhuurtechnologie wil Toolsa vooroplopen in de materieelverhuur in de Verenigde Arabische Emiraten en uitgroeien tot een van de toonaangevende verhuurbedrijven van eigen bodem.
