Becca Steffen runt Old Oaks Event Rentals, een familiebedrijf gericht op evenementendecoratie in Illinois. Samen met haar man en twee kinderen nam ze een bestaand verhuurbedrijf over en vormde het tot iets persoonlijkers.
Hun inventaris omvat alles van bogen en dessertdisplays tot tafeldecoraties en opvallende decoratieartikelen. Maar voor Becca gaat het niet alleen om het verhuren van producten. Het gaat erom stellen te helpen hun bruiloftsvisie tot leven te brengen op een manier die bewust en uniek aanvoelt.
De meeste van hun klanten zijn stellen die bruiloften plannen, vaak op zoek naar decoratie die hun persoonlijke stijl weerspiegelt. Old Oaks Event Rentals werkt nauw met hen samen om de juiste stukken voor ceremonies en recepties samen te stellen. Als een bedrijf dat alleen op afspraak werkt en zowel ophalen als bezorging met opbouw aanbiedt, vereist hun proces zorgvuldige planning en coördinatie.
Voordat ze van systeem wisselden, beheerden de vorige eigenaren alles via Google Docs. Dit maakte het moeilijk om inventaris bij te houden en te weten wat op een bepaald moment beschikbaar was. Becca had een betere manier nodig om boekingen bij te houden en tegelijkertijd een soepele ervaring voor klanten te bieden.
Toen kozen ze voor Booqable evenementenuitrusting verhuursoftware en integreerden het in hun bestaande website om vooruitbestellingen en betalingen mogelijk te maken, terwijl alles georganiseerd bleef. Met ingebouwde beschikbaarheidstracking en offertetools konden ze met vertrouwen en duidelijkheid groeien.
Inventaris helder houden met live beschikbaarheid
Een van de grootste uitdagingen die Becca erfde, was geen helder zicht op de inventaris hebben. Zonder nauwkeurige tracking was het moeilijk te weten hoeveel artikelen beschikbaar waren voor specifieke data, wat planning en offreren stressvol maakte.
Met Booqable-beschikbaarheid wordt elk artikel in hun inventaris in realtime gevolgd. Klanten die door de verhuurwebsite bladeren, kunnen zien wat beschikbaar is voor hun evenementdatum, terwijl Becca direct de beschikbaarheid in de backend kan controleren bij het maken van bestellingen of offertes. Het elimineert het giswerk dat vroeger alles vertraagde.
Becca noemde dat het kunnen zien van precies hoeveel artikelen op voorraad zijn en hoeveel beschikbaar zijn voor een bepaalde dag een groot verschil heeft gemaakt. Het helpt haar ook bij te houden welke klant specifieke artikelen op elk moment heeft gehuurd.
Wat deze functie bereikt voor Old Oaks Event Rentals:
- Realtime inzicht in inventarisniveaus en boekingen
- Duidelijke zichtbaarheid van welke artikelen gereserveerd zijn en door wie
- Vertrouwen bij het bevestigen van beschikbaarheid voor klantverzoeken
Dit heeft de onzekerheid weggenomen waarmee ze eerder te maken hadden. En het stelt hen in staat zich meer te concentreren op het helpen van klanten bij het ontwerpen van hun evenementen in plaats van spreadsheets te controleren.
Nauwkeurige offertes maken met één klik
Voordat ze Booqable gebruikten, zou het handmatig maken van offertes tijdrovend en foutgevoelig zijn geweest, vooral bij het gebruik van tools zoals Google Docs. Voor een bedrijf dat elke bestelling aanpast op basis van klantvoorkeuren, kan dit snel overweldigend worden.
Met Booqable worden offertes direct vanuit het bestellingssysteem gemaakt. Terwijl Becca artikelen aan een boeking toevoegt, berekent het platform automatisch prijzen en beschikbaarheid, en zet het om in een professionele offerte die met de klant kan worden gedeeld.
Becca deelde dat het maken van offertes nu veel sneller, nauwkeuriger en gemakkelijker te beheren is. In plaats van informatie van verschillende plaatsen samen te voegen, wordt alles in één workflow afgehandeld.
Wat deze functie bereikt voor Old Oaks Event Rentals:
- Snellere offertecreatie met automatische prijsberekeningen
- Verbeterde nauwkeurigheid door offertes direct te koppelen aan inventaris
- Een soepelere ervaring bij het beantwoorden van klantaanvragen
Dit heeft de tijd verminderd die wordt besteed aan administratief werk en het risico op fouten verlaagd. En het betekent dat Becca sneller op klanten kan reageren, wat vooral belangrijk is tijdens drukke bruiloftseizonen.
Een betere manier om een decoratieverhuur bedrijf te laten groeien
Voor Old Oaks Event Rentals heeft een helder systeem het runnen van hun bedrijf veel beter beheersbaar gemaakt. Van het volgen van inventaris tot het voorbereiden van offertes, Booqable ondersteunt hun dagelijkse werk zonder complexiteit toe te voegen.
Becca en haar familie kunnen nu meer tijd besteden aan wat hun bedrijf speciaal maakt: klanten helpen betekenisvolle en gedenkwaardige evenementen te creëren. Zoals Becca het zegt, maakt het hebben van alles op één plek het gemakkelijker om georganiseerd te blijven en vertrouwen te hebben in hun boekingen.
Hun verhaal toont hoe de juiste tools een groeiend verhuurbedrijf kunnen ondersteunen terwijl ze de persoonlijke touch behouden die klanten waarderen.
