Emily richtte LCRS Rental op in Colorado nadat ze merkte dat er in haar omgeving vraag was naar unieke evenementendecoratie. “We begonnen LCRS Rental in Colorado als schildersbedrijf en zijn geleidelijk overgestapt op evenementenverhuur toen we ontdekten hoeveel vraag er in onze regio was.” Met op maat gemaakte trouwbogen, decoratieve achterwanden en bijzondere verhuurartikelen trok ze al snel bruidsparen, organisatoren van bedrijfsevenementen en evenementenlocaties aan.
Het kleine team van vijf personen verzorgt ook de bezorging, opbouw en afbouw. Voorheen werkte Emily met Google Sheets en PDF-catalogi, waardoor het lastig was om producten bij te houden en planningen te maken. “Dat was een omslachtig proces.” Naarmate het bedrijf groeide, werden voorraadbeheer, bezorgplanning en website-integratie steeds moeilijker te combineren.
Emily vertelt: “We kunnen onze voorraad nu eenvoudig bijhouden en ons voorbereiden op het evenementenseizoen. Ik kan snel bezorgschema’s maken voor ons team en de integratie met onze website ziet er beter uit dan ooit!” Met Booqable ondersteunen de verhuursoftware en verhuurwebsite van LCRS Rental nu zowel de groei van het bedrijf als het vertrouwen van klanten.
Overzichtelijk voorraadbeheer
Emily verhuurt bijzondere decoratieartikelen voor bruiloften, bedrijfsevenementen en privéfeesten. “We onderscheiden ons doordat we ons richten op de blikvangers van evenementen. We zijn trots op ons unieke, zorgvuldig samengestelde assortiment en werken nauw samen met evenementenlocaties en organisatoren.” Maar het bijhouden van deze bijzondere artikelen in spreadsheets leidde tot onduidelijkheid over de beschikbaarheid en stressvolle wijzigingen op het laatste moment.
Met de voorraadbeheerfuncties van Booqable heeft Emily altijd een actueel overzicht en meer controle over haar verhuurartikelen. Ze benadrukt hoe belangrijk dat is: “We kunnen onze voorraad nu eenvoudig bijhouden en ons voorbereiden op het evenementenseizoen.”
Zo werkt dat bij LCRS Rental:
-
Beschikbaarheid in realtime bijhouden, zodat klanten weten welke artikelen op hun gewenste datum beschikbaar zijn.
-
Bestellingen automatisch inplannen, zonder voortdurend spreadsheets te hoeven bijwerken.
-
Dubbele boekingen voorkomen en ervoor zorgen dat artikelen op tijd klaarstaan voor bezorging.
In plaats van steeds te reageren op wijzigingen op het laatste moment, kan Emily nu met vertrouwen vooruitplannen voor het drukke trouwseizoen. Wat voorheen uren aan administratief werk kostte, gaat nu automatisch. Daardoor kan het team zich meer richten op klanten en minder op administratie.
Eenvoudiger bezorgen
Bezorging is een belangrijk onderdeel van de dienstverlening van LCRS Rental, omdat iedere achterwand en trouwboog op locatie moet worden opgebouwd. Voor de overstap naar Booqable was de logistieke planning vaak stressvol en onoverzichtelijk. “Ik gebruikte voornamelijk Google Sheets en PDF-catalogi. Dat was een omslachtig proces.”
De bezorgapp van Booqable berekent tijdens het online afrekenen automatisch de bezorgkosten op basis van het adres van de klant. Zo weten klanten direct waar ze aan toe zijn. Emily vertelt: “Klanten kunnen eenvoudig zien wat er beschikbaar is op hun evenementdatum. Zodra ze hun bezorgadres invoeren, zien ze ook meteen wat de bezorging kost.”
De bezorgapp helpt het team om:
-
Bezorgtarieven per afstand in te stellen, zodat de kosten altijd correct worden berekend.
-
Klanten te laten kiezen tussen bezorging met opbouw of zelf ophalen.
-
Bezorgkosten vooraf te tonen, zonder dat daar extra contact voor nodig is.
In plaats van telefoontjes en spreadsheets op elkaar af te stemmen, worden de bezorgkosten en bezorgopties nu automatisch verwerkt tijdens het afrekenen. Daardoor verlopen evenementen soepeler en weten klanten precies wat ze kunnen verwachten voordat ze boeken.
Vooruitplannen met de mobiele app
Met een groeiend assortiment aan unieke verhuurartikelen wordt een goede voorbereiding steeds belangrijker. Emily vertelt: “Ik gebruik de mobiele app om aankomende reserveringen voor te bereiden en te bekijken welke leveringen we de komende maand moeten uitvoeren.” Voorheen moest ze daarvoor verschillende documenten doorzoeken, met een grotere kans op menselijke fouten binnen het team.
Met de mobiele app van Booqable kan Emily haar planning en productbeschikbaarheid nu overal bijhouden. Dat biedt praktische voordelen:
-
Aankomende reserveringen bekijken, ook onderweg.
-
Per week zien welke leveringen gepland staan.
-
Medewerkers op tijd voorbereiden op aankomende opbouwwerkzaamheden.
Dankzij de mobiele app heeft Emily minder te maken met onverwachte situaties op het laatste moment. Ze hoeft niet langer te gissen of gegevens uit verschillende bronnen te vergelijken, maar weet precies wat er op de planning staat. Zo kan ze klantverzoeken beter afstemmen op de capaciteit van haar kleine team.
Met vertrouwen verder groeien
LCRS Rental is uitgegroeid van een klein schildersbedrijf tot een vertrouwd verhuurbedrijf in Colorado, dat unieke evenementendecoratie aanbiedt aan organisatoren, evenementenlocaties en bruidsparen. Met de evenementenverhuursoftware van Booqable hebben Emily en haar team hun spreadsheets vervangen door overzichtelijk voorraadbeheer, een duidelijke bezorgplanning en toegang via de mobiele app.
Emily vat het zo samen: “Het bespaart zowel onze klanten als ons bedrijf veel tijd. Klanten kunnen precies zien wat we beschikbaar hebben en wij kunnen vooraf al veel contactgegevens verzamelen.”
De overstap heeft niet alleen de logistiek vereenvoudigd, maar ook de klantervaring verbeterd. Via de verhuurwebsite van LCRS Rental, die draait op Booqable, kunnen klanten de beschikbaarheid controleren, direct de bezorgkosten bekijken en met vertrouwen boeken. Voor Emily betekent dit dat ze meer tijd heeft om onvergetelijke evenementen mogelijk te maken en haar bijzondere verhuurassortiment verder uit te breiden.
