Op Paide Gümnaasium, een middelbare school in het hart van Estland, was het beheren van een uitgebreide inventaris van technologische apparatuur vroeger een arbeidsintensief en gecompliceerd proces. Met een breed scala aan audiovisuele apparatuur, waaronder camera’s, kabels en verlichtingsapparatuur, had de school een efficiënt systeem nodig waarmee studenten en personeel deze middelen eenvoudig konden reserveren en beheren.
Deze behoefte leidde Paide Gümnaasium naar Booqable, dat in staat was om een intuïtief inventarisbeheer- en reserveringssysteem te creëren dat de manager van de afdeling, Kaarle, kon afstemmen op de unieke vereisten van de school. Sinds de implementatie van Booqable heeft Kaarle de manier waarop de school haar audiovisuele apparatuur inventaris bijhoudt en beheert, getransformeerd. Hieronder staan enkele van de belangrijkste functies die Paide Gümnaasium als instrumenteel heeft ervaren bij het vereenvoudigen van de dagelijkse werkzaamheden.
Direct hoogwaardige barcodes genereren vanuit Booqable
Een van de meest waardevolle functies die Paide Gümnaasium naar Booqable trok, was de mogelijkheid om barcodes direct binnen het systeem te genereren. Voorheen moest de school apparatuur handmatig labelen en bijhouden via spreadsheets, maar Booqable heeft dit proces aanzienlijk vereenvoudigd.
Met behulp van de eigen labelprinter van de school genereert de school duurzame labels voor al haar apparatuur om verlies te voorkomen en de locatie van items op elk moment bij te houden. Dit stelt personeel en studenten in staat om efficiënt apparatuur in- en uit te checken door simpelweg elk item te scannen. Als je niet je eigen labelprinter hebt zoals Paide Gümnaasium, kun je eenvoudig een drukkerij bij jou in de buurt betalen om je Booqable-barcodes om te zetten in fysieke barcodelabels om op je producten te plakken.
Bovendien stelt het systeem draadloos scannen binnen de opslagruimte mogelijk door barcodes te scannen via de mobiele app, waardoor je gemakkelijk door de ruimte kunt bewegen om items te scannen terwijl ze worden ingecheckt of uitgecheckt. Dit vermindert papierwerk en handmatige invoer, waardoor het personeel waardevolle tijd bespaart en de inventaris up-to-date blijft.
Eén barcode gebruiken om bulkartikelen in één keer te scannen
Paide Gümnaasium heeft ook innovatief gebruik gemaakt van Booqable door een enkele barcode te gebruiken voor meerdere exemplaren van hetzelfde product.
Zo beheert de school een groot aantal kabels, waarbij vaak meerdere identieke items voor een enkele boeking worden gereserveerd. In plaats van elke kabel afzonderlijk te scannen, heeft de school een systeem ontwikkeld waarbij een enkele barcode voor meerdere bulkproducten aan de muur in de opslagruimte is bevestigd.
Met deze methode kunnen personeel en studenten dezelfde barcode meerdere keren scannen, overeenkomend met het aantal items dat wordt uitgecheckt. Deze aanpak heeft de tijd die wordt besteed aan het verwerken van bestellingen aanzienlijk verminderd, terwijl de nauwkeurigheid van de inventaris gewaarborgd blijft, waardoor de noodzaak om elk individueel item handmatig te hanteren en te scannen wordt geëlimineerd.
Toen hem werd gevraagd naar de impact van de barcodefunctie van Booqable, merkte de afdelingsmanager, Kaarle, op: “De belangrijkste functie voor ons is het scannen van barcodes, omdat elk item zijn eigen label en barcode heeft. We wilden dat het proces snel en betrouwbaar was, en nu, met een draadloze scanner in onze opslagruimte, kunnen we gemakkelijk rondlopen en barcodes scannen op zowel de items als de muren. Het is comfortabel en snel, en ons systeem is veel eenvoudiger.”
Taken onderweg beheren met de mobiele app van Booqable
Paide Gümnaasium maakt ook volledig gebruik van de mobiele app van Booqable om inventaris op afstand te beheren. Deze functie is bijzonder nuttig gebleken voor het personeel. Bijvoorbeeld, wanneer een docent of student vraagt naar de beschikbaarheid van bepaalde apparatuur, hoeven beheerders niet langer in te loggen op een desktopbrowser. In plaats daarvan kunnen ze de app openen vanaf hun mobiele apparaten, een nieuwe bestelling openen, het betreffende item zoeken en onmiddellijk de beschikbaarheid van de voorraad zien.
Dit gemak is transformerend geweest, vooral voor beheerders die misschien niet altijd op de campus zijn, maar wel verzoeken moeten beheren of boekingen moeten bekijken. De app biedt een naadloze manier om voorraad te controleren, boekingen te maken en zelfs te communiceren met andere personeelsleden over de status van apparatuur, zonder fysiek aanwezig te hoeven zijn op de school.
Kaarle deelde hoe de mobiele app hun operaties heeft verbeterd: “Het is enorm handig geweest om de mobiele app te hebben om snel boekingen toe te voegen of te zoeken naar wat er beschikbaar is in de opslagruimte. Ik ben niet elke dag in het gebouw, dus wanneer iemand me vraagt naar de status van een item, kan ik gewoon de mobiele app openen, het item zoeken en direct de status zien.”
Eenvoudige veranderingen, met een grote impact
Sinds de adoptie van Booqable heeft Kaarle van Paide Gümnaasium aanzienlijke verbeteringen gezien in hoe hij de studentenbronnen van de school beheert. De mogelijkheid om barcodes direct in het systeem te genereren, het gebruik van enkele barcodes voor meerdere voorraaditems en het gemak van de mobiele app hebben allemaal bijgedragen aan het vereenvoudigen van het apparatuurreserveringsproces.
Voor elke school of instelling met een grote apparatuurinventaris laat het gebruik van Booqable door Paide Gümnaasium zien hoe een slim inventarisbeheersysteem tijd kan besparen, fouten kan verminderen en de algehele organisatie kan verbeteren. Terwijl de school blijft groeien en evolueren, zal Booqable een belangrijk hulpmiddel blijven om de stress van studentenverhuur weg te nemen.
