Kennedy Gates en haar man Ruben runnen Social Seats, een verhuurbedrijf voor evenementen dat gebouwd is op een simpel idee: mensen zouden niet dagen moeten wachten op een offerte alleen om een tent te boeken. Ze begonnen het bedrijf nadat ze merkten hoe moeilijk het was om hoogwaardige evenementenverhuur te vinden met duidelijke, vooraf bekende prijzen in hun regio.
Elke aanvraag leek te leiden tot trage heen-en-weer e-mails voordat iemand wist wat iets kostte. Dus bouwden Kennedy en Ruben het tegenovergestelde soort bedrijf: een met transparante prijzen en direct online boeken.
Tegenwoordig voert Social Seats een gerichte catalogus van modulaire tenten van commerciële kwaliteit, Lifetime-tafels, premium zitplaatsen zoals Chiavari-stoelen en linnengoed om elke opstelling compleet te maken. Bruiloftsplanners, stellen en gezinnen die mijlpaalverjaardagen plannen vormen het grootste deel van hun klantenbestand, waarbij tenten gecombineerd met tafels en stoelen hun meest gevraagde combinatie is.
Het bedrijf draait bijna volledig online. Klanten bladeren door de catalogus en boeken rechtstreeks, terwijl het team de levering en opbouw op de locatie verzorgt. Voor een verhuurbedrijf voor evenementen zonder fysieke winkel staat die online boekingservaring centraal in hoe het bedrijf werkt.
Voordat ze Booqable gebruikten, stelden Kennedy en Ruben hun workflow samen met algemene CRM-tools zoals Dubsado naast handmatige voorraadregistratie. Niets daarvan gaf hen een actueel overzicht van wat er daadwerkelijk beschikbaar was om te verhuren, waardoor ze voor elke aanvraag de beschikbaarheid handmatig moesten bevestigen. Dat maakte het lastig om de snelle, zelfbedieningsboekingservaring te bieden die ze wilden.
Elke tent, tafel en stoel bijhouden
Het handmatig bevestigen van de voorraad voor elke boeking kostte Kennedy en Ruben tijd die ze niet hadden, en liet bovendien ruimte voor fouten in de beschikbaarheid en dubbele boekingen. Met Booqable kregen ze een centraal voorraadsysteem waarin ze producten kunnen toevoegen, variaties zoals verschillende tentgroottes of stoelstijlen kunnen beheren, en de beschikbaarheid actueel kunnen houden naarmate boekingen binnenkomen.
Zoals Kennedy het verwoordde, is voorraadbeheer de grootste verandering geweest voor hun bedrijf, omdat het automatiseert hoe ze de voorraad bijhouden over tenten, tafels en zitconfiguraties.
Met dat op zijn plek helpt Booqable hen nu om:
-
Voorraad bij te houden over hun volledige catalogus voor evenementenverhuur
-
De beschikbaarheid actueel te houden en dubbele boekingen te helpen voorkomen
-
Fouten te verminderen die worden veroorzaakt door handmatige voorraadregistratie
Kennedy en Ruben hoeven geen avonden meer te besteden aan het handmatig tellen van voorraad. Ze kunnen met vertrouwen meer evenementen aannemen omdat ze een duidelijk overzicht hebben van wat beschikbaar is en wanneer.
Aangepaste offertes opstellen voor elke aanvraag
Niet elke boeking begint in de online winkel. Social Seats ontvangt ook een gestage stroom aanvragen via hun Facebookpagina, en voordat ze Booqable gebruikten, leidde dat vaak tot rommelige heen-en-weer gesprekken over prijzen. Er was geen eenvoudige manier om iemand snel een professionele offerte te geven buiten de online afrekenflow om.
Nu kunnen Kennedy en Ruben rechtstreeks in Booqable een aangepaste offerte maken wanneer iemand contact opneemt. Kennedy zei dat dit hen meer flexibiliteit geeft in hoe ze boekingen aannemen, of een klant hen nu vindt via de online winkel of hen rechtstreeks een bericht stuurt.
Dat helpt hen om:
-
Facebookaanvragen binnen enkele minuten om te zetten in professionele offertes
-
Boekingen bij elkaar te houden, ongeacht waar de aanvraag begon
-
Snel te reageren zonder te jongleren met aparte systemen
Dat betekent dat een aanvraag niet moeilijker te beheren wordt alleen omdat deze buiten de online winkel begon, en klanten krijgen een consistente ervaring, hoe ze ook voor het eerst contact opnemen.
Van heen-en-weer naar een bedrijf dat soepeler draait
“Booqable functioneert voor ons als een extra administratief teamlid,” zei Kennedy, terwijl ze beschreef hoeveel van de dagelijkse werklast het platform nu voor zijn rekening neemt.
Wat vroeger een gefragmenteerde mix van CRM-software en handmatige voorraadregistratie was, is nu een centraal systeem voor het beheren van boekingen, het bijhouden van voorraad en het opstellen van offertes voor nieuwe aanvragen.
Met die basis op zijn plek kijkt Social Seats al vooruit naar het worden van een volwaardig bedrijf voor evenementenplanning en -productie, dat alles verzorgt van het eerste concept tot de uiteindelijke afbraak voor de mijlpaalvieringen waarmee ze hun naam hebben opgebouwd.
