Kennedy Gates en haar man Ruben runnen Social Seats, een verhuurbedrijf voor evenementen dat vanuit een eenvoudig idee is ontstaan: klanten zouden niet dagen op een offerte moeten wachten om een tent te kunnen huren. Ze begonnen hun bedrijf toen ze merkten hoe moeilijk het in hun regio was om kwalitatief hoogwaardige verhuurartikelen voor evenementen te vinden met duidelijke prijzen vooraf.
Bij vrijwel iedere aanvraag volgde een lange reeks e-mails voordat klanten überhaupt wisten wat iets kostte. Daarom besloten Kennedy en Ruben het anders aan te pakken: met transparante prijzen en directe online boekingen.
Tegenwoordig heeft Social Seats een gericht assortiment van professionele modulaire tenten, tafels van Lifetime, luxe stoelen zoals Chiavari-stoelen en tafellinnen om iedere opstelling compleet te maken. Hun klanten zijn vooral weddingplanners, bruidsparen en gezinnen die bijzondere verjaardagen organiseren. De populairste combinatie is een tent met tafels en stoelen.
Het bedrijf werkt vrijwel volledig online. Klanten bekijken het assortiment en boeken direct, terwijl het team de bezorging en opbouw op locatie verzorgt. Voor een evenementenverhuurbedrijf zonder fysieke winkel is die online boekingservaring een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering.
Voordat ze Booqable gebruikten, combineerden Kennedy en Ruben algemene CRM-tools zoals Dubsado met handmatig voorraadbeheer. Geen van deze oplossingen gaf hen actueel inzicht in welke artikelen beschikbaar waren. Daardoor moesten ze bij iedere aanvraag de beschikbaarheid handmatig controleren. Dat maakte het lastig om klanten de snelle, zelfstandige boekingservaring te bieden die ze voor ogen hadden.
Altijd overzicht over alle tenten, tafels en stoelen
Het handmatig controleren van de voorraad bij iedere boeking kostte Kennedy en Ruben veel tijd. Bovendien vergrootte het de kans op fouten in de beschikbaarheid en dubbele boekingen. Met Booqable beschikken ze nu over één centraal systeem voor voorraadbeheer. Hierin kunnen ze producten toevoegen, varianten zoals verschillende tentformaten en stoelmodellen beheren en de beschikbaarheid automatisch bijwerken zodra er boekingen binnenkomen.
Volgens Kennedy is voorraadbeheer de grootste verandering voor hun bedrijf. Booqable automatiseert het bijhouden van de voorraad voor alle tenten, tafels en verschillende stoelopstellingen.
Met Booqable kunnen ze nu:
-
De voorraad van hun volledige verhuurassortiment bijhouden
-
De beschikbaarheid actueel houden en dubbele boekingen voorkomen
-
Fouten door handmatig voorraadbeheer verminderen
Kennedy en Ruben hoeven hun avonden niet meer te besteden aan het handmatig tellen van verhuurartikelen. Dankzij het duidelijke overzicht van wat wanneer beschikbaar is, kunnen ze met vertrouwen meer evenementen aannemen.
Offertes op maat maken voor iedere aanvraag
Niet iedere boeking begint in de webshop. Social Seats ontvangt ook regelmatig aanvragen via Facebook. Voordat ze Booqable gebruikten, leidden die vaak tot lange, onoverzichtelijke gesprekken over prijzen. Er was geen eenvoudige manier om buiten het online boekingsproces snel een professionele offerte te versturen.
Nu kunnen Kennedy en Ruben rechtstreeks in Booqable een offerte op maat maken wanneer iemand contact opneemt. Volgens Kennedy geeft dit hen meer flexibiliteit bij het aannemen van boekingen, of een klant hen nu via de webshop vindt of rechtstreeks een bericht stuurt.
Zo kunnen ze:
-
Facebook-aanvragen binnen enkele minuten omzetten in professionele offertes
-
Alle boekingen op één plek beheren, ongeacht waar de aanvraag binnenkomt
-
Snel reageren zonder tussen verschillende systemen te schakelen
Een aanvraag die buiten de webshop binnenkomt, levert daardoor geen extra administratief werk op. Klanten krijgen bovendien dezelfde professionele ervaring, ongeacht hoe ze voor het eerst contact opnemen.
Van eindeloos heen-en-weer mailen naar een soepel lopend verhuurbedrijf
“Booqable is voor ons als een extra administratieve medewerker”, vertelt Kennedy. Daarmee beschrijft ze hoeveel dagelijkse werkzaamheden het platform inmiddels uit handen neemt.
Waar ze voorheen verschillende CRM-tools en handmatig voorraadbeheer moesten combineren, hebben ze nu één centraal systeem om boekingen te beheren, de voorraad bij te houden en offertes voor nieuwe aanvragen te maken.
Met die basis op orde kijkt Social Seats alweer vooruit. Kennedy en Ruben willen doorgroeien tot een volwaardig bedrijf voor evenementenplanning en -productie, waarbij ze alles verzorgen: van het eerste concept tot de uiteindelijke afbouw. Zo kunnen ze klanten van begin tot eind begeleiden bij de bijzondere vieringen waar Social Seats inmiddels om bekendstaat.
