Als je een verhuurbedrijf hebt, kan het bijhouden van offertes, contracten en facturen al snel een hele klus worden. Tussen het maken van aangepaste offertes voor elke klantaanvraag, het uitgeven van facturen voor goedgekeurde verhuringen, het bijhouden van betalingen en het beheren van laattijdige vergoedingen, is er veel om bij te houden. Inefficiënte offerte- en factuurprocessen verspillen tijd, laten ruimte voor fouten en zorgen voor frustratie bij je klanten en medewerkers.
Verhuursoftware zoals Booqable kan echter het proces van het maken en beheren van offertes, contracten en facturen stroomlijnen en automatiseren. Je kunt klanten apparatuur laten aanvragen via een self-service boekingssysteem, automatisch documenten laten genereren, goedkeuring van de klant krijgen en betalingen accepteren. In deze blogpost lees je alles wat je moet weten om offertes, contracten en facturen effectiever te beheren.
Waarom speciale verhuursoftware voor documenten gebruiken?
Hoewel het mogelijk is om een lappendeken van Word-documenten, Excel-spreadsheets en boekhoudsoftware te gebruiken om offertes en facturen te beheren, kan speciale verhuurbeheersoftware het proces oneindig veel vlotter laten verlopen. Met veel cloudgebaseerde oplossingen kun je professionele offertes en facturen maken met je bedrijfslogo, product-/dienstvermeldingen, belastingen en kosten. De mogelijkheid om offertes met één klik om te zetten naar facturen kan tijd besparen.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $29/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp vanaf $29/maand.
Documentcreatie automatiseren met Booqable
Booqable heeft veel tools die je helpen bij het verwerken van een boeking van aanvraag tot betaling, met automatisering die het proces versnelt. Of je nu een evenementdecorbedrijf bent dat klanten een verlanglijstje wil laten maken of een audiovisueel bedrijf dat aanvragen via de telefoon aanneemt, je kunt je documentworkflow stroomlijnen met Booqable. Laten we eens kijken hoe je tijd kunt besparen, fouten kunt verminderen en de klanttevredenheid kunt verhogen.
Zelfbedienings offerte bouwer/wensenlijsten
Een van de krachtigste functies van Booqable is de mogelijkheid om een speciale verhuurwebsite te maken of boekingscomponenten in je bestaande website te integreren. Hiermee kun je je verhuurproducten online presenteren zodat klanten zelf een offerte of verlanglijstje kunnen samenstellen. Afhankelijk van je proces heb je verschillende opties om je producten online te tonen. Je kunt ervoor kiezen om de beschikbaarheid te tonen en te verbergen, maar ook om je prijzen te tonen of te verbergen.
Wanneer je een offerteaanvraag ontvangt in je dashboard, verschijnt deze als een conceptboeking. Je kunt de gevraagde producten en hoeveelheden bekijken en eventueel aanpassen. Door klanten zelf online door de producten te laten bladeren, zorg je ervoor dat ze op de hoogte zijn van wat je op voorraad hebt en meer betrokken zijn bij het proces.
Offertes maken en bewerken vanuit het orderscherm
Of u nu offerteaanvragen ontvangt via uw website of via telefoon of e-mail, het orderscherm is waar u uw offertes beheert. U kunt snel productlijnen toevoegen, verwijderen of wijzigen om te voldoen aan de behoeften van een klant of veranderende omstandigheden. Op dit scherm heb je toegang tot je gehele voorraad met real-time beschikbaarheid, waardoor je weet of je direct aan een aanvraag kunt voldoen. Als je wijzigingen aanbrengt, wordt de offerte automatisch bijgewerkt.
Naast offertes kun je ook contracten en facturen genereren vanuit het orderscherm. Elk contract is aanpasbaar en wordt automatisch bijgewerkt wanneer je wijzigingen aanbrengt. Door directe toegang tot uw voorraad en automatische aanmaak van offertes hebt u meer controle over uw documenten. Dit vermindert ook menselijke fouten en zorgt ervoor dat u klanten een geweldige boekingservaring kunt bieden.
Documenten rechtstreeks vanuit Booqable verzenden
Als je klaar bent om een offerte naar een klant te sturen, kun je dit direct vanuit het orderscherm doen. Je kunt op e-mail verzenden klikken, wat een dialoogvenster oplevert waarin je de offerte als bijlage aan een e-mail kunt toevoegen en deze direct ter goedkeuring naar de klant kunt sturen. U kunt informatie toevoegen aan de e-mail, ontvangers toevoegen en een geschiedenis bekijken van e-mails die naar deze specifieke klant zijn verzonden.
Om tijd te besparen kun je vanuit de instellingen e-mailsjablonen maken voor verschillende situaties. Deze worden automatisch ingevuld met de gegevens van de klant, zodat elke e-mail persoonlijk aanvoelt. Je kunt dit proces herhalen voor het verzenden van contracten die klanten moeten ondertekenen, facturen en zelfs betalingsverzoeken aan klanten.
!{include_internal_ad=”second-internal-add”].
Stroomlijn je offertebeheer
Kortom, het beheren van offertes, contracten en facturen in een verhuurbedrijf hoeft geen ingewikkelde en tijdrovende klus te zijn. Door gebruik te maken van de mogelijkheden van Booqable kun je naadloos offertes maken en beheren, ze omzetten naar facturen en betalingen afhandelen vanuit één geïntegreerd platform. Met self-service boekingen kunnen je klanten zelfstandig offertes maken, waardoor het heen-en-weergeloop wordt verminderd en het boekingsproces wordt versneld.
Bovendien zorgen de automatiseringsfuncties ervoor dat uw documenten accuraat, professioneel en consistent van merk zijn, waardoor de kans op fouten minimaal is en de workflow soepel verloopt. Met realtime voorraadbeheer en de mogelijkheid om documenten direct vanuit het platform te versturen, kunt u snel reageren op verzoeken van klanten en een hoog serviceniveau handhaven.
