Robert Brown richtte Rave Daddy Events op in St. Petersburg, Florida, als uitbreiding van zijn dj-bedrijf in de evenementenbranche. Wat begon met apparatuur voor dj-optredens, groeide uit tot een volwaardig verhuurbedrijf voor audiovisuele apparatuur. Hij levert backline-apparatuur en evenementbenodigdheden aan organisatoren en dj’s die alles nodig hebben om een geslaagd evenement neer te zetten.
Zijn klanten vertrouwen niet alleen op de apparatuur, maar ook op de persoonlijke ondersteuning die erbij hoort. Zoals Robert het zelf omschrijft, kent zijn team de producten door en door en ziet het iedere opdracht als een dienstverlening, niet alleen als een verhuurtransactie.
Voordat Robert Booqable gebruikte, beheerde hij samen met zijn team van drie medewerkers alles handmatig. Het plannen en bijhouden van apparatuur was een voortdurende uitdaging, vooral omdat ieder apparaat tot op het serienummer nauwkeurig geregistreerd moest worden.
Hij zocht een systeem dat leveringen en retouren kon bijhouden en waarmee zijn kleine team eenvoudig kon controleren welke apparatuur de deur uitging. De barcodefunctie en mobiele app van Booqable bleken precies wat hij nodig had.
Elk apparaat volgen met barcodes
Bij de verhuur van audiovisuele apparatuur moet je veel afzonderlijke apparaten beheren. Robert had daarom een manier nodig om op ieder moment te weten waar alles zich bevond. Het handmatig bijhouden van serienummers en koppelen aan boekingen kostte veel tijd en was foutgevoelig, vooral wanneer apparatuur voortdurend tussen evenementen werd verplaatst.
Met Booqable kan Robert barcodes aanmaken voor afzonderlijke voorraadartikelen, complete producten of bundels. Vervolgens kan hij deze afdrukken en op de apparatuur aanbrengen, zodat alles klaar is om te scannen. Zijn team scant de apparatuur met de mobiele app van Booqable of een aparte barcodescanner, zowel bij het uitgeven als bij het innemen na een evenement.
Volgens Robert maakt de barcodefunctie het veel eenvoudiger om apparatuur op serienummer te volgen. Het is inmiddels een van de functies die hij dagelijks het meest gebruikt.
Dit heeft Rave Daddy Events verschillende voordelen opgeleverd:
-
Apparatuur wordt bijgehouden op serienummer, zonder giswerk of spreadsheets.
-
Het team kan precies controleren welke apparatuur wordt uitgegeven en teruggebracht, zonder alles handmatig na te lopen.
-
De voorraad blijft overzichtelijk, ook wanneer apparatuur voortdurend onderweg is voor verschillende leveringen en retouren.
Voor een bedrijf dat meerdere evenementen tegelijk verzorgt, betekent die nauwkeurigheid minder verwisselingen en veel minder tijd kwijt zijn aan het terugvinden van apparatuur. Robert en zijn team kunnen zich richten op het evenement zelf, zonder zich af te vragen of alles wel is teruggekomen.
Leveringen en retouren beheren vanaf je telefoon
Met een klein team dat veel onderweg is voor leveringen en retouren, had Robert een oplossing nodig die op locatie net zo goed werkte als op kantoor. Papieren checklists en telefoontjes naar kantoor waren niet langer voldoende.
Met de mobiele app van Booqable kan zijn team onderweg bestellingen beheren, barcodes scannen, bestelstatussen bijwerken en handtekeningen vastleggen, allemaal vanaf hun telefoon. Medewerkers kunnen de beschikbaarheid controleren, een levering of retour direct bevestigen en boekingen bijwerken zonder achter een bureau te hoeven zitten.
Dit heeft het werk van het team aanzienlijk verbeterd:
-
Leveringen en retouren verlopen sneller doordat alles vanaf één apparaat wordt geregeld.
-
Handtekeningen en scans worden direct vastgelegd in plaats van achteraf toegevoegd.
-
Het team blijft op de hoogte zonder voortdurend te hoeven bellen of berichten te sturen over de status van bestellingen.
Volgens Robert zijn leveringen en retouren hierdoor een stuk eenvoudiger en professioneler geworden. Die professionele werkwijze heeft ook bijgedragen aan de groei van het bedrijf.
Klaar om te groeien, evenement na evenement
Sinds de overstap naar Booqable heeft Robert zijn omzet zien stijgen en zelfs klanten van concurrenten weten aan te trekken. Het dashboard geeft hem in één oogopslag inzicht in zijn bedrijf. Hoewel hij graag verbeteringen zou zien in de digitale administratie, hebben de belangrijkste functies duidelijk verschil gemaakt in zijn dagelijkse bedrijfsvoering.
Robert wil Rave Daddy Events de komende jaren verder laten groeien en een veel groter werkgebied bedienen. Dankzij het bijhouden van apparatuur met barcodes en het gebruik van de mobiele app kan zijn kleine team meer evenementen verzorgen, zonder in te leveren op de persoonlijke service waarmee het bedrijf zich onderscheidt.
