Voor de perfecte wind moet je soms reizen, en dat is precies wat Aaron en zijn team van Kiteboard Academy doen. Na vijf jaar wereldwijd kitesurflessen te hebben gegeven, besloot Aaron in 2019 iets bijzonders op te zetten: een kitesurfschool die met de seizoenen meereist. In plaats van op één plek te blijven, waar de windomstandigheden wisselvallig kunnen zijn, verhuist het hele bedrijf twee keer per jaar. Van oktober tot maart zijn ze te vinden in het zonnige La Ventana in Mexico en van april tot juli in het winderige Corpus Christi in Texas.
Een compleet kitesurfbedrijf tussen twee landen verplaatsen was alleen niet eenvoudig. Totdat ze de juiste verhuursoftware voor kiteboards vonden. Met Booqable heeft Kiteboard Academy een ingewikkelde logistieke operatie omgezet in een soepel georganiseerd verhuurproces. Zo kunnen ze hun avontuurlijke klanten vrijwel het hele jaar door de beste omstandigheden bieden om te kitesurfen.
De juiste verhuursoftware voor kiteboards vinden
Voordat Kiteboard Academy Booqable gebruikte, was het beheren van de verhuur op verschillende locaties behoorlijk chaotisch. Aaron vertelt hoe ze werkten met eenvoudige planningstools en facturen die niet waren ontworpen voor een bedrijf dat om de paar maanden verhuist. Hun vorige systeem kon niet goed bijhouden waar het materiaal zich bevond en klanten konden bij een locatiewissel niet eenvoudig zien wat beschikbaar was. Het voelde alsof ze twee afzonderlijke bedrijven met één voorraad probeerden te runnen.
Toen ze Booqable ontdekten, viel alles op zijn plek. Ze konden eindelijk een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk onderdeel aan hun verhuurwebsite toevoegen, waarmee klanten eenvoudig het juiste materiaal konden boeken, ongeacht welke seizoenslocatie geopend was. Het verschil was enorm. Hun bijzondere bedrijfsmodel kwam nu ook online goed tot zijn recht.
Dagelijks verhuurbeheer
Met Booqable kan Kiteboard Academy nu moeiteloos zowel boekingen op locatie als online boekingen verwerken. Materiaal wordt direct gereserveerd voor cursisten die korte lessen of volledige cursussen boeken. Of iemand nu langskomt of via zijn telefoon boekt, het team hoeft alleen de product-, klant- en bestelgegevens in te voeren om de actuele beschikbaarheid te bekijken en de reservering af te ronden.
Het orderbeheer van Booqable maakt dit proces eenvoudig. Het team voert de bestelgegevens in, verwerkt de betaling via de gekoppelde betaalprovider Stripe en verstuurt automatisch een bevestigingsmail waarin de klantgegevens al zijn ingevuld.
Online boekingen verlopen net zo soepel. Wanneer iemand via de verhuurwebsite kitesurfmateriaal reserveert, verzamelt Booqable tijdens het afrekenen alle contact- en betaalgegevens. Deze worden automatisch gesynchroniseerd met de klantendatabase en de betaling wordt veilig verwerkt via Stripe.
Hierdoor werkt het hele bedrijf sneller, overzichtelijker en professioneler. Dat is vooral belangrijk wanneer het team regelmatig tussen de seizoenslocaties verhuist.
Verhuur beheren tijdens verschillende seizoenen
Wat Kiteboard Academy bijzonder maakt, is eenvoudig: ze gaan waar de wind goed is. Wanneer het ideale windseizoen in Mexico in maart eindigt, sluiten ze niet simpelweg hun deuren. Ze pakken hun kites, boards en foils in en rijden met al het materiaal naar Texas, waar het seizoen net begint.
Voor veel verhuurbedrijven zou zo’n verhuizing een enorme uitdaging zijn, maar met de verhuursoftware van Booqable blijft alles beheersbaar.
“We merken dat zowel onze klanten als wijzelf een beter overzicht hebben van wat beschikbaar is”, legt Aaron uit.
De verhuurwebsite van Kiteboard Academy, die draait op Booqable, toont automatisch alleen de locatie die op dat moment actief is. Zo weten klanten precies waar ze kunnen boeken en welk materiaal beschikbaar is.
Met een klein team van vier instructeurs in Mexico en drie in Texas is eenvoud essentieel. Dankzij de software kunnen ze zich concentreren op het geven van lessen in plaats van op ingewikkelde boekingsprocessen wanneer ze na een internationale verhuizing hun activiteiten op een nieuwe locatie opstarten.
Groeien met de wind mee
Kiteboard Academy gebruikt nog niet zo lang professionele verhuursoftware, maar de positieve reacties stromen al binnen. Klanten waarderen het eenvoudig online boeken, het actuele overzicht van beschikbaar materiaal en het gebruiksvriendelijke reserveringsproces.
In plaats van telefonisch uit te leggen welke locatie geopend is en welk materiaal beschikbaar is, regelt de verhuurwebsite dit grotendeels zelf.
Het wisselen tussen seizoenslocaties is meer dan alleen een bijzonder bedrijfsmodel. Het is een slimme manier om klanten een betere ervaring te bieden en het verhuurmateriaal optimaal te benutten.
Aaron ziet zelfs mogelijkheden om in de toekomst een derde seizoenslocatie toe te voegen. Zo kan Kiteboard Academy zijn expertise en goed onderhouden materiaal beschikbaar maken voor nog meer kitesurfliefhebbers die het hele jaar door op zoek zijn naar de beste wind.
Door mee te bewegen met de natuurlijke kitesurfseizoenen in plaats van zich ertegen te verzetten, heeft Kiteboard Academy iets bijzonders opgebouwd: een bedrijf dat vrijwel het hele jaar door ideale omstandigheden biedt en tegelijkertijd het maximale uit ieder verhuurartikel haalt.
