Robert Brown startte Rave Daddy Events in St. Petersburg, Florida, als een uitloper van zijn DJ-bedrijf in de evenementenwereld. Wat begon als DJ-backline-apparatuur vertakte zich naar een volledige audiovisuele verhuuroperatie, die evenementenpromotors en DJ’s voorziet van de backline-apparatuur en evenementenbenodigdheden die ze nodig hebben om een show op te zetten.
Zijn klanten vertrouwen op hem niet alleen voor de apparatuur zelf, maar voor de praktische ondersteuning die daarbij hoort. Zoals Robert het zegt, begrijpt zijn team het product en behandelt elke klus als een service, niet slechts als een verhuurtransactie.
Voor Booqable beheerden Robert en zijn team van drie alles handmatig. Het plannen en volgen van apparatuur was een constante hoofdpijn, vooral met een apparatuurbestand dat tot op het serienummer moest worden verantwoord.
Hij had een systeem nodig dat gelijke tred kon houden met leveringen en ophalingen terwijl zijn kleine team een gemakkelijke manier kreeg om precies bij te houden wat de deur uitging. Booqable’s barcodefunctie en mobiele app bleken precies te zijn wat hij zocht.
Elk stuk apparatuur volgen met barcodes
Een audiovisueel verhuurbedrijf runnen betekent jongleren met veel individuele stukken apparatuur, en Robert had een manier nodig om te weten waar alles zich op elk moment bevond. Handmatig serienummers bijhouden en ze koppelen aan boekingen was traag en liet ruimte voor fouten, vooral wanneer apparatuur constant tussen evenementen bewoog.
Met Booqable kan Robert barcodes maken voor individuele voorraadartikelen, volledige producten of bundels, en vervolgens alles afdrukken en labelen zodat het klaar is om te scannen. Van daaruit scant zijn team apparatuur via de mobiele Booqable-app of een aparte scanner, of ze nu apparatuur uitchecken voor een evenement of terug inchecken. Robert noemde de barcodefunctie een enorme hulp bij het volgen van apparatuur op serienummer, en het is een van de dingen geworden waar hij dagelijks het meest op vertrouwt.
Dit heeft Rave Daddy Events op een paar duidelijke manieren geholpen:
- Apparatuur wordt gevolgd op serienummer in plaats van giswerk of spreadsheets
- Het team kan precies bevestigen wat er uitgaat en terugkomt zonder handmatig dubbel te controleren
- Voorraad blijft georganiseerd, zelfs wanneer het allemaal beweegt over verschillende leveringen en ophalingen
Voor een bedrijf dat meerdere evenementen tegelijk afhandelt, betekent dat niveau van nauwkeurigheid minder verwarring en veel minder tijd besteed aan het achterhalen van apparatuur. Robert en zijn team kunnen zich concentreren op het evenement zelf in plaats van zich af te vragen of alles terugkwam.
Leveringen en ophalingen vanaf een telefoon runnen
Met een klein team en een op levering en ophaling gebaseerde opzet, had Robert iets nodig dat net zo goed werkte in het veld als op kantoor. Papieren checklists en telefoongesprekken terug naar de basis waren niet genoeg.
De mobiele Booqable-app laat Roberts team bestellingen beheren, barcodes scannen, bestelstatussen bijwerken en handtekeningen vastleggen, allemaal vanaf hun telefoons terwijl ze onderweg zijn. Ze kunnen controleren wat beschikbaar is, een ophaling of levering ter plekke bevestigen en de boeking up-to-date houden zonder terug op kantoor te hoeven zijn.
Dit heeft een echt verschil gemaakt voor het team:
- Ophalingen en leveringen verlopen sneller omdat alles vanaf één apparaat gebeurt
- Handtekeningen en scans worden op het moment zelf vastgelegd, niet later toegevoegd
- Het team blijft gesynchroniseerd zonder heen en weer te hoeven bellen of sms’en over de bestelstatus
Robert zegt dat het ophalingen en leveringen veel gemakkelijker en veel professioneler heeft gemaakt, en dat professionalisme heeft zich vertaald in echte groei.
Gebouwd voor groei, één evenement tegelijk
Sinds de overstap naar Booqable heeft Robert de verkoop zien stijgen en heeft hij zelfs klanten van concurrenten overgehaald. Het dashboard geeft hem een overzicht van het bedrijf in één oogopslag, en hoewel hij graag de virtuele papierwerkfunctie verbeterd zou zien, hebben de kerntools een merkbaar verschil gemaakt in hoe het bedrijf draait.
Terwijl Rave Daddy Events vooruitkijkt, hoopt Robert groter te groeien en een veel groter gebied te bestrijken. Met barcodetracking en een mobiele app die de dagelijkse gang van zaken afhandelt, is zijn kleine team klaar om meer evenementen aan te pakken zonder de praktische service te verliezen die hen onderscheidt.
