The Rustic Wedding Company, bruiloftsplanners en stylisten gevestigd in de East Midlands, helpt bruidsparen al 12 jaar bij het plannen en stylen van prachtig gedecoreerde, persoonlijke bruiloftsfeesten met exquise details en persoonlijke accenten.
Van bescheiden beginnen, toen Lesley McCall haar talent voor het vinden en stylen van unieke decoratie wilde benutten, groeide het uit tot het huidige bekroonde, professionele bruiloftsplannings- en prop-verhuurbedrijf. Ze bieden zowel volledige stylingpakketten als dry-hire prop-collecties aan; deze omvatten bruiloftsbogen, achtergronden, chargers, linnen, lantaarns, bewegwijzering en andere kleine props.
Hun klanten zijn doorgaans stellen die stijlvolle plattelandsbruiloften plannen in schuren, tenten en andere sfeervolle locaties. Terwijl sommige klanten volledige stylingsondersteuning kiezen, geven velen de voorkeur aan de flexibiliteit om hun eigen decoratieartikelen te selecteren en te huren.
Naarmate de vraag toenam, hadden Lesley en haar team een verhuurplatform nodig dat beide kanten van het bedrijf kon ondersteunen en toch gemakkelijk te gebruiken bleef. Na het verkennen van verschillende opties kozen ze voor Booqable vanwege de gebruiksvriendelijke interface, het aantrekkelijke ontwerp, de vooraf gebouwde boekingspagina en de mogelijkheid om boekingen, inventaris en klantinformatie op één plek te beheren.
Een groeiend team beheren met Booqable’s gebruiksvriendelijke interface
Vóór de implementatie van Booqable gebruikte The Rustic Wedding Company een aangepaste Google Sheets-oplossing voor boeking- en inventarisbeheer. Hoewel dit prima was bij de start, werd het tijdrovend en omslachtig naarmate het bedrijf groeide.
Er was constant behoefte om de beschikbaarheid van artikelen voor meerdere bruiloften tegelijkertijd te controleren, en kleine fouten konden gemakkelijk leiden tot een clash in boekingen. Booqable gaf The Rustic Wedding Company een veel duidelijker beeld. De beschikbaarheidskalender geeft het team actuele informatie over wat wel en niet beschikbaar is, en de Bestellijst verzamelt aankomende boekingen.
Het Dashboard is onmisbaar voor dagelijkse operaties, waar het het team helpt met collecties en retourzendingen, en de Klanten- en Inventarisdatabases slaan alle essentiële gegevens centraal op. Dit is cruciaal gebleken voor een bedrijf dat bestaat uit een kernteam en freelancers die helpen bij grotere projecten tijdens drukke bruiloftstijden gedurende het jaar.
“Mijn favoriete ding aan Booqable is dat het zo gebruiksvriendelijk is. Voordat ik een boekingssysteem selecteerde, heb ik verschillende andere vergelijkbare softwaresystemen bekeken, maar het Booqable-systeem was het meest eenvoudig te begrijpen”, legt Lesley uit.
De interface helpt het bedrijf door:
- Het team realtime zichtbaarheid te geven in de beschikbaarheid van het inventaris
- Klant- en boekingsinformatie georganiseerd te houden in één systeem
- Personeel te helpen bij het coördineren van collecties, retourzendingen en aankomende bruiloften
Het resultaat is meer vertrouwen in de nauwkeurigheid van boekingen en veel minder tijd besteed aan het controleren van spreadsheets. In plaats van zich zorgen te maken over de beschikbaarheid van voorraad, kan het team meer aandacht besteden aan het ondersteunen van stellen en het leveren van prachtig gestylde trouwdagen.
Website-bezoekers omzetten in boekingen met de online boekingspagina
Een ander aandachtspunt was het omzetten van aanvragen in bevestigde DIY-verhuurboekingen. Stellen bekeken Booqable’s brochure maar stuurden een e-mailaanvraag, wat in veel gevallen een vertraging veroorzaakte. Voor die stellen die onmiddellijk een beslissing wilden nemen, was de wachttijd op een antwoord onwenselijk.
De boekingspagina’s van Booqable waren het antwoord, waardoor The Rustic Wedding Company hun bestaande website kon koppelen aan een online reserveringservaring. Dit stelde stellen in staat om producten te bekijken die ze konden huren, stukken te combineren die bij hun bruiloftsthema pasten en te controleren of er voorraad was en de artikelen op hun eigen voorwaarden te boeken.
Dit was een logische overgang van de visueel gedreven website van het bedrijf naar hun verhuurboekingspagina’s. Lesley merkte het verschil bijna onmiddellijk. “Klanten kunnen nu beschikbaarheid bekijken en boekingen veel gemakkelijker maken, wat een soepelere, efficiëntere ervaring creëert.”
De boekingspagina helpt het bedrijf door:
- Stellen toe te staan artikelen te reserveren wanneer ze er klaar voor zijn
- Duidelijke zichtbaarheid in de beschikbaarheid van producten te bieden
- De heen-en-weer communicatie die eerder per e-mail vereist was te verminderen
Dit heeft geholpen de boekingsconversies voor DIY-verhuurklanten te verhogen en tegelijkertijd een professionelere algehele ervaring te creëren. Stellen kunnen veel sneller van inspiratie naar reservering gaan, wat hen meer vertrouwen geeft tijdens het hele planningsproces.
Bouwen voor toekomstige groei met Booqable
Nu wordt de voortdurend uitbreidende verhuurcollectie door The Rustic Wedding Company nauwkeuriger, zichtbaarder beheerd, met een gelijke kwaliteitsstandaard in het systeem en een zeer positieve boekingservaring voor klanten.
Het vervangen van spreadsheets door een geschikt verhuursysteem heeft veel vervelende taken verminderd, het klantenvertrouwen versterkt en een perfecte basis gecreëerd voor verdere groei. Bij het samenvatten van hun ervaring met het verhuursysteem vermeldde Lesley: “Het is gewoon een heel intuïtief systeem; het doet gewoon wat het moet doen en er wordt niets onnodigs bovenop toegevoegd.”
Naarmate de DIY-verhuurservice van het bedrijf groeit en grotere artikelen zoals tafels en stoelen mogelijk binnenkort worden toegevoegd, zou het beschikbare tool Booqable zeer nuttig moeten zijn om deze ontwikkelingen te beheren terwijl het team gefocust blijft op het plannen van unieke bruiloften voor alle stellen.
