Stefan, mede-oprichter van FJ-PRO in Austin, startte het bedrijf samen met zijn partner na jaren als zzp’er voor andere bedrijven te hebben gewerkt. “We gingen van het werken als zzp’er voor andere bedrijven, naar het nemen van de sprong om voor onszelf te beginnen”, legt hij uit. Tegenwoordig biedt FJ-PRO volledige kant-en-klare video-, licht- en audioproductie voor zowel muziek als algemene evenementen, evenals vaste installaties en verhuur van concertapparatuur.
Hun belangrijkste klanten zijn productiemanagers, bedrijfseigenaren en evenementencoördinatoren, met recente klanten variërend van Miami Music Week 2025 tot To The Future 2024 en Homebass 2024. Voordat Stefan en zijn team Booqable adopteerden, hadden ze al een website om hun werk te laten zien en vragen te beantwoorden. Het beheren van verhuur via QuickBooks en Excel zorgde echter voor uitdagingen.
Stefan herinnert zich dat het team worstelde met “het beter kunnen bijhouden van de voorraad, het maken van facturen die duidelijk zijn met foto’s zodat de klant weet waarmee ze worden gefactureerd, en het kunnen maken van eenvoudige revisies zonder over te hoeven schakelen naar andere apps.” De beslissing om Booqable te adopteren kwam voort uit de behoefte om de inventaris te organiseren, facturen duidelijk te maken en ze zonder gedoe te herzien.
Facturen overzichtelijker maken met productafbeeldingen
Voor veel verhuurbedrijven zijn onduidelijke facturen een terugkerend pijnpunt. Klanten hebben vaak meer context nodig om te begrijpen waarvoor ze betalen, vooral met technische apparatuur. Stefan verwoordt het eenvoudig: “Het uitleggen van AV-apparatuur kan voor sommige mensen behoorlijk moeilijk te begrijpen zijn, dus het is fijn om foto’s en beschrijvingen te hebben om het gemakkelijker te maken.”
Met Booqable nemen Stefan en zijn team vragen die binnenkomen via hun audiovisuele verhuurwebsite en voeren ze in de backoffice orderinterface in. Van daaruit kunnen aanpasbare sjablonen voor facturen, contracten en offertes Stefan in staat stellen zijn bankoverschrijvingsgegevens in te sluiten en productafbeeldingen weer te geven op het factuuroverzicht.
Zodra een bestelling is ingevoerd, kan hij met één klik op de knop een van deze documenten genereren, waarbij alle details automatisch worden ingevuld. Het team verstuurt vervolgens gepolijste facturen rechtstreeks vanaf het platform met behulp van een e-mailsjabloon.
Dit is wat dit voor hun bedrijf oplevert:
-
Klanten begrijpen de apparatuur die ze huren beter, waardoor verwarring wordt voorkomen.
-
Stefan en zijn team besparen tijd door herhaalde handmatige invoer te vermijden.
-
Elke factuur ziet er professioneel uit en wekt het vertrouwen van de klant.
Het praktische voordeel is duidelijk: Booqable loste het probleem van onduidelijke, tijdrovende facturen op. Klanten zien nu productfoto’s en gedetailleerde beschrijvingen, waardoor de facturering eenvoudiger is geworden en het vertrouwen van de klant is toegenomen.
De stress wegnemen bij factuurherzieningen
De productie van evenementen is onvoorspelbaar en updates van bestellingen zijn gebruikelijk. Stefan benadrukt dat een van hun grootste behoeften was “in staat zijn om eenvoudige revisies aan te brengen zonder over te hoeven schakelen naar andere apps.” In Booqable zijn factuurrevisies eenvoudig. Als u een bestelling bijwerkt, wordt het systeem gevraagd een nieuwe factuur te genereren terwijl de vorige versie wordt opgeslagen voor de geschiedenis.
De betalingsstatus wordt automatisch bijgewerkt om aan te geven of de klant meer verschuldigd is of te veel heeft betaald. Van daaruit kunnen Stefan en zijn team een beveiligde betaallink sturen voor het resterende bedrag of rechtstreeks vanuit het Booqable-bestelscherm een terugbetaling doen. In slechts een paar klikken sturen ze ook een bevestigingsmail met de bijgewerkte factuur als bijlage.
Voor FJ-PRO betekende dit:
-
Geen verwarring wanneer evenementen op het laatste moment moeten worden gewijzigd.
-
Altijd een overzicht van eerdere versies ter referentie hebben.
-
Bijgewerkte totalen die belastingen en saldi nauwkeurig weergeven.
-
Snelle betalingslinks of terugbetalingen worden in dezelfde interface afgehandeld.
Met vereenvoudigde revisies besparen Stefan en zijn team tijd en voorkomen ze fouten. Ze maken zich geen zorgen meer over niet-overeenkomende records en hun klanten ontvangen altijd nauwkeurige, bijgewerkte documenten.
Van aannemers tot full service productie
FJ-PRO onderscheidt zich door complete productieoplossingen aan te bieden: verhuur, verkoop en diensten ter plaatse. “We bieden volledige kant-en-klare productiediensten”, zegt Stefan. Voordat we Booqable adopteerden, hield het team een beetje tegen om alles op orde te houden met Excel en QuickBooks. Met de verlichtingsverhuursoftware van Booqable beheren Stefan en zijn team nu hun hele inventaris op één plek, van microfoons en luidsprekers tot volledige verlichtingsinstallaties. De effecten zijn aanzienlijk geweest.
Stefan merkt op dat “er tijd wordt bespaard bij het maken van facturen en voorstellen”, en dat klanten de uitrusting nu beter begrijpen dankzij de opname van productafbeeldingen en beschrijvingen. Dagelijks beantwoordt het team vragen via hun website, voert bestellingen in de backoffice van Booqable in, maakt facturen, herziet ze indien nodig en houdt de voorraad nauwkeurig, allemaal in hetzelfde systeem. Wat ooit gefragmenteerd aanvoelde over meerdere apps, is nu onder controle.
Schalen met vertrouwen
Van aannemers tot bedrijfseigenaren, FJ-PRO heeft een productiebedrijf opgebouwd dat levert aan muziek- en evenementenklanten in heel Austin. Hun groei werd mogelijk gemaakt door de uitdagingen van onduidelijke facturen, ongeorganiseerde voorraad en moeilijke revisies aan te pakken. Met Booqable hebben Stefan en zijn team een tool in handen gekregen die hun visie voor de toekomst ondersteunt.
Duidelijkere facturen met productafbeeldingen, eenvoudigere factuurherzieningen met bijgewerkte betalingen en elke dag tijdwinst helpen hen met vertrouwen te schalen. En zoals Stefan opmerkt, zou Booqable, met slechts een paar kleine verbeteringen, “een ongelooflijk nuttig hulpmiddel kunnen worden voor alle AV-bedrijven”.
