Rashel Goedegebuur, oprichter van Goedegebuur Verhuur in Nederland, begon zijn bedrijf vanuit een passie voor het organiseren van geslaagde evenementen. “Ik ben het bedrijf begonnen vanuit een persoonlijke passie en merkte dat er in mijn omgeving vraag naar was”, vertelt hij.
Wat begon met een klein assortiment verhuurartikelen, groeide al snel uit tot een vertrouwd lokaal verhuurbedrijf voor feest- en evenementenbenodigdheden, waaronder verlichting, heaters, partytenten en accessoires. Zijn klanten zijn zowel particulieren als kleine bedrijven die onvergetelijke feesten, bijeenkomsten of producties willen organiseren.
Naarmate het aantal boekingen toenam, groeiden ook de uitdagingen. Rashel runde zijn bedrijf alleen en hield zijn verhuur bij in een papieren agenda. De meeste bestellingen kwamen binnen via WhatsApp. “Dat zorgde soms voor wat chaos”, herinnert hij zich. Dubbele boekingen, onduidelijke beschikbaarheid en tijdrovende handmatige planning werden steeds vaker een probleem. Daarom ging hij op zoek naar een beter systeem dat meer overzicht en professionaliteit kon bieden.
De overstap naar de partyverhuursoftware van Booqable bleek een keerpunt. Hiermee kon hij dubbele boekingen voorkomen, onduidelijkheid over de beschikbaarheid wegnemen en efficiënter communiceren met zijn klanten.
Meer overzicht in een stressvol boekingsproces
Voordat Rashel Booqable gebruikte, verwerkte hij iedere bestelling handmatig. “Ik gebruikte een papieren agenda om boekingen bij te houden”, legt hij uit. “En de meeste bestellingen kwamen binnen via WhatsApp.” Toen zijn bedrijf nog klein was, werkte dat prima. Maar naarmate het aantal aanvragen groeide, werd het steeds lastiger om alles op elkaar af te stemmen. Zonder automatische kalender of systeem om de beschikbaarheid te controleren, was hij uren kwijt aan het vergelijken van boekingen en handmatig bevestigen van gegevens.
Met Booqable veranderde dat volledig. Hij kan nu online boekingen en bestellingen in de backoffice aanmaken, waarbij de beschikbaarheid van zijn voorraad direct wordt gecontroleerd voor de gekozen datums en tijden. Wanneer een klant via zijn verhuurwebsite een bestelling plaatst, kan die direct betalen en automatisch een bevestiging ontvangen.
“Booqable gaf me een overzichtelijke kalender en een goed voorraadbeheersysteem”, vertelt Rashel. Dankzij automatische boekingsbevestigingen en digitale contracten hoeft hij minder heen en weer te communiceren via WhatsApp en houdt hij meer tijd over voor persoonlijke service.
Ook lastminuteboekingen kan Rashel nu eenvoudig verwerken met de mobiele app. “Soms ontvang ik nog steeds boekingen via WhatsApp. Met de mobiele app kan ik die snel invoeren en meteen reserveren”, vertelt hij. Het resultaat: sneller boeken, minder fouten en meer tijd om klanten tevreden te stellen.
Hoe Booqable dubbele boekingen voorkomt
Een van de grootste uitdagingen voor Rashel was het beheren van overlappende reserveringen. “Dubbele boekingen en onduidelijkheid over de beschikbaarheid waren mijn grootste problemen”, geeft hij toe. Zonder een goed systeem kon hetzelfde artikel gemakkelijk per ongeluk twee keer worden verhuurd.
Met het voorraadbeheer van Booqable worden artikelen automatisch gereserveerd zodra ze geboekt zijn. Zo kunnen ze tijdens de verhuurperiode niet opnieuw worden geboekt, zowel in de backoffice als op de website. Hierdoor blijft de beschikbaarheid altijd actueel.
Dit helpt Rashel op verschillende manieren:
-
Elk verhuurartikel wordt voor de volledige boekingsperiode gereserveerd, zodat boekingen elkaar niet overlappen.
-
Zijn kalender geeft direct inzicht in huidige en toekomstige reserveringen.
-
De backoffice en verhuurwebsite blijven gesynchroniseerd, waardoor handmatige controles niet meer nodig zijn.
-
Automatische e-mailbevestigingen bij online boekingen geven zowel hem als zijn klanten direct zekerheid.
Dankzij deze werkwijze kan Rashel met een gerust hart nieuwe boekingen aannemen. Hij weet dat het systeem dubbele reserveringen voorkomt. Daarmee is een van zijn grootste frustraties uit de beginperiode opgelost en kan hij zijn bedrijf overzichtelijk en professioneel runnen.
Hoe Booqable onduidelijkheid over beschikbaarheid voorkomt
Naast dubbele boekingen was onduidelijke beschikbaarheid een andere grote frustratie. “Ik miste een duidelijk overzicht van bestellingen en voorraad”, vertelt Rashel. De actuele beschikbaarheid in Booqable loste dit probleem op door zowel in de backoffice als online te laten zien welke artikelen beschikbaar zijn.
Wanneer Rashel datums en tijden invoert voor een boeking, ziet hij op de bestelpagina in de backoffice direct welke artikelen beschikbaar zijn. Klanten kunnen in zijn online catalogus ook zelf de actuele beschikbaarheid bekijken. Op iedere productpagina toont een kalender de toekomstige beschikbaarheid, het aantal beschikbare artikelen en de mogelijkheden voor ophalen en retourneren. Deze informatie wordt automatisch bijgewerkt zodra er nieuwe bestellingen binnenkomen.
Voor Rashel betekent dit:
-
Hij hoeft zijn agenda niet meer handmatig te controleren voordat hij een bestelling bevestigt.
-
Klanten kunnen zelf de beschikbaarheid controleren voordat ze boeken.
-
Iedere boeking en retourzending werkt de voorraad direct bij.
-
Zijn verhuurwebsite maakt een professionelere en betrouwbaardere indruk op nieuwe bezoekers.
Zoals Rashel het zelf verwoordt: “Het systeem ziet er heel professioneel uit, wat direct vertrouwen geeft en klanten op hun gemak stelt.” Door onduidelijkheid weg te nemen, geeft de actuele beschikbaarheid van Booqable hem volledig overzicht en vertrouwen bij iedere verhuur.
Met vertrouwen verder groeien
Voor Rashel Goedegebuur is Booqable inmiddels “een onmisbaar onderdeel van mijn dagelijkse werkzaamheden”. Het bespaart tijd, houdt zijn voorraadgegevens actueel en zorgt ervoor dat iedere klant van begin tot eind een soepel verhuurproces ervaart. Wat begon als een passieproject van één persoon, is uitgegroeid tot een betrouwbaar en professioneel verhuurbedrijf waarin overzicht en vertrouwen centraal staan.
Nu Booqable zijn boekingen beheert en zijn verhuurwebsite ondersteunt, hoeft Rashel zich geen zorgen meer te maken over dubbele boekingen of onduidelijke beschikbaarheid. In plaats daarvan kan hij zich richten op wat hij het liefst doet: mensen helpen om onvergetelijke feesten en evenementen te organiseren.
