Stacy Molander begon bloemen te ontwerpen voor bruiloften en evenementen tijdens haar studie interieurontwerp. Na jarenlang vieringen te hebben gecreëerd en gestyled, lanceerden zij en haar team van Rusted Window in Fortville, Indiana, Borrowed by RW om hun collectie voor meer mensen beschikbaar te maken. “Klanten kunnen prachtige evenementen organiseren zonder stukken te kopen die ze maar één keer gebruiken, of uit te zoeken waar ze die daarna moeten opslaan,” zegt Stacy.
De verhuurcollectie voor evenementen omvat kandelaars, lantaarns, vazen, bogen, tafeldecoratie, signing, fotoachtergronden en op maat gemaakte bars voor bruiloften, showers, feesten en zakelijke evenementen. Bloemvazen zijn de populairste stukken.
Het team ontwerpt de bloemen en klanten brengen de vazen na de viering terug. Klanten variëren van zakelijke evenementplanners tot mensen die bruiloften en privéfeesten organiseren. Om hen een plek te geven om te bladeren en te boeken, koos Borrowed by RW voor Booqable als hun verhuursoftware en boekingsplatform. Ze kregen een kant-en-klare boekingspagina, linkten die vanaf hun bestaande website en gebruikten online productcollecties om klanten naar stukken te leiden die goed bij elkaar passen.
Een online catalogus die automatisch wordt bijgewerkt
Voordat ze Booqable gebruikten, hield het team verhuur bij in een spreadsheet, en ze verhuurden stukken alleen aan klanten die ook bloemontwerp bij hen boekten. Bijhouden welke items beschikbaar, gereserveerd of op een evenement aanwezig waren, was het moeilijkste deel. “Onze grootste uitdaging was voorraadbeheer,” zegt Stacy.
Booqable gaf Borrowed by RW een kant-en-klare boekingspagina die ze vanaf hun bestaande site linkten. Wanneer het team een nieuw stuk toevoegt, de voorraad aanpast of een prijs wijzigt, wordt de boekingspagina automatisch bijgewerkt, zodat de beschikbaarheid altijd overeenkomt met wat er daadwerkelijk op de plank staat. Klanten reserveren items en betalen een aanbetaling bij het afrekenen, en het team volgt op om details te bevestigen en afhalen of bezorging te regelen.
“Onze zakelijke evenementplanners waarderen het vooral dat ze altijd toegang hebben tot onze verhuurcatalogus online, wanneer ze die nodig hebben,” zegt Stacy. “Ze kunnen de collectie bekijken op hun eigen tijdstip en met een duidelijker idee naar ons toe komen van wat ze willen.”
-
Klanten kunnen op elk moment de beschikbaarheid controleren en items voor evenementenverhuur boeken, zonder op een reactie te hoeven wachten
-
Aanbetalingen worden bij het boeken geïnd, wat het team een duidelijk startpunt geeft om op te volgen
-
Dubbele boekingen worden vermeden omdat reserveringen en voorraad op één plek staan
Het giswerk met de spreadsheet is verdwenen, en het team plant afhalingen en retourzendingen met meer vertrouwen. En omdat de catalogus voor iedereen open staat, is de evenementenverhuurkant van het bedrijf niet langer afhankelijk van bloemboekingen.
Zorgvuldig samengestelde collecties om elke viering te begeleiden
Een grote catalogus met kandelaars, vazen en achtergronden kan veel zijn om te verwerken. Sommige klanten voor evenementenverhuur weten precies wat ze willen. Anderen hebben hulp nodig om hun visie samen te brengen, en door elk afzonderlijk item te scrollen wordt dat niet gemakkelijker.
De boekingspagina van Booqable wordt geleverd met een filterbalk aan de linkerkant die al is ingesteld. Het team ordent producten in collecties in de backend, en klanten kiezen een collectie uit de zijbalk om de pagina te filteren. Op die manier kan Stacy stukken groeperen zodat klanten items zien die goed bij elkaar passen.
“Mijn favoriete functie is de mogelijkheid om zorgvuldig samengestelde collecties in onze online catalogus te maken,” zegt Stacy. “Het helpt klanten om te bladeren zonder zich overweldigd te voelen en geeft hen vertrouwen om stukken te kiezen die bij elkaar passen. Het is een manier om vanaf het begin ontwerpbegeleiding te bieden.”
-
Klanten vinden snel bijpassende stukken in plaats van door de volledige catalogus te scrollen
-
Klanten krijgen ontwerpbegeleiding nog voordat het eerste gesprek plaatsvindt
-
Planners komen aan met een duidelijker idee van de look die ze willen
Klanten die zich ooit overweldigd voelden, hebben nu een startpunt dat weerspiegelt hoe Stacy’s team het evenement zou stylen. Dat betekent minder heen-en-weer berichten en meer tijd voor bloemen en finishing touches.
Huren, vieren en terugbrengen
“Door voorraad en reserveringen op één plek te hebben, is ons dagelijkse werk georganiseerder geworden,” zegt Stacy. “Het helpt ons team ook om op dezelfde lijn te blijven, waardoor we meer tijd hebben om ons te focussen op ontwerp en onze klanten.”
Borrowed by RW brengt het oog van een interieurontwerper en jarenlange bloemenervaring naar evenementenverhuur in het gebied rond Indianapolis.
Met de boekingspagina van Booqable kunnen klanten stukken bekijken en reserveren wanneer het hen uitkomt, terwijl zorgvuldig samengestelde collecties hen helpen een samenhangende look samen te stellen. Vervolgens is het plan van het team om hun collectie uit te breiden, duurzame relaties op te bouwen met zakelijke planners en lokale locaties, en de persoonlijke service te behouden die het bedrijf bijzonder maakt.
