The Rustic Wedding Company, een bedrijf voor bruiloftsplanning en -styling uit de East Midlands, helpt al 12 jaar bruidsparen bij het organiseren en stylen van prachtig aangeklede, persoonlijke bruiloften, met oog voor detail en unieke accenten.
Het begon klein, toen Lesley McCall haar talent voor het vinden en stylen van bijzondere decoratie wilde inzetten. Inmiddels is het uitgegroeid tot een bekroond, professioneel bedrijf voor bruiloftsplanning en decoratieverhuur. Het bedrijf biedt zowel complete stylingpakketten als losse decoratieartikelen voor zelfverhuur, waaronder trouwbogen, achterwanden, onderborden, tafellinnen, lantaarns, bewegwijzering en andere kleine decoratieartikelen.
Hun klanten zijn voornamelijk stellen die een stijlvolle bruiloft op het platteland organiseren, bijvoorbeeld in een schuur, feesttent of andere karaktervolle locatie. Sommige klanten kiezen voor volledige ondersteuning bij de styling, terwijl anderen liever zelf hun decoratie uitzoeken en huren.
Naarmate de vraag toenam, hadden Lesley en haar team verhuursoftware nodig die beide onderdelen van het bedrijf kon ondersteunen en tegelijkertijd eenvoudig te gebruiken was. Na verschillende opties te hebben bekeken, kozen ze voor Booqable vanwege de gebruiksvriendelijke interface, het aantrekkelijke ontwerp, de kant-en-klare boekingspagina en de mogelijkheid om boekingen, voorraad en klantgegevens op één plek te beheren.
Een groeiend team beheren met de gebruiksvriendelijke interface van Booqable
Voordat The Rustic Wedding Company met Booqable ging werken, gebruikte het bedrijf een zelfgemaakt systeem in Google Sheets om boekingen en voorraad te beheren. Dat werkte prima in het begin, maar naarmate het bedrijf groeide, werd het steeds tijdrovender en omslachtiger.
Het team moest voortdurend de beschikbaarheid van artikelen controleren voor meerdere bruiloften tegelijk. Zelfs kleine fouten konden daardoor tot dubbele boekingen leiden. Met Booqable kreeg The Rustic Wedding Company veel meer overzicht. De beschikbaarheidskalender laat het team direct zien welke artikelen wel en niet beschikbaar zijn, terwijl de bestellijst alle aankomende boekingen overzichtelijk weergeeft.
Het dashboard is onmisbaar geworden voor de dagelijkse werkzaamheden en helpt het team bij het coördineren van het ophalen en retourneren van artikelen. Daarnaast worden alle belangrijke gegevens centraal opgeslagen in de klanten- en voorraaddatabase. Dit is vooral waardevol voor een bedrijf dat bestaat uit een vast team en freelancers die tijdens drukke bruiloftsperiodes helpen bij grotere opdrachten.
“Wat ik het fijnst vind aan Booqable, is hoe gebruiksvriendelijk het is. Voordat ik een boekingssysteem koos, heb ik verschillende vergelijkbare softwarepakketten bekeken, maar Booqable was verreweg het eenvoudigst te begrijpen”, vertelt Lesley.
De interface helpt het bedrijf door:
-
Het team realtime inzicht te geven in de beschikbaarheid van de voorraad.
-
Klantgegevens en boekingsinformatie overzichtelijk in één systeem te bewaren.
-
Medewerkers te helpen bij het coördineren van het ophalen en retourneren van artikelen en aankomende bruiloften.
Het resultaat is meer zekerheid over de juistheid van boekingen en veel minder tijd kwijt aan het controleren van spreadsheets. In plaats van zich zorgen te maken over de beschikbaarheid van artikelen, kan het team zich meer richten op het begeleiden van bruidsparen en het verzorgen van prachtig gestylde bruiloften.
Websitebezoekers omzetten in boekingen met de online boekingspagina
Een ander aandachtspunt was het omzetten van aanvragen naar bevestigde boekingen voor losse decoratieverhuur. Bruidsparen bekeken de catalogus van het bedrijf, maar moesten vervolgens een aanvraag per e-mail versturen. Daardoor ontstond vaak vertraging. Voor stellen die direct wilden boeken, was het wachten op een reactie niet ideaal.
De boekingspagina van Booqable bood de oplossing. Hiermee kon The Rustic Wedding Company de bestaande website koppelen aan een online boekingsproces. Bruidsparen kunnen nu zelf de beschikbare verhuurartikelen bekijken, decoratie combineren die bij het thema van hun bruiloft past, de beschikbaarheid controleren en boeken wanneer het hun uitkomt.
Dit vormde een logische aanvulling op de visueel aantrekkelijke website van het bedrijf. Lesley merkte vrijwel direct verschil.
“Klanten kunnen nu veel eenvoudiger de beschikbaarheid bekijken en boekingen plaatsen. Dat zorgt voor een soepeler en efficiënter proces.”
De boekingspagina helpt het bedrijf door:
-
Bruidsparen artikelen te laten reserveren wanneer het hun uitkomt.
-
Duidelijk inzicht te geven in de beschikbaarheid van producten.
-
Het heen-en-weer mailen dat voorheen nodig was te verminderen.
Hierdoor worden meer websitebezoekers die zelf decoratie willen huren omgezet in klanten, terwijl het boekingsproces als geheel professioneler verloopt. Bruidsparen kunnen veel sneller van inspiratie naar een reservering gaan, wat hun meer vertrouwen geeft tijdens het plannen van hun bruiloft.
Klaar voor verdere groei met Booqable
The Rustic Wedding Company beheert het steeds grotere verhuurassortiment nu nauwkeuriger en overzichtelijker. Het systeem ondersteunt de hoge kwaliteitsstandaard van het bedrijf en biedt klanten een prettige boekingservaring.
Door spreadsheets te vervangen door geschikte verhuursoftware heeft het bedrijf veel tijdrovende taken verminderd, het vertrouwen van klanten versterkt en een goede basis gelegd voor verdere groei. Lesley vat haar ervaring met de software als volgt samen:
“Het is gewoon een heel intuïtief systeem. Het doet precies wat het moet doen, zonder allerlei onnodige extra’s.”
Nu de verhuur van losse decoratieartikelen blijft groeien en het bedrijf overweegt om grotere artikelen zoals tafels en stoelen aan het assortiment toe te voegen, biedt Booqable de juiste ondersteuning om deze uitbreiding te beheren. Zo kan het team zich blijven richten op waar het echt om draait: het organiseren van unieke bruiloften voor ieder bruidspaar.
