Lamont runt Bell’s Parties, een verhuurbedrijf voor springkussens en opblaasbare attracties in de Amerikaanse staat Georgia. Het bedrijf richt zich op verhuur met bezorging voor feesten en lokale evenementen. Hij begon zijn bedrijf terwijl hij in militaire dienst was, vanuit het idee dat kinderen en volwassenen betaalbaar van een feest moeten kunnen genieten zonder in te leveren op kwaliteit of hygiëne.
Bell’s Parties is gespecialiseerd in grote springkussens en opblaasbare spellen die populair zijn voor verjaardagen, schoolevenementen en lokale feesten. Tot de klanten behoren particulieren, non-profitorganisaties en evenementenorganisatoren die op zoek zijn naar betrouwbare en betaalbare attracties.
In het begin beheerde Lamont zijn boekingen via Facebook-berichten. Bestellingen, betalingen en beschikbaarheid stonden verspreid over verschillende gesprekken, waardoor het steeds lastiger werd om overzicht te houden naarmate de vraag toenam. Met de overstap naar Booqable kreeg Bell’s Parties één systeem om alles te beheren. Lamont bouwde met de websitebouwer van Booqable een verhuurwebsite en bracht alle boekingen samen op één platform.
Vanaf het begin hielpen het orderdashboard en voorraadbeheer van Booqable Bell’s Parties om de verhuur overzichtelijk te organiseren en een goede basis te leggen voor verdere groei.
Boekingen voor springkussens automatisch inplannen
Voordat Lamont Booqable gebruikte, was het bijhouden van boekingsdatums zijn grootste uitdaging. Aanvragen kwamen binnen via sociale media, betalingen werden apart verwerkt en de planning stond verspreid over berichten of werd uit het hoofd bijgehouden. Voor een verhuurbedrijf met opblaasbare attracties maakte dit de dagelijkse planning stressvol. Een vergeten datum of overlappende boekingen konden al snel problemen veroorzaken.
Met het orderdashboard van Booqable heeft Bell’s Parties nu iedere werkdag direct overzicht. Wanneer Lamont inlogt, ziet hij alle aankomende boekingen en retouren, die in realtime worden bijgewerkt. Bij iedere bestelling staan de datums, klantgegevens en betaalstatus op één plek. Zo weet hij precies wat er die dag moet gebeuren.
Het werkt als volgt: boekingen die via de verhuurwebsite binnenkomen, verschijnen automatisch op het dashboard en worden gesynchroniseerd met de bestellijst en beschikbaarheidskalender. Hierdoor hebben Lamont en zijn team van drie medewerkers een duidelijk werkproces. Iedereen kan zien welke springkussens en opblaasbare spellen zijn geboekt en voor welke datums.
Voor de verhuur van springkussens en opblaasbare attracties helpt het orderdashboard om:
-
Boekingen voor springkussens en opblaasbare spellen automatisch in te plannen.
-
Betaalstatussen en bestelgegevens bij iedere boeking bij te houden.
-
Het hele team één gedeeld overzicht van alle geplande bestellingen te geven.
Hiermee behoort de versnipperde planning tot het verleden. Bell’s Parties kan nu op één systeem vertrouwen om alle boekingsdatums nauwkeurig bij te houden.
Dubbele boekingen voorkomen
Ook het bijhouden van de voorraad was een uitdaging voordat Bell’s Parties Booqable gebruikte. Met meerdere grote springkussens en opblaasbare spellen die voor verschillende datums werden geboekt, was handmatig voorraadbeheer foutgevoelig. Het was niet altijd duidelijk welke artikelen nog beschikbaar waren en welke al waren gereserveerd. Daardoor was Lamont soms terughoudend met het aannemen van nieuwe boekingen.
Met het voorraadbeheer van Booqable kan Bell’s Parties de beschikbaarheid nu betrouwbaar bijhouden. Iedere opblaasbare attractie wordt één keer toegevoegd en direct gekoppeld aan de verhuurwebsite. Wanneer een klant een bestelling plaatst, reserveert het systeem de gekozen artikelen onmiddellijk voor de geselecteerde datums. Zo worden dubbele boekingen automatisch voorkomen.
De voorraadkalender wordt bijgewerkt zodra bestellingen worden aangemaakt, gewijzigd of afgerond. De beschikbaarheid komt daardoor altijd overeen met de daadwerkelijke boekingen. Lamont gebruikt ook de mobiele app van Booqable om zijn voorraad te controleren en waar nodig betalingen af te handelen.
Voor verhuurbedrijven met springkussens en opblaasbare attracties helpt voorraadbeheer om:
-
Springkussens en opblaasbare spellen automatisch te reserveren.
-
De beschikbaarheid tussen het beheersysteem en de verhuurwebsite te synchroniseren.
-
Telfouten tijdens drukke periodes te verminderen.
Hierdoor is er geen onzekerheid meer over de voorraad. Bell’s Parties kan met vertrouwen nieuwe boekingen aannemen, omdat de beschikbaarheid altijd klopt.
Een succesvol verhuurbedrijf voor opblaasbare attracties laten groeien
Lamont wil zijn assortiment opblaasbare attracties verder uitbreiden en meer medewerkers aannemen. Met het juiste systeem voelt die groei een stuk beter beheersbaar. Booqable biedt de structuur die nodig is om meer boekingen te verwerken zonder het overzicht te verliezen. Bestellingen, planningen en voorraad blijven met elkaar verbonden terwijl het bedrijf groeit.
“Alles op één plek hebben maakt een enorm verschil”, vertelt Lamont. “We weten wat er de deur uitgaat, wat er terugkomt en wat al betaald is.”
Bell’s Parties is inmiddels een groeiend verhuurbedrijf met overzichtelijke boekingen, nauwkeurig voorraadbeheer en een professionele verhuurwebsite die terugkerende klanten helpt om eenvoudig opnieuw te boeken.
Doordat Booqable de dagelijkse administratie uit handen neemt, kan het team zich richten op schoon verhuurmateriaal, betrouwbare service en een leuke ervaring bij ieder evenement.
