Toen de MC Digital school van Middlesbrough College hun leenproces voor studenten onder de loep nam, realiseerden ze zich dat het meer samenhang moest vertonen. Lewis Taylor ging op zoek naar een oplossing waarmee ze boekingen, beschikbaarheid van de voorraad en huurgeschiedenis konden bijhouden. Hij ontdekte dat het gebruik van barcodes, online boekingen en beschikbaarheid in Booqable perfect was om deze doelen te bereiken.
MC Digital
MC Digital is de digitale school van Middlesbrough College die zich specialiseert in media, IT en computercursussen in het Digital Centre. Het is de thuisbasis van toonaangevende technologie voor applicatie- en webontwikkeling, netwerken en systeemondersteuning, computerwetenschappen, animatie en visuele effecten, spelontwikkeling, film- en televisieproductie en journalistiek.
De school heeft verschillende faculteiten voor elke specialisatie, waaronder de afdeling videoproductie, die zich richt op tv en film. Ze bieden een breed scala aan apparatuur die studenten kunnen lenen voor hun projecten en opdrachten, waaronder camera’s, lenzen, koptelefoons, statieven, powerbanks, kabels, koffers, groene schermen, projectoren, capture cards, verlichting, laptops en microfoons.
Naast de toonaangevende technologie van bijvoorbeeld Canon, DJI, GoPro, Sennheiser en Sony, kunnen studenten ook goed uitgeruste studio- en streamingruimtes boeken. Dit biedt studenten allround oplossingen die hen toegang geven tot alles wat ze nodig hebben om hun opdrachten met de hoogst mogelijke kwaliteit succesvol af te ronden.
De ontbrekende schakels
Net als bij verhuur komt het uitlenen van apparatuur met de nodige uitdagingen die een operatie kunnen tegenhouden. In het uitleenproces ontbrak het MC digital aan samenhang met betrekking tot het beheer van de operaties. Dit leidde tot verschillende problemen die het moeilijk maakten om de dagelijkse uitleentaken te beheren omdat er geen centrale manier was voor studenten en medewerkers om dingen te beheren.
Eén ding waar ze mee worstelden was het bijhouden van inkomende boekingen tegen de beschikbaarheid van de voorraad, omdat ze geen systeem hadden om dit te controleren. Dit leidde natuurlijk tot veel verwarring, dubbele boekingen en apparatuur die niet correct werd uitgeleend. Dit betekende dat het lenen en uitlenen van apparatuur chaotisch verliep voor zowel studenten als medewerkers.
Ze hadden ook geen manier om boekingen uit het verleden bij te houden, waardoor het moeilijk was om na te gaan waar apparatuur was geweest. Dit maakte het moeilijk om mensen aansprakelijk te stellen voor beschadigde en ontbrekende apparatuur. U kunt zich voorstellen dat het gebrek aan opvolging van de beschikbaarheid leidde tot veel tijdverlies en kostenverlies voor de afdeling.
Breng samenhang in het proces
Lewis werd belast met het vinden van een softwareoplossing voor dit probleem. Hij kwam bij Booqable terecht nadat hij had gezien dat andere onderwijsinstellingen het met succes gebruikten voor het uitlenen van apparatuur. Het was precies wat hij nodig had om de afdeling weer op orde te krijgen. Hij implementeerde verschillende maatregelen om het bijhouden van boekingen, inventaris en beschikbaarheid te verbeteren,
Ten eerste gebruikte hij Booqable’s website builder om een intern portaal voor studenten en personeel te creëren. Hiermee kunnen ze de hele catalogus met apparatuur die ze aanbieden bekijken en de beschikbaarheid voor hun gewenste data controleren. Studenten kunnen nu van tevoren boeken en weten dat hun uitrusting er voor hen zal zijn omdat de portal automatisch wordt bijgewerkt met de beschikbaarheid van de inventaris.
Ten tweede heeft Lewis voor alle producten een streepjescode ingevoerd, zodat het personeel de streepjescode van de student kan scannen en de uitrusting kan uitchecken. Dit betekent dat er minder toezicht nodig is omdat ze weten dat ze de juiste artikelen hebben opgehaald. Het verbetert ook de nauwkeurigheid van de rapportage omdat het team een volledige gebruiksgeschiedenis van de producten kan zien en wanneer de artikelen zijn opgehaald en teruggebracht.
Een positief vooruitzicht
De eerste feedback van studenten en personeel was zeer positief, en ze vonden het systeem gemakkelijk te leren. Ze vinden het ook geweldig dat ze een QR-code van hun boekingsmail kunnen laten zien, zodat het personeel boekingen gemakkelijk kan vinden. Het succes van het gebruik van Booqable heeft de mogelijkheid geopend voor het college om in de toekomst producten uit te lenen aan lokale onafhankelijke productiebedrijven.
