LOL Yards, gevestigd in de Verenigde Staten, werd opgericht door Ward Blackwell tijdens een van de meest onzekere perioden voor kleine bedrijven. Toen COVID toesloeg, begon Wards website-marketingbureau bijna dagelijks klanten te verliezen.
Op zoek naar een andere inkomstenbron investeerde hij in verjaardagsgazonborden en lanceerde een gazonbordverhuurbedrijf om de leemte te vullen. Vijf jaar later gaat het bedrijf nog steeds goed en is het verder gegroeid dan hij aanvankelijk had verwacht.
Vandaag specialiseert LOL Yards zich in gazonbordverhuur voor verjaardagen en vieringen, waarbij ouders het grootste deel van de klantenbase vormen. Wat het bedrijf onderscheidt is zijn uitgebreide inventaris, waardoor klanten kunnen kiezen uit een grotere verscheidenheid aan thema’s, hobby’s, sporten en mijlpaalvieringen dan veel concurrenten aanbieden.
Hoewel de meeste boekingen aanvankelijk via telefoongesprekken en e-mails binnenkwamen, wilde Ward een betere manier om reserveringen te beheren, verwarring te vermijden en klanten duidelijke communicatie te bieden. Na het kiezen van Booqable hielpen functies zoals geautomatiseerde e-mailsjablonen en back-office bestellingen bij het creëren van een meer georganiseerd proces voor het beheren van gazonbordverhuurboekingen en klantinformatie.
Bestellingsbevestigingen verzenden met geautomatiseerde e-mailsjablonen
Voordat LOL Yards Booqable gebruikte, was een van de grootste uitdagingen het verliezen van boekingen omdat klanten niet goed werden bevestigd.
Het beheren van gazonbordverhuurverzoeken via telefoongesprekken en handmatige communicatie maakte het moeilijk om elke reservering bij te houden en ervoor te zorgen dat klanten alle informatie ontvingen die ze nodig hadden.
De geautomatiseerde e-mailsjablonen van Booqable boden een eenvoudige oplossing. Zodra een bestelling is aangemaakt, kan Ward met één klik een bestellingsbevestiging genereren direct vanuit de boeking. Klantinformatie en bestellingsdetails worden automatisch aan de e-mail toegevoegd, waardoor handmatig werk wordt verminderd en fouten worden voorkomen.
Indien nodig kunnen contracten, facturen, offertes of andere documenten ook aan de e-mail worden bijgevoegd voordat deze wordt verzonden. Dit helpt LOL Yards:
- Snel professionele bestellingsbevestigingen te versturen
- Te zorgen dat klant- en boekingsdetails altijd nauwkeurig zijn
- Contracten en belangrijke documenten bij te voegen zonder aparte e-mails te maken
Het resultaat is een veel duidelijker communicatieproces voor elke gazonbordverhuurreservering. Klanten weten precies wat ze hebben gereserveerd en Ward besteedt minder tijd aan het opvolgen van ontbrekende informatie of het handmatig bevestigen van details.
Realtime beschikbaarheid bij het aanmaken van een bestelling
Voor Booqable was het beheren van boekingen vaak afhankelijk van telefoongesprekken, e-mails en handmatige tracking. Naarmate het bedrijf groeide, werd het steeds moeilijker om beschikbare inventaris bij te houden en ervoor te zorgen dat borden correct waren gereserveerd voor aankomende evenementen.
De back-office bestellingsfunctie van Booqable gaf LOL Yards een centrale plek om elke gazonbordverhuurreservering te beheren. Medewerkers kunnen een bestelling aanmaken, verhuurdatums selecteren, klantinformatie toevoegen en producten kiezen die momenteel beschikbaar zijn.
De beschikbaarheid wordt weergegeven tijdens het opbouwen van de bestelling, wat helpt om dubbele boekingen te voorkomen. Zodra de reservering is aangemaakt, kunnen ze direct een bevestigings-e-mail sturen, betalingslinks genereren en ondersteunende documenten zoals contracten en facturen aanmaken.
Deze functie helpt LOL Yards:
- Inventaris met vertrouwen te reserveren en boekingsconflicten te vermijden
- Klantgegevens en verhuurdatums vanuit één plek te beheren
- Bevestigingen, betalingsverzoeken en documenten direct vanuit de bestelling te versturen
Alle boekingsinformatie verbonden hebben in één systeem maakt het dagelijks beheer veel eenvoudiger. In plaats van te vertrouwen op verspreide e-mails of handgeschreven notities, kan LOL Yards snel reserveringen aanmaken en bijhouden terwijl klanten gedurende het hele verhuurproces geïnformeerd worden gehouden.
Klanten terugbrengen
Terwijl LOL Yards blijft groeien, kijkt Ward al naar uitbreiding naar partyverhuringen, voortbouwend op het succes van het bedrijf dat hij tijdens de pandemie startte. Tools hebben die helpen bij het beheren van boekingen, klantcommunicatie, contracten en inventaris geeft hem vertrouwen terwijl het bedrijf nieuwe verhuurcategorieën op zich neemt.
Terugblikkend op de ervaring wijst Ward op het gemakkelijkere beheer en de duidelijkere bevestigingen die Booqable het bedrijf heeft gebracht. “Het heeft onze boekingen veel gemakkelijker te beheren gemaakt.”
Van het verbeteren van klantcommunicatie met geautomatiseerde e-mailsjablonen tot het organiseren van reserveringen via back-office bestellingen, helpt Booqable LOL Yards minder tijd te besteden aan het beheren van papierwerk en meer tijd aan het leveren van gedenkwaardige gazonbordverhuurervaringen voor families die speciale gelegenheden vieren.
