Becca Steffen runt Old Oaks Event Rentals, een familiebedrijf in Illinois dat gespecialiseerd is in evenementendecoratie. Samen met haar man en twee kinderen nam ze een bestaand verhuurbedrijf over en gaf ze het een persoonlijkere aanpak.
Het assortiment bestaat uit alles van decoratieve bogen en dessertpresentaties tot tafeldecoratie en opvallende decoratiestukken. Maar voor Becca draait het om meer dan alleen producten verhuren. Ze wil bruidsparen helpen hun droombruiloft vorm te geven met decoratie die zorgvuldig is uitgekozen en echt bij hen past.
De meeste klanten zijn bruidsparen die op zoek zijn naar decoratie die aansluit bij hun persoonlijke stijl. Old Oaks Event Rentals werkt nauw met hen samen om de juiste decoratiestukken te kiezen voor de ceremonie en het feest. Het bedrijf werkt uitsluitend op afspraak en biedt zowel afhalen als bezorgen en opbouwen aan. Dat vraagt om een goede planning en afstemming.
Voordat Becca overstapte op een nieuw systeem, hielden de vorige eigenaren alles bij in Google Docs. Daardoor was het lastig om de voorraad te beheren en op elk moment te weten welke artikelen beschikbaar waren. Becca zocht een betere manier om boekingen te beheren en klanten tegelijkertijd een soepele ervaring te bieden.
Daarom koos ze voor de verhuursoftware voor evenementen van Booqable. Ze integreerde deze in haar bestaande website, zodat klanten direct bestellingen kunnen plaatsen en betalen, terwijl alles overzichtelijk blijft. Dankzij het ingebouwde beschikbaarheidsbeheer en de offertemogelijkheden kan het bedrijf met vertrouwen verder groeien.
Altijd inzicht in de voorraad dankzij actuele beschikbaarheid
Een van de grootste uitdagingen die Becca overnam, was het gebrek aan overzicht over de voorraad. Zonder nauwkeurige voorraadregistratie was het moeilijk om te bepalen hoeveel artikelen op een bepaalde datum beschikbaar waren. Dat maakte het plannen en opstellen van offertes onnodig ingewikkeld.
Met het beschikbaarheidsbeheer van Booqable wordt de voorraad van elk artikel in realtime bijgehouden. Klanten kunnen op de verhuurwebsite zien welke producten op hun evenementdatum beschikbaar zijn. Tegelijkertijd kan Becca bij het maken van bestellingen of offertes direct de beschikbaarheid controleren. Zo hoeft ze niet meer te gissen en verloopt het hele proces sneller.
Volgens Becca maakt het een groot verschil dat ze precies kan zien hoeveel exemplaren van een artikel op voorraad zijn en hoeveel er op een bepaalde dag beschikbaar zijn. Ook kan ze eenvoudig bijhouden welke klant welke artikelen heeft gehuurd.
Wat deze functie Old Oaks Event Rentals oplevert:
- Realtime inzicht in voorraadniveaus en boekingen
- Duidelijk overzicht van welke artikelen gereserveerd zijn en door wie
- Meer zekerheid bij het bevestigen van de beschikbaarheid aan klanten
Hierdoor is de onzekerheid van vroeger verdwenen. In plaats van voortdurend spreadsheets te controleren, kan het team zich meer richten op het helpen van klanten bij de inrichting van hun evenement.
Met één klik nauwkeurige offertes maken
Voordat Old Oaks Event Rentals Booqable gebruikte, kostte het handmatig opstellen van offertes veel tijd en was de kans op fouten groot, vooral met tools zoals Google Docs. Voor een bedrijf dat iedere bestelling afstemt op de wensen van de klant, kan dat al snel onoverzichtelijk worden.
Met Booqable worden offertes rechtstreeks vanuit het bestelsysteem gemaakt. Wanneer Becca artikelen aan een boeking toevoegt, berekent de software automatisch de prijzen en controleert deze de beschikbaarheid. Zo ontstaat een professionele offerte die ze direct met de klant kan delen.
Becca geeft aan dat het maken van offertes nu veel sneller, nauwkeuriger en eenvoudiger gaat. In plaats van informatie uit verschillende bronnen te verzamelen, kan ze alles binnen één workflow regelen.
Wat deze functie Old Oaks Event Rentals oplevert:
- Sneller offertes maken dankzij automatische prijsberekeningen
- Minder fouten doordat offertes direct aan de voorraad zijn gekoppeld
- Soepeler reageren op aanvragen van klanten
Hierdoor besteedt Becca minder tijd aan administratie en is de kans op fouten kleiner. Bovendien kan ze sneller reageren op klanten, wat vooral tijdens het drukke trouwseizoen belangrijk is.
Een betere manier om een verhuurbedrijf voor decoratie te laten groeien
Dankzij een overzichtelijk systeem is het voor Old Oaks Event Rentals een stuk eenvoudiger geworden om het bedrijf te runnen. Van voorraadbeheer tot het opstellen van offertes: Booqable ondersteunt de dagelijkse werkzaamheden zonder ze ingewikkelder te maken.
Becca en haar gezin kunnen zich nu meer richten op wat hun bedrijf bijzonder maakt: klanten helpen om persoonlijke en onvergetelijke evenementen te organiseren. Zoals Becca aangeeft, maakt het samenbrengen van alles op één plek het makkelijker om overzicht te houden en boekingen met vertrouwen te beheren.
Hun verhaal laat zien hoe de juiste tools een groeiend verhuurbedrijf kunnen ondersteunen, zonder dat de persoonlijke aandacht verloren gaat die klanten zo waarderen.
