Levi Stute, oprichter van Darkhall Rental in Duitsland, runt zijn bedrijf al vier jaar vanuit een fysieke filmstudioruimte. Zijn bedrijf verhuurt nu camera’s, lenzen, belichting, geluid, grip en zelfs special effects-apparatuur aan filmmakers en fotografen. Met zowel inloopklanten als leveringen werd Darkhall al snel een vertrouwde naam in de creatieve gemeenschap.
Levi vindt het nog steeds opmerkelijk hoe ver het is gekomen: “We hebben altijd hele grote artiesten bij ons werken, en dat voelt tot op de dag van vandaag nog steeds behoorlijk onwerkelijk.” Terugkijkend op hoe het allemaal begon, vertelde hij: “We zijn vier jaar geleden begonnen met één camera en hebben een Filmstudio geopend met € 5000 op onze bankrekening, en dat is tot nu toe goed gelukt.” Jarenlang beheerde Levi de verhuur met een standaard website die verbonden was met de studio. Het was functioneel, maar het was niet ontworpen voor echt verhuurbeheer.
Hij gaf toe: “De drie belangrijkste dingen waar ik mee worstelde voordat ik Booqable gebruikte, waren het toevoegen van een kalender waar mensen de beschikbare apparatuur kunnen zien, het doen van aanbiedingen en het goed presenteren van de producten.” Toen besefte hij dat het tijd was voor speciale verhuursoftware zoals Booqable, om de tools te krijgen die hij nodig had om zijn fysieke filmstudio direct online boekingen te laten accepteren.
Live beschikbaarheid online weergeven
Voordat Booqable in gebruik werd genomen, was beschikbaarheid onzichtbaar voor klanten. Mensen moesten bellen of e-mailen om te controleren of de apparatuur vrij was, wat beslissingen vertraagde. Levi legt uit: “Het toevoegen van een kalender waar mensen de beschikbare apparatuur kunnen zien, was iets wat ik nodig had.”
Met Booqable heeft elk product in zijn catalogus nu een online beschikbaarheidskalender die rechtstreeks in zijn cameraverhuurwebsite is ingebouwd, zodat klanten direct weten of een artikel beschikbaar is. Als de klant online een camera boekt, wordt die boeking onmiddellijk weergegeven in het systeem, waardoor die data worden geblokkeerd, zodat hetzelfde item niet dubbel kan worden geboekt.
Als Levi een handmatige boeking toevoegt voor een inloopklant of de inleverdata aan zijn kant aanpast, verschijnen de wijzigingen direct op de website. Dankzij deze live-verbinding tonen de kalenders altijd de meest nauwkeurige informatie, zonder dat er extra werk nodig is. Deze verandering heeft vier duidelijke voordelen opgeleverd:
-
Klanten controleren zelf de beschikbaarheid zonder heen-en-weer berichten.
-
Levi bespaart elke week uren administratief.
-
Boekingen komen op elk moment van de dag binnen, ook buiten kantooruren.
-
Uitrusting wordt efficiënt geboekt, waardoor planningsconflicten worden voorkomen.
In plaats van eindeloos met vragen te jongleren, kan Levi nu meer tijd besteden aan het voorbereiden van apparatuur en zich concentreren op de daadwerkelijke projecten waar zijn klanten aan werken.
Afrekenbetalingen die boekingen bevestigen
Vroeger waren er extra stappen nodig voor het afhandelen van betalingen. Klanten kunnen iets reserveren, maar pas later betalen, waardoor boekingen onzeker blijven. Met het ingebouwde kassasysteem van Booqable is dat gat gedicht. Met de ingebouwde kassa van Booqable worden betalingen veilig verwerkt via providers als Stripe en PayPal, zodat Levi kaarten of PayPal-overschrijvingen kan accepteren zonder extra instellingen.
Elke betaling wordt automatisch gekoppeld aan de boeking in zijn dashboard, waardoor het niet meer nodig is om facturen na te jagen of overschrijvingen handmatig te bevestigen. Zoals Levi het verwoordde: “De geïntegreerde kassa betekent dat mensen meteen kunnen boeken en betalen, wat alles alleen maar gemakkelijker maakt.”
-
Dit heeft drie belangrijke resultaten opgeleverd voor Darkhall Rental:
-
Betalingen zijn beveiligd zodra boekingen zijn gemaakt.
-
Klanten voelen zich gerustgesteld dat hun uitrusting gegarandeerd is.
-
Het risico op last-minute annuleringen is verkleind.
Nu wordt elke reservering zowel geboekt als betaald, waardoor Levi een betrouwbare basis heeft voor het beheren van zijn verhuur.
Uitrusting presenteren voor elk project
Een andere frustratie waarmee Levi te maken kreeg, was dat hij zijn apparatuurcatalogus er professioneel uit liet zien. Hij herinnerde zich: “Het was altijd een grote uitdaging om het product goed onder de aandacht te brengen, omdat de oude site daar gewoon niet voor gemaakt was.” Zonder sterke beelden of gedetailleerde beschrijvingen hadden filmmakers vaak extra geruststelling nodig voordat ze huurden.
De software voor het huren van apparatuur van Booqable loste dat op door hem een productcatalogus te geven met afbeeldingen van hoge kwaliteit, gedetailleerde beschrijvingen en specificaties. Zijn producten zijn niet langer alleen een lijst met namen, ze worden gepresenteerd op een manier die vertrouwen wekt.
Elke productkaart combineert visuals, prijzen en belangrijke details op één plek, zodat klanten snel kunnen begrijpen wat het artikel is en kunnen beslissen of het geschikt is voor hun project. Levi zei: “Met Booqable is het supergemakkelijk om de spullen goed te laten zien op de website, en nu ziet het er echt uit zoals het hoort.”
Deze verbetering brengt vier directe voordelen met zich mee:
-
Klanten kunnen precies zien wat ze huren voordat ze afrekenen.
-
Elke productpagina bouwt vertrouwen op door een duidelijke presentatie.
-
Nieuwe klanten voelen zich zelfverzekerd bij het boeken van spullen die ze nog niet eerder hebben gehuurd.
De website ziet er professioneel uit en sluit aan bij de standaard van de studio.
In plaats van uitrustingslijsten via e-mail te verzenden, kan Levi klanten nu doorverwijzen naar een professioneel ogende catalogus die werkt als een digitale showroom voor zijn bedrijf.
Eén platform, eindeloze oplossingen
Van het beginnen met slechts één camera tot het runnen van een verhuurstudio die samenwerkt met zowel lokale makers als internationale artiesten, Levi’s reis ging over gestaag opschalen en tegelijkertijd de service persoonlijk houden. De bouwer van de verhuurwebsite van Booqable gaf hem de ontbrekende stukjes die zijn oude site niet aankon: live agenda’s, professionele productpagina’s en veilige betalingen.
En de resultaten zijn duidelijk. Levi vertelde: “Sinds we Booqable gebruiken, hebben we zelfs meer boekingen van nieuwe bedrijven gezien.” Met de juiste software voor het huren van apparatuur kan Darkhall Rental nu vol vertrouwen groeien, ondersteund door tools die zowel zijn leven als de ervaring van zijn klanten gemakkelijker maken.
